Copilot Notebooks - skrytý poklad v Microsoft 365

Kdo s Copilotem pracuje častěji, asi to zná. Nahrajete do chatu dokument, položíte k němu pár otázek a druhý den, když chcete navázat, ho nahráváte znovu. A když k tomu přidáte ještě prezentaci, tabulku a pár poznámek, za týden už ani nevíte, ve které konverzaci jste co řešili. 

Přesně pro tyto situace jsou tu Copilot Notebooks. V české verzi Microsoft 365 je v menu najdete pod názvem Poznámkové bloky. Zjednodušeně řečeno jde o pracovní prostor, do kterého si k jednomu tématu nebo projektu shromáždíte všechny podklady - dokumenty, prezentace, tabulky, PDF nebo stránky z OneNotu - a Copilot pak pracuje jen a pouze s nimi a na základě těchto informací vám i odpovídá. Copilot Notebooks nejsou úplná novinka, v nástrojích Microsoft 365 jsou dostupné přes rok, ale teprve zhruba od června jsou dostupné v základní verzi všem uživatelům i bez prémiové licence Microsoft 365 Copilot.

Představte si to jako šanon, do kterého si založíte všechny materiály k jednomu tématu. A k tomu kolegu, který ten šanon přečetl od první do poslední stránky a můžete se ho na cokoliv z něj kdykoliv zeptat. Nebude vám přitom vykládat, co kde slyšel nebo si přečetl na internetu, ale bude vycházet jen z toho, co jste mu do šanonu dali. Copilot v poznámkovém bloku totiž nemá přístup k celému vašemu OneDrivu, e-mailům, chatům v Teams ani k webu - používá jen ty zdroje, které do bloku sami přidáte. 

A dobrá zpráva hned na začátek: Copilot Notebooks jsou dostupné všem uživatelům Copilot Chatu ve školách i firmách a to bez jakéhokoliv příplatku. Placená licence Microsoft 365 Copilot sice přidává některé funkce navíc, ale mnoho z toho, co si dnes ukážeme, zvládnete i se základní licencí. 

1. Jak si poznámkový blok vytvořit 

Začít s Poznámkovými bloky je opravdu jednoduché: 

1. Přihlaste se na office.com svým školním účtem. 
2. V levém menu klepněte na položku Poznámkové bloky. Pokud ji tam nevidíte, najdete ji ve spouštěči aplikací (9 teček nahoře vlevo) v horní části levého menu. 
   
   
   
   
   
3. Klepněte na Nový poznámkový blok a pojmenujte ho, např. Výroční zpráva školy. 
4. Přidejte obsah - soubor nahrajte z počítače přes tlačítko Nahrát nebo ho jednoduše přetáhněte myší.
5. Klepněte na Vytvořit a je hotovo. 

Se základní licencí můžete do jednoho poznámkového bloku přidat až 50 zdrojů – dokumenty Wordu, prezentace PowerPointu, sešity Excelu, soubory PDF, stránky a oddíly OneNotu, e-mailová vlákna nebo třeba obrázky. S placenou licencí Microsoft 365 Copilot pak může být zdrojů až 300 a přibydou i webové stránky, celé poznámkové bloky OneNotu, chaty v Teams nebo přepisy schůzek. 

Se stejným poznámkovým blokem můžete pracovat dvěma způsoby - buď ve zjednodušeném prostředí přímo v Copilotovi, nebo v plnohodnotném prostředí ve OneNotu, kde Copilot Notebooks najdete úplně nahoře v seznamu poznámkových bloků. A protože jde pořád o tentýž blok, můžete mezi oběma prostředími libovolně přecházet. Aktuálně dochází k nasazování nových funkcí Copilot Notebooks, takže se vám prostředí může měnit a vypadat trochu jinak než v tomto článku.

Jako ukázkový dokument si zvolíme něco, co dobře zná každá škola - výroční zprávu o činnosti školy. Výroční zpráva má často i několik desítek stran, spoustu tabulek a čísel a ruku na srdce – kolik rodičů ji opravdu přečte celou? A právě tady mohou Copilot Notebooks ukázat, co umí. 

V tomto případě tedy v rámci poznámkového bloku využiju ukázkovou výroční zprávu jedné skvělé školy ZŠ Nedvědova v Olomouci.

