Jak správně odevzdávat soubory na OneDrive?

V rámci služby Office 365 je jednou z komponent i úložiště OneDrive. To nabízí každému uživateli (žákovi i učiteli) prostor o kapacitě 1 TB. Správce školy sám může v případě potřeby v centru pro správu OneDrive tuto velikost navýšit na 5 TB a pokud by i to bylo někomu málo, je možné přes technickou podporu požádat o navýšení na 25 TB. To už opravdu musí stačí každému, ne?

Každá složka vytvořená v úložišti OneDrive je ve výchozím stavu soukromá a nikdo jiný ji nevidí. Díky tomu, že je uložena v cloudu, nabízí pochopitelně snadné možnosti pro sdílení a to jak pouze pro čtení, tak i pro úpravy.

Sdílení pouze pro čtení slouží nejčastěji k tomu, když chcete s někým nasdílet soubory, které si má prohlédnout nebo stáhnout, ale nechcete, aby je mohl upravovat nebo něco do složky nahrávat.

Naopak, sdílení pro úpravy je přesně ten druhý případ - chci, aby jiný uživatel mohl v souboru nebo složce dělat změny a případně do složky něco nahrát. A když už jsme u toho nahrávání, tak se pochopitelně nabízí třeba odevzdávání domácích úkolů (pokud to z nějakého důvodu neděláte přes zadání v Teams). Nebo situace, kdy vedení školy chce od všech aktualizované životopisy, ale nechce se probírat několika desítkami přijatých e-mailů. 

Dalším důvodem, proč někdy kompletní sdílení pro úpravy není ideální může být fakt, že nechcete, aby ostatní viděli obsah složky (žáci nemají vidět úkoly ostatních či kolegové nemusí vidět životopisy všech ve škole) a nebo nechcete, aby mohli ostatní soubory vidět (a pak si stáhnout něčí úkol a vydávat ho za svůj).

A přesně pro tyto případy je v Teamsech funkce Požádat o soubory. Ta zajistí, že budou moci ostatní do složky nahrávat soubory, aniž by viděli obsah složky a mohli ho nějak měnit. A jak na to?

1. Vytvořte si na OneDrive složku, označte ji a v horní části vyberte položku Požádat o soubory

2. Vyberte "název" žádosti a klepněte na tlačítko Další

3. V nově zobrazeném okně máte možnost rovnou odkaz a žádost poslat emailem vybraným žákům, učitelům nebo skupinám, případně si jen zkopírovat odkaz, který použijete někde jinde

4. Jakmile si uživatel odkaz otevře, uvidí pouze vaši žádost a možnost nahrání souborů, nikoliv obsah složky.

5. Pokud je uživatel při nahrávání souboru přihlášen, automaticky se doplní jeho jméno a příjmení, pokud přihlášen není, zobrazí se pole pro zadání těchto informací. Ty se pak uloží před název souboru a tak nemáte ve složce Životopisy například soubory CV1 až CV30, ale Jmeno_Prijmeni_CV, s čímž už se dá pracovat mnohem snadněji.

6. A vy jen můžete snadno sledovat, jak se vám automaticky složka plní požadovanými soubory...

Poznámka: Pokud tuto volbu ve svém školním OneDrive nevidíte, je potřeba, aby správce Office 365 nastavil v Centrum pro správu SharePointu správná nastavení - kde u složek musí být povolena volba: Zobrazovat, upravovat a nahrávat a u OneDrive povoleno sdílení pro všechny.