čtvrtek 25. února 2021

Jak v Teamsech na schvalování čehokoliv?

To, že Microsoft Teams nejsou jen nástrojem pro online výuku, to už asi víte a zmíněno to bylo nespočetněkrát. To, že Teamsy nejsou pouze pro vzdálenou výuku, ale mají svá opodstatnění i při prezenční výuce, na to už stovky škol přišlo také. Další silná stránka je ale v integraci aplikací, doplňků i nástrojů třetích stran tak, aby se Teamsy staly opravdu centrálním bodem pro téměř vše, co ve škole potřebujete. A jednou z těch aktivit, kterou zcela jistě děláte, je schvalování. Ať se jedná o školní výlet, cesťák, účtenku nebo návrh programu akce, každý z nás asi někdy ve škole podobnou situaci řešil. V některých případech stačí schválení ústně, v některých je potřeba to mít písemně/elektronicky a s možností zpětného dohledání. A právě tato funkce nyní do Teamsů přibyla, a to díky aplikaci Schválení. Tu si přidáte do aplikace Teams jako takové, nikoliv do nějakého týmu nebo kanálu a to následovně:

1. V levém vertikálním menu klepněte na tři tečky, v zobrazené nabídce najděte aplikaci Schválení, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte příkaz Připnout


2. Po klepnutí na tuto aplikaci se zobrazí prázdná plocha s tlačítkem Nová žádost o schválení. Když na něj klepnete, v novém okně stačí zadat požadované údaje, tj. název žádosti, kdo má být schvalovatelem (může jich být i více), text žádosti a případnou přílohu. Pak jen stačí klepnout na tlačítko Odeslat



3. Následně se schvalovateli (v tomto případě vedení školy) zobrazí upozornění, že mu byla odeslána žádost o schválení, a to i v případě, když s touto aplikací nikdy nepracoval a nemá ji připnutou. Jednak vyskočí okno upozornění a jednak je tato informace zobrazena i v položce Aktivita. Schvalovatel si žádost prohlédne, může napsat svůj komentář a žádost schválit nebo odmítnout. 





4. Jakmile tak učiní, opět tomu, kdo žádá, přijde notifikace a nová položka do aktivit, že došlo ke změně stavu žádosti. Následně si pak můžete detailně prohlédnout schválenou/odmítnutou žádost. Výhodou je, že se vám samozřejmě veškeré vaše žádosti včetně jejich stavu zobrazují v přehledu aktivit. A naopak i vedení vidí, kdo žádal a o co bylo požádáno a vidí přehledně stav žádostí. V části Odesláno jsou totiž žádosti, které jste na schválení poslali vy a naopak v části Přijato jsou ty žádosti, které na schválení poslal někdo vám.




Jak vidíte, schvalovací proces a někdy zdlouhavé mailové kolečko vůbec nemusí být tak časově náročné, jak se může na první pohled zdát a jak je v některých školách běžné. Na tyto aktivity se opravdu e-mail nehodí a obzvláště v této době mít možnost elektronického schvalování se může náramně hodit. 

Tak ať jsou všechny vaše (oprávněné) žádosti rychle a kladně schválené!

A pokud byste chtěli se raději podívat na video, jak aplikace Schválení funguje, máte možnost, a to konkrétně v čase 36:36.



pátek 5. února 2021

Bezpečné hodiny v Teamsech jednou pro vždy

Zcela jednoznačně byl v minulém roce nejčastější dotaz na zajištění bezpečné online výuky a toho, jak zabránit studentům, aby se navzájem (v lepším případě) z hodin vyhazovali. Těch věci, na které byste ale měli myslet, je trochu více, tak se na ně pojďme podívat: 

1.  Odkazy na hodiny

Po vytvoření online schůzky je možné v detailech události získat jedinečný odkaz na danou hodinu. Tento odkaz by neměl být (pokud k tomu nejsou speciální důvody) veřejně sdílen, aby se nikdo, kdo ve vaší hodině nemá co dělat, nemohl na danou hodinu zkoušet připojit. V jiných případech tento odkaz naopak sdílet potřebujete, např. pro online rodičovské schůzky, webináře pro externí účastníky nebo dny otevřených dveří. A jak jej získat? Stačí klepnout pravým tlačítkem v kalendáři Teams na vybranou schůzku a zvolit příkaz Upravit. V nově otevřeném okně pak v dolní části máte odkaz nazvaný Kliknutím sem se připojíte ke schůzce, což je právě ten jedinečný odkaz na hodinu. Ten již pak vhodným způsobem (skrze matriční systém, webové stránky školy apod.) dáte k dispozici.

 

2.  Předsálí

Jednou z bezpečnostních funkcí online schůzek v Teams je možnost nastavit tzv. předsálí schůzky. To funguje tak, že do schůzky jste automaticky vpuštěni pouze vy a všechny ostatní účastníky schůzky musíte po jednom nebo najednou povolit.  Máte tak zajištěno, že ve vašich schůzkách nebude nikdo nepovolaný. Stačí v rámci vytvořené schůzky otevřít její vlastnosti (viz předchozí příklad) a kliknout na tlačítko Možnosti schůzky, které se nachází jak v horní části, tak dolní části okna. V nově otevřeném okně pak máte možnost nastavit, kdo bude muset čekat v předsálí a kdo může rovnou do online hodiny.


3.  Přístup do hodiny pouze s účtem školy

V rámci nastavení služby Teams pro celou školu je možné upřesnit, že se do hodin nemůže připojit někdo, kdo nemá váš školní účet. Tím máte zajištěno, že se budou do hodin připojovat opravdu pouze učitelé a žáci vaší školy. Pozor, někdy je ale vhodné mít toto nastavení povolené – zejména když chcete zvát do hodin externí odborníky, pořádat dny otevřených dveří, online zápisy nebo rodičovské schůzky. Toto nastavení může upravit správce Office 365 ve správcovském centru Teams v části Schůzky Zásady schůzek.

 

4.  Záznamy hodin

Pokud v rámci svých hodin výuku nahráváte, zvažte, zda je zapotřebí ji ukládat dokonce i třeba na veřejné videoservery (a to i se skrytým odkazem) nebo zda stačí, že ji máte uloženou v rámci školní služby Office 365, kde navíc můžete určit, kdo přesně může mít k nahrávce přístup. 


5.  Učitel a žák

V rámci online schůzek jsou dostupné tři základní skupiny uživatelů – organizátor, prezentující a účastník. Kdo bude organizátorem, je zřejmé – ten co vytváří danou online hodinu. Ale kdo bude prezentujícím je možné určit, a to již při vytváření schůzky nebo i během schůzky již probíhající.

Jestliže chcete toto nastavit před zahájením schůzky, je možné tak opět učinit v Možnostech schůzky.

A pokud to chcete nastavit již pro probíhající schůzku, stačí klepnout v aplikaci Teams na tři tečky a vybrat položku Možnosti schůzky.

6.  Jednou a pro vždy

Téměř všechna výše doporučená omezení a nastavení lze konfigurovat hromadně v rámci správcovského centra Teams. Pokud tedy chcete mít zajištěno že např. u každé online hodiny ve škole budou žáci automaticky v roli účastníka a jen učitel může prezentovat a nechcete toto nastavení vytvářet u každé schůzky ručně, stačí se obrátit na vašeho školního správce Teams, resp. Office 365.

Žáky i pedagogy lze přiřazovat do skupin a těmto skupinám pak přiřazovat zásady schůzek, chatu, volaní a dalších aktivit v rámci Teams aby přesně odpovídaly vašim potřebám.


A pokud byste chtěli tyto informace všechny pohromadě, je pro vás připravena takováto infografika, kterou si ZDE můžete stáhnout i ve formátu PDF.


Únorové novinky v Microsoft Teams

 Je tu další měsíc a s ním i pár novinek, které na vás v Teamsech čekají. Jaké to jsou?

Tabule v týmu

Mnoho pedagogů zjistilo, že samotná online hodina a webkamera k předání sdělované informace nestačí. A že stará dobrá tabule má své nezastupitelné místo. A proto je součástí Office 365 i nástroj Whiteboard, což je právě ta školní online tabule, kterou můžete využít ve formě webové služby, aplikace ve Windows 10 (ta má více možností) či je možnost ji sdílet rovnou při online hodině. Tou novou možností, která nyní do Teams přibyla, je možnost připnout tabuli Whiteboard jako novou kartu v kanálu týmu. Jak na to?

1. Klepněte na konci seznamu karet v kanálu týmu na ikonu +

2. Ze zobrazené nabídky vyberte aplikaci Whiteboard, potvrďte a zadejte název karty

3. Nyní už kdykoliv (nejen při online schůzce) můžete žákům na tuto tabuli cokoliv napsat. A při otevření tabule si můžete vybrat, zda má být pro žáky pouze v režimu pro čtení, nebo zda na ni mohou i kreslit. Nebojte, dá se to případně změnit i později.



Chat v rámci schůzky

Poměrně častým požadavkem od pedagogů bylo přidání možnosti zrušit chat v rámci online schůzky, případně ho omezit pouze na dobu, kdy daná schůzka probíhá. I tato funkce je již nyní v Teamsech implementována a tak si můžete při plánování schůzky v Možnostech schůzky zvolit, jak to s tím chatem vlastně bude. 

středa 9. prosince 2020

Tak a je to tady! Skupinové místnosti (breakout rooms) v Teamsech!

Po této funkci od jara, zejména s nástupem distanční výuky, čekalo mnoho pedagogů. Čekání je u konce a tak se můžete těšit ve vašich Office 365, resp. Teams i vy. A tak se pojďme podívat na to, jak se se skupinovými místnostmi pracuje, ať je umíte ihned používat. Není to totiž nic těžkého. Aby byla funkce dostupná, je potřeba mít aplikaci Teams ve verzi min. 1.3.00.24755

1. Základem je samozřejmě online schůzka, ať již okamžitá nebo naplánovaná, ve které jste vy a další účastníci. Při plánování schůzky tak pochopitelně není potřeba myslet na nic dopředu.

2. Jakmile v rámci online hodiny uznáte za vhodné, že je potřeba třídu rozdělit do online skupin, můžete tak kdykoliv učinit pomocí ikony v horním řádku příkazů, kde stačí klepnout na Skupinové místnosti

3. Pokud na toto tlačítko klepnete, máte možnost si vybrat, kolik místností potřebujete a hlavně, zda do nich chcete přiřadit účastníky náhodně nebo si rozdělení do skupin provedete sami. 


4. V případě, že si vyberete ruční vytvoření skupin, se vám v pravé části okna zobrazí dostupní účastníci schůzky, které můžete přidat do schůzky a dostupné místnosti. Stačí vybrat účastníka a klepnout na tlačítko Přiřadit


5. Místnosti si samozřejmě můžete přidávat a přejmenovávat dle potřeby tak, aby vám jejich název dával smysl, zejména s ohledem na to, až se do nich budete jako vyučující připojovat. Místností můžete mít vytvořených až 50.



6. Jakmile jsou studenti rozděleni do skupin, stačí klepnout na tlačítko Spustit místnosti. Po chvíli jsou jednotlivé místnosti a jejich schůzky aktivní a vy můžete přes tlačítko Otevřít danou skupinu "navštívit" a zkontrolovat, zda žáci pracují na čem mají, případně jim samozřejmě pomoci. Pokud jste v té chvíli byli v běžné části schůzky, vás hovor v ní je pozdržen. 


7. V rámci připojení do skupiny můžete samozřejmě využívat všechny běžné funkce jako je sdílení obrazovky, hlasování apod. Pokud potřebujete, můžete žákům do skupin posílat hromadné oznámení. 




8. Pokud máte hotovo vše, kvůli čemu jste se připojili do dané skupiny, je možné ji opustit a přepnout se buď do obecné části schůzky nebo se připojit do jiné skupiny a pomoci studentům v této skupině.

9. A stejně tak pokud již uznáte za vhodné skupinové místnosti ukončit, můžete po jedné nebo najednou je uzavřít, žákům se zobrazí upozornění, že byla místnost uzavřena a že se můžou vrátit do hlavní místnosti. 

Jak vidíte, práce se skupinovými místnostmi je opravdu snadná a intuitivní a i díky nim bude práce v Teamsech zase o něco příjemnější a efektivnější. 

čtvrtek 3. prosince 2020

Jak v Teamsech napsat nebo připnout důležitou zprávu?

Známe to všichni - některé zprávy jsou méně důležité, některé více a zejména v těch týmech, kde se spíš karta Příspěvky stává chatem, je obtížné zdůraznit nějakou zprávu. Nástroje na to sice v Teamsech jsou, a to například ve formě oznámení. Stačí při psaní příspěvku vybrat první ikonku vlevo - Formátovat, klepnout na položku Nová konverzace a vybrat Oznámení. Zprávu pak můžete poslat do jednoho kanálu nebo přes tlačítko Publikovat ve více kanálech do většího počtu najednou.


Následně se formátování zprávy změní, máte možnost vložit velký nadpis a podnadpis a dokonce i pozadí nadpisu. Ostatně porovnejte sami. Je asi zřejmé, co studenti spíše nepřehlédnou.



Nicméně v Teamsech je ještě jedna možnost, jak mít nějaký příspěvek na očích, protože i výše zveřejněné oznámení může brzy zmizet v propadlišti dějin, pokud je třída z pohledu konverzace hodně aktivní. A tou možností je připnutí příspěvku. Stačí klepnout po vybrání zprávy na tři tečky a vybrat položku Připnout


Zpráva je poté vidět jako připnutá všem a do v informacích o kanálu, které si (pokud je nemáte zapnuté nastálo) můžete zobrazit klepnutím na ikonu i v pravém horním rohu aplikace.






středa 18. listopadu 2020

Jak při schůzce v Teams vytvářet ankety a hlasování?

Do Teamsů v posledních dnech přibyla  jedna často žádaná funkce (a pokud ji ještě nemáte, tak vydržte, funkce jsou nasazovány do škol postupně) a tou je možnost vytváření hlasování a anket přímo v rámci online hodiny. Doposud to bylo možné jen v rámci příspěvků týmů, nově je tato možnost tedy dostupná i pro schůzky. Jak na to? 

1. V rámci probíhající online hodiny si otevřete chat schůzky a v dolní části klepněte na ikonu tří teček a ze zobrazené nabídky aplikací vyberte Forms.


2. V nově otevřeném okně zadejte vaši otázku a možnosti odpovědí a vyberte si, zda chcete povolit více odpovědí, zda mají být výsledky viditelné i pro respondenty a zda chcete odpovědi zachovat anonymně nebo ne. Klepněte na Uložit, zobrazí se náhled hlasování a nyní stačí klepnout na tlačítko Poslat.

3. Vytvořené hlasování je vypublikováno do chatu schůzky.


Pozn: Pokud jste vybrali, že nechcete zobrazovat výsledky v rámci chatu, máte možnost je jako zadavatel tohoto hlasování vždy vidět ve službě Forms jako takové.