2. Dotazy nad obsahem bloku

Ještě než se pustíme do myšlenkových map a infografik, vyzkoušejte si klasické dotazy. Copilot v poznámkovém bloku odpovídá jen na základě vložených podkladů, takže se můžete ptát třeba takto: 

„Shrň výroční zprávu do pěti hlavních bodů srozumitelně pro rodiče.“ 

„Jak dopadl zápis do 1. tříd a kam odešli žáci 9. ročníků?“ 

„Byla na škole v uplynulém roce Česká školní inspekce? Pokud ano, s jakým výsledkem?“ 

„Navrhni tři témata k diskusi na nejbližší pedagogické radě.“ 

„Jaké investice škola v tomto roce dělala?“ 

A asi tušíte, že pokud byste takové dotazy dávali obecně v Copilot Chatu, nebude vám rozumět. Nebude vědět, o jakou školu se jedná a ani jaké dokumenty má použít jako podklad. 

Navíc, ke každému poznámkovému bloku můžete nastavit i vlastní pokyny. Pokud tedy chcete, aby všechny odpovědi byly např. stručné a psané srozumitelně pro rodiče, stačí to napsat jednou do pokynů bloku a nemusíte to opakovat v každém promptu. Princip je stejný jako u vlastních pokynů v Copilotovi, o kterých jsem psal minule. 

3. Myšlenková mapa 

Teď ale k tomu zajímavějšímu. Prvním nástrojem, na který se podíváme, je myšlenková mapa. Copilot z obsahu poznámkového bloku vygeneruje interaktivní mapu klíčových témat a vztahů mezi nimi, takže na první pohled vidíte, jak jednotlivé informace do sebe zapadají. 

Myšlenkové mapy jsou zatím dostupné v Copilot Notebooks ve OneNotu (v desktopové i webové verzi), do zjednodušeného prostředí přímo v Copilotovi by měly dorazit brzy. Samotný postup je pak velice jednoduchý: 

1. Otevřete poznámkový blok přejděte do části Obsah. 
2. Z nabídky vyberte Myšlenková mapa. 

Mapa se vygeneruje automaticky, nemusíte psát žádný prompt. 

U výroční zprávy se hlavní větve mapy budou nejspíš držet její struktury. Typicky tak uvidíte větve jako základní údaje o škole, vzdělávací program, personální zabezpečení, zápis a přijímací řízení, výsledky vzdělávání, prevence rizikového chování a podpora žáků, další vzdělávání pedagogů, aktivity a prezentace školy, výsledky inspekce nebo hospodaření. 

A pozor, mapa není jen statický obrázek. Klepnutím na číslo u kterékoliv větve ji rozbalíte a uvidíte, co se pod ní skrývá. Tlačítky Rozbalit a Sbalit v dolní části mapy pak otevřete nebo zavřete všechny větve najednou. Když klepnete na kterýkoliv uzel, zobrazí se jeho stručné shrnutí. 

A pokud chcete jít víc do hloubky, klepněte na Vysvětlit. V panelu Copilot Chatu dostanete podrobnější rozbor tématu a můžete se rovnou doptávat dál. 

Hotovou mapu si přes tlačítko Exportovat uložíte jako obrázek PNG. Export funguje jako snímek obrazovky, takže si před ním rozbalte přesně ty větve, které chcete mít na obrázku vidět. 

A kde se myšlenková mapa ve škole hodí? Třeba na pedagogické radě, když chcete kolegům ukázat celý uplynulý rok na jednom obrázku. Nebo při adaptaci nových kolegů, kteří se díky ní ve škole zorientují mnohem rychleji než pročítáním desítek stran. A samozřejmě i ve výuce - nahrajte do poznámkového bloku své materiály k probíranému tématu a mapa vám poslouží jako přehledné shrnutí látky, třeba před opakováním na test. Totéž mohou dělat i žáci se svými poznámkami a u uzlů, kterým nerozumí, si přes Vysvětlit nechat látku vysvětlit podrobněji. 

Dvě věci je ale dobré vědět. Myšlenkové mapy jsou soukromé, takže je i ve sdíleném poznámkovém bloku vidíte jen vy. A uchovávají se 30 dní od vytvoření (datum konce platnosti vidíte v horní části mapy), takže ty, které si chcete ponechat, si raději vyexportujte. 

4. Infografika 

Druhým nástrojem je infografika. Ta je dostupná jak ve zjednodušeném prostředí v Copilotovi, tak ve OneNotu, takže tady na nic čekat nemusíte. Jak na ni?

1. Otevřete poznámkový blok. 
2. V levém podokně klepněte na Vytvořit a zvolte Infografika. 
3. Chvíli počkejte a Copilot vám z obsahu bloku infografiku vygeneruje. 

U výroční zprávy je to podle mě vůbec nejzajímavější výstup. Copilot z dokumentu vytáhne to podstatné - typicky počty žáků a tříd, pedagogický sbor, výsledky zápisu nebo přijímacího řízení, prospěch, projekty a aktivity školy - a poskládá to do jednoho přehