Jak správně odevzdávat soubory na OneDrive?

V rámci služby Office 365 je jednou z komponent i úložiště OneDrive. To nabízí každému uživateli (žákovi i učiteli) prostor o kapacitě 1 TB. Správce školy sám může v případě potřeby v centru pro správu OneDrive tuto velikost navýšit na 5 TB a pokud by i to bylo někomu málo, je možné přes technickou podporu požádat o navýšení na 25 TB. To už opravdu musí stačí každému, ne?

Každá složka vytvořená v úložišti OneDrive je ve výchozím stavu soukromá a nikdo jiný ji nevidí. Díky tomu, že je uložena v cloudu, nabízí pochopitelně snadné možnosti pro sdílení a to jak pouze pro čtení, tak i pro úpravy.

Sdílení pouze pro čtení slouží nejčastěji k tomu, když chcete s někým nasdílet soubory, které si má prohlédnout nebo stáhnout, ale nechcete, aby je mohl upravovat nebo něco do složky nahrávat.

Naopak, sdílení pro úpravy je přesně ten druhý případ - chci, aby jiný uživatel mohl v souboru nebo složce dělat změny a případně do složky něco nahrát. A když už jsme u toho nahrávání, tak se pochopitelně nabízí třeba odevzdávání domácích úkolů (pokud to z nějakého důvodu neděláte přes zadání v Teams). Nebo situace, kdy vedení školy chce od všech aktualizované životopisy, ale nechce se probírat několika desítkami přijatých e-mailů. 

Dalším důvodem, proč někdy kompletní sdílení pro úpravy není ideální může být fakt, že nechcete, aby ostatní viděli obsah složky (žáci nemají vidět úkoly ostatních či kolegové nemusí vidět životopisy všech ve škole) a nebo nechcete, aby mohli ostatní soubory vidět (a pak si stáhnout něčí úkol a vydávat ho za svůj).

A přesně pro tyto případy je v Teamsech funkce Požádat o soubory. Ta zajistí, že budou moci ostatní do složky nahrávat soubory, aniž by viděli obsah složky a mohli ho nějak měnit. A jak na to?

1. Vytvořte si na OneDrive složku, označte ji a v horní části vyberte položku Požádat o soubory

2. Vyberte "název" žádosti a klepněte na tlačítko Další

3. V nově zobrazeném okně máte možnost rovnou odkaz a žádost poslat emailem vybraným žákům, učitelům nebo skupinám, případně si jen zkopírovat odkaz, který použijete někde jinde

4. Jakmile si uživatel odkaz otevře, uvidí pouze vaši žádost a možnost nahrání souborů, nikoliv obsah složky.

5. Pokud je uživatel při nahrávání souboru přihlášen, automaticky se doplní jeho jméno a příjmení, pokud přihlášen není, zobrazí se pole pro zadání těchto informací. Ty se pak uloží před název souboru a tak nemáte ve složce Životopisy například soubory CV1 až CV30, ale Jmeno_Prijmeni_CV, s čímž už se dá pracovat mnohem snadněji.

6. A vy jen můžete snadno sledovat, jak se vám automaticky složka plní požadovanými soubory...

Poznámka: Pokud tuto volbu ve svém školním OneDrive nevidíte, je potřeba, aby správce Office 365 nastavil v Centrum pro správu SharePointu správná nastavení - kde u složek musí být povolena volba: Zobrazovat, upravovat a nahrávat a u OneDrive povoleno sdílení pro všechny.

Nástroje Microsoftu (nejen) v ukrajinštině - jak na to?

Nejen s ohledem na stávající situace je vhodné si připomenout, jakým způsobem můžete přepnout a využívat nástroje a služby Microsoft v cizím jazyce, není to nic těžkého a zvládne to opravdu každý:

1. Operační systém Windows

Do systému Windows si můžete rychle přidat jakýkoliv podporovaný jazyk a ten může mít uživatel nainstalovaný nezávisle na ostatních uživatelích. Pokud si tedy chcete přepnout systém Windows do ukrajinštiny, můžete tak udělat v Nastavení (Win + I) - Čas a jazyk - Jazyk a oblast - Přidat jazyk. Po odhlášení a přihlášení uživatele bude systém v novém jazyce. 

2. Office 365

Pokud si chcete do jiného jazyka přepnout celou službu Office 365, stačí po přihlášení na office.com klepnout na ikonu ozubeného kolečka a vybrat příkaz Změnit jazyk. V nově zobrazeném okně pak vyberte položku Jazyk zobrazení a nastavte si požadovaný jazyk. 

3. Teams

V případě, že chcete to jiného jazyka přepnout jen Teamsy, i to je možné. Stačí opět přímo v aplikaci Teams klepnout v pravém horním rohu na tři tečky a vybrat příkaz Nastavení. V nově zobrazeném okně si pak jen v dolní části vyberte, do jakého jazyka se chcete přepnout. 

A pochopitelně, pokud vám někdo pošle zprávu nebo příspěvek v cizím jazyce, je možné si jej nechat přeložit.

4. Aplikace Office

I samotné desktopové (nainstalované) aplikace Office si můžete rychle přepnout do jiného jazyka. Stačí v jakékoliv aplikaci (Word, Excel, PowerPoint) klepnout na Soubor - Možnosti a v části Jazyk klepnout na Přidat jazyk. Po nainstalování příslušného jazyka stačí aplikaci zavřít a při dalším spuštění již bude jazyk změněn.

5. Přeložení dokumentu

Aplikace Word (ale i Excel nebo PowerPoint) mají v sobě zabudovaný překladač textu. Díky němu je přeložení celého dokumentu hračka. Máte například nějaký školní dokument, který potřebujete pro určitou skupinu žáků v jiném jazyce? A je jedno, zda se jedná o školní řád nebo pracovní list. Za pár kliknutí jej máte celý přeložen. Stačí klepnout na kartu Revize, kde se nachází tlačítko Přeložit. Zde si pak jen můžete vybrat, zda se má přeložit vybraný text nebo rovnou celý dokument a to je vše.

6. Jak komunikovat cizojazyčně a v reálném čase?

Microsoft disponuje i nástroji, které umožňují překlad zpráv nebo dokonce hovorů. A to rovnou dokonce dvěma. 

Tím prvním je Skype, ve kterém si můžete po otevření aplikace otevřít kartu kontaktu a zde zapnout Překlad konverzace. Díky ní bude komunikace se studenty hračkou.

Tou druhou je aplikace Microsoft Translator. Ta může fungovat i jako skvělý skupinový komunikátor, ve kterém si každý komunikuje svým rodným jazykem, ale ostatní text vidí pochopitelně v jazyce svém. Stačí si vytvořit skupinu, zvolit jazyk, nasdílet kód nebo QR kód a bezproblémová diskuze může začít. 

Microsoft Translator je možné použít i ve webové verzi na adrese translator.microsoft.com, kdy konverzaci začne učitel v češtině a žák ihned v reálném čase vidí ukrajinský překlad. A pro ty menší žáky je možné zapnout rovnou i mluvený výstup překladu, takže žák v ukrajinštině slyší, co zrovna učitel česky povídá. 

Vlevo na obrázku vidíte okno učitele, vpravo žáka. Navíc na konci hodiny je možné si stáhnout kompletní textový přepis hodiny.

7. Jak na překlad webových stránek?

Součástí aktuální verze prohlížeče Edge na Windows 10 a 11 je i možnost přeložit textový obsah webové stránky do jiného jazyka. Stačí, když na webové stránce klepnete pravým tlačítkem a vyberete příkaz Přeložit do jazyka: Během chvíle je text přeložen a mohou jej použít jak vaši zahraniční žáci, tak i vy, když potřebujete přeložit nějakou stránku do češtiny.

Jak z počítače s Windows vytvořit kiosek

Při práci na počítači se systémem Windows jsme zvyklí na to, že fungujeme na základě uživatelských účtů, pod kterými máme svá data. Nicméně jednou z mnoha funkcí počítačů může být i role informačního kiosku či podobného režimu. Prostě stavu, kdy počítač má zobrazovat jen jednu webovou stránku (nebo režim volného prohlížení internetu), případně konkrétní aplikaci a nic jiného na něm nepůjde. A přesně to lze ve Windows nastavit. Pozor, nejedná se o řešení pro "bezpečné" testování a zkoušení žáků bez možnosti opisování, to pro změnu popisuji v tomto článku - O technologiích (nejen) ve školách....: Snadná tvorba testů pro žáky je tady! (klatovsky.cz)

1. Přejděte do položky Nastavení - Účty - Rodina a jiní uživatelé a v části Nastavit kiosek klepněte na Začínáme.

2. Zadejte název účtu pro toto automatické přihlášení. 

3. Zvolte, jaká jediná aplikace může být pod tímto účtem spuštěna. V případě, že chcete počítače použít pro zobrazení konkrétní webové stránky, vyberte pochopitelně Microsoft Edge. V rámci Edge jsou možné pak dvě varianty režimu - buď zobrazení jedné konkrétní webové stránky v režimu celé obrazovky nebo v režimu veřejného prohlížeče (uživatel bude moci na všechny stránky, ale funkce Edge budou maximálně omezené).

4. Po nastavení konkrétní stránky je možné nastavit i resetování Edge a zobrazení stránky do výchozí podoby. Tím máte zajištěno, že když někdo odejde od kiosku, další uživatel bude mít zobrazené po časovém limitu opět to stejné výchozí zobrazení. 

5. Tím je vše nastaveno a stačí se teď jen přihlásit tímto účtem a nechat počítač v režimu kiosku dělat to,  co má.  Pro odhlášení z režimu Kiosku pak stačí jen stisknout Ctrl+Alt+Del.

Tvorba 4K animovaného filmu? V PowerPointu je to hračka!

Poměrně populární aktivitou, kterou mnoho učitelů ve školách se svými žáky dělá, je tvorba animovaného filmu. To se dá využít téměř v jakémkoliv předmětu - od sehrání nějaké historické události v dějepisu, přes pohyby litosferických desek v zeměpisu až po mediální výchovu nebo biologii a sledování rozkvětu rostlin ve třídě. 

Ukážeme si, jakým způsobem je možné takový animovaný film a co k tomu budete potřebovat - a není toho opravdu mnoho, protože vám bude stačit mobil a PowerPoint (a pevné ruce a trpělivost, ale o tom až později).

Postup, který zvolíme, je následující:

Nejprve je potřeba si rozmyslet, co vlastně chcete animovat. Nejčastěji se bude jednat pravděpodobně o nějakou scénku nebo událost, takže je potřeba si připravit všechny "účinkující". 

Aby výsledný film vypadal co nejlépe, je potřeba, aby byl zachycen dostatečný počet snímků v průběhu děje. Asi už jste někdy slyšeli o snímkové frekvenci a že třeba v kině je to 25 snímků za vteřinu. To znamená, že pro plynulý film byste museli pro každou vteřinu výsledku zaznamenat 25 fotek a to není málo. Pro výukové účely stačí, když se budete pohybovat okolo 5 snímků za vteřinu, ale na to už nechte žáky přijít samostatně. 

Je také důležité, aby se okolí scény nijak zásadně neměnilo, mezi ty nejčastější chyby patří např.:

• změna osvětlení scény - stačí, aby někdo ve třídě rozsvítil, vytáhly se žaluzie, někdo udělal stín a hned to ve výsledku bude vidět. Proto se snažte zachovat okolní prostředí co nejvíce konzistentní. 
• změna pohledu kamery - celá scéna by měla být ideálně zaznamenána ze stejného místa a úhlu - zapomeňte tedy na to, že se dá hezký film "nasmínkovat" pomocí telefonu v ruce. Stativ nebo nějaký držák na mobil je téměř nutnost. I levná řešení ve stylu "opřu telefon o něco a budu jen mačkat tlačítko fotoaparátu" vás brzy dožene, protože je téměř nereálné klepnout do telefonu a byť nepatrně s ním nehýbnout (ostatně je to vidět i ve výsledném videu). Všechny tyto minipohyby ale budou ve videu vidět. Je možné také využít stativ s dálkovým bluetooth ovladačem, spárované hodinky nebo ovládání focení skrze hlasovou asistentku
• změna objektu ve scéně - také je potřeba dát pozor na to, aby se objekty, které se nemají hýbat, opravdu nehýbaly. Proto je vhodné je nějakým způsobem pevně uchytit. A pokud se vám stane, že třeba nějaký strom či jiný objekt ve videu omylem při pohybu postaviček shodíte, je opět téměř nemožné jej vrátit na naprosto stejné místo se stejným natočením.
• ostrost obrazu - většina funkcí fotoaparátu v mobilu má dnes funkci automatického ostření, ale tím, jak budete na scénu přidávat nové objekty se může stát, že fotoaparát zaostří na jiné místo, než v předchozím snímku.

Předpokládejme tedy, že jste zvládli tu nejtěžší část a máte nafoceny desítky, nebo spíše stovky fotek a chcete z nich udělat film - jdeme na to.

1. Otevřete si v PowerPoint s prázdnou novou prezentací

2. Nyní potřebujeme docílit toho, že na každém snímku bude jedna fotka. A asi je vám jasné, že pokud je těch fotek několik desítek/stovek, určitě to nebudeme dělat ručně, ale využijeme funkci Fotoalbum, kterou najdeme na kartě Vložení.

3. V okně Fotoalbum vybereme položku Soubor či disk, v Průzkumníkovi označíme všechny fotky a klikneme na Vložit. Po vrácení do okna Fotoalbum zkontrolujeme, zda je vše tak, jak má být a klepneme na Vytvořit. 

4. PowerPoint vytvořil prezentaci, kde na každém snímku je jedna fotka + jeden úvodní snímek s nadpisem, který si nejspíše smažete. 

5. Teď je potřeba jen nastavit dobu automatického přechodu snímku na další to pro všechny snímky, klepneme tedy na kartu Přechody, nebudeme nastavovat žádný efekt a jen nastavíme v poslední položce Přejít na snímek - Za: na hodnotu třeba 00:00,50. Opět si lze na této hodnotě skvělé ukázat, jaký má případná změna vliv na plynulost videa jako takového. Nezapomeneme kliknout na tlačítko Použít u všech. Teď již stačí prezentaci spustit a kochat se výsledkem.

Pokud chcete mít výstupem opravdu video, stačí pak klepnout na Soubor - Exportovat - Vytvořit video. Zde si jen vyberte kvalitu výsledného videa (všimněte si, že PowerPoint umí i 4K videa) a klepněte na tlačítko Vytvořit video. Nastavení Počet sekund na každý snímek si nevšímejte, protože bude "přebito" již použitým nastavením doby trvání přechodu snímku. 

A je to! Vidíte, že to nebylo nic snadného a nyní tak můžete velice snadno zařadit do svých hodin v rámci mnoha předmětu právě i tvorbu videa. 

Jak rychle vytvořit online dokument v Office?

Někteří uživatelé nedají na desktopovou verzi Office dopustit. Čím dál více uživatelů ale naopak dává přednost online verzím aplikací Office, které jsou dostupné zdarma na office.com A pokud často vytváříte online dokumenty v Office, mohou se zdát kroky pro otevření nového dokumentu poměrně zdlouhavé - spustit prohlížeč, zadat office.com, přihlásit se, klepnout na horní menu, vybrat Word, zvolit Nový dokument. Přitom existuje mnohem snazší cesta, jak soubory v aplikacích office vytvářet.

Stačí v internetovém prohlížeči (ve kterém máte uložený profil na office.com) zadat následující adresy:

word.new - pro otevření nového dokumentu Word

excel.new - pro otevření nového excelovského sešitu

powerpoint.new - pro otevření nové powerpointové prezentace

sway.new - pro otevření nové Sway prezentace

Výsledek např. prvního příkazu je vidět na následujícím obrázku:

Jak v Teams hlasovat formou slovního mraku?

 O tom, že i v rámci schůzek lze efektivně využívat hlasování jsem vám psal již ve článku O technologiích (nejen) ve školách....: Jak při schůzce v Teams vytvářet ankety a hlasování? Pro tuto funkci se používá zjednodušený modul velice známé součásti Office 365 - Microsoft Forms. A právě do této funkce Teams/Forms nyní přibyla další zajímavá možnost a to hlasování formou slovního mraku. Většině učitelů ho není třeba představovat - jedná se o interpretaci výsledků ve formě poskládaných slov, kdy ta nejčastější odpověď je uprostřed mraku a je největší a ty méně častě jsou menší a v okolí. Jedná se o poměrně používanou a oblíbenou formu interpretace výsledků a nyní, díky aplikaci Teams, k ní mají opět všichni ještě blíže. Jak na to?

1. Vytvořte si naplánovanou schůzku a pozvěte na ní požadované účastníky. Je tak nutné učinit skrze položku Účastníci, aplikace nelze zatím přidávat do naplánovaných schůzek kanálu. Nicméně většina škol má stejně pravděpodobně vytvořené i skupiny jako 6.A, 8.B apod., takže pozvání celé třídy je víceméně stejně snadné.

2. Otevřete si vlastnosti schůzky a v horní části nabídky záložek klepněte na ikonu + a vyberte aplikaci Forms.

3. Vytvořte nové hlasování a z nabídky vyberte Hlasování slovního mraku

4. Vytvořte otázku a případně si vyberte dle potřeby možnosti sdílení výsledků či anonymního hlasování. 

5. Otázka je vytvořena, stačí pak počkat, až začne schůzka, být připojen skrze desktopovou aplikaci Teams a v horní části okna pomocí ikonky Forms spustit hlasování.

6. Následně stačí, aby účastníci schůzky začali vkládat své odpovědi a vám se před očima začne tvořit základ slovního mraku, jehož výsledky mohou (v závislosti na nastavení) vidět i účastníci schůzky. Anketu jako takovou můžete pochopitelně kdykoliv uzavřít, odstranit a nebo si i vyexportovat výsledky v XLSX formátu pro další analýzu v Excelu. 

Nová verze školní tabule Whiteboard je tu!

Během distanční výuky si své místo na slunci mimo Teams, Forms a dalších nástrojů ze sady Office 365 našla také aplikace Whiteboard. Možnost snadného psaní jako na skutečné tabuli, ukládání tabule v cloudu a přístup k ní kdykoliv a odkudkoliv ukázaly mnoha pedagogům nové možnosti využívání technologií ve výuce. 

A ač to možná trvalo trochu déle, než si někteří přáli, i vývojáři v týmu Whiteboardu neusnuli na vavřínech a pracovali na nové, přepracované a vylepšené verzi, která přináší desítky vylepšení a vy si je již můžete dnes vyzkoušet ve všech verzích (tj. webové na adrese whiteboard.microsoft.com, v desktopové verzi v rámci Windows 10/11 a samozřejmě i na mobilních platformách iOS a Android). Tak jak to bývá, některé změny jsou vidět na první pohled, některé jsou trochu schovány a samozřejmě se nezapomenu zmínit i o tom, co vás ve Whiteboardu v následujících týdnech a měsících čeká za další novinky. Jde se na to! 

Jako první si asi všimnete přepracovaného grafického rozhraní, které je rozděleno do dvou částí - nabídka vlevo vám zobrazuje ikony pro rychlý výběr objektu, kreslení/psaní a vložení nového objektu, zatímco v horním panelu máte (téměř) vždy dostupné nástroje pro rychlé kreslení, psaní a mazání. S poznámkami, textem, či obrazci jste se mohli potkat již dříve, co zde ale je nové jsou reakce a především šablony. Ty sice taktéž v omezeném počtu byly dostupné i v dřívější verzi, ale nově jich máte dostupných více jak 40 a můžete si tak snadno a rychle připravit podklady nejen pro výuku ve třídě. 

V rámci nové verze byl i "smazán" dluh vůči českým učitelům, protože ve staré verzi nebyly podporovány všechny české znaky speciálního výchozího typu písma, které simuluje to rukopisné. 

Když už jsme u těch rukopisných poznámek, i ty byly vylepšeny a to nejen z pohledu nových dostupných barev, ale vylepšených mřížkových rozložení. Aktivitám, kdy každý žák má svou vlastní barvu a píše do "svého" lístečku tak mohou začít.

Také další z nových položek - reakce si své místo ve třídě určitě najde. V mnoha případech je to trochu neprávem opomínaná funkce, ale vzpomeňte si, jak fungují dneska sociální sítě - na reakcích typu líbí/nelíbí apod. A stejné vyjádření pocitů tak mohou dát žáci nebo i vy práci, kterou jednotliví žáci na tabuli zrovna dělají. 

Nejen učitelům matematiky pak přijdou vhod nové tvary, ze kterých pak můžete snadno tvořit různé diagramy, názorné procesy či ve školství často oblíbené myšlenkové mapy. 

No a to nejlepší nakonec - nástroje pro psaní a kreslení. To jsou ty, co jsou zobrazeny v horním panelu a jsou stále viditelné - protože o psaní na tabuli jde přece na prvním místě. Ale i zde se můžete setkat s mnoha novinkami. Tou první je snadná možnost volby tloušťky čáry, kterou kreslíte a tou druhou pak možnost kromě klasické obyčejné čáry nakreslit i šipku nebo dvojšipku. To provede pomocí výběru v dolní části nabídky. No a pokud jste se někdy pokoušeli nakreslit rovnou čáru, asi to nebylo úplně snadné. I to je minulostí, stačí držet klávesu Shift a rovné čáry či spojnice bodů jsou dokonalost sama. 

A pochopitelně stále můžete využívat funkci vylepšení rukopisných obrazců, kdy pro nakreslení trojúhelníku a jiných geometrických tvarů není potřeba vkládat obrazec, ale stačí jej alespoň přibližně nakreslit a Whiteboard se už o dorovnání postará sám. Tato funkce se dá samozřejmě trvale vypnout, případně pokud se chcete z nějakých důvodů vrátit ke svému "nedokonalému" tvaru bez vypínání toto funkce, stačí použít volbu Zpět. 

Jak je vidět, změn je na první (i druhý) pohled opravdu hodně a to samozřejmě není všechno. Během následujících týdnů se tak můžete těšit například na tyto nové funkce:

• možnost vkládání dokumentů, do kterých následně můžete kreslit a psát
• ve sdílené tabuli možnost zobrazení kurzorů a jmen ostatních uživatelů, takže máte vždy přehled o tom, kdo a co zrovna na sdílené tabuli dělá. Mnozí učitelé poznali sílu sdílené tabule, ale bohužel mnozí také poznali, co dokáží žáci, když jim dáte možnost vám vzdáleně psát na online tabuli - v mnoha případech tím online hodina skončila.

• laserové ukazovátko - pokud chcete použít tabuli jako prostor pro sdílení informací, funkce virtuálního ukazovátka se vám bude určitě hodit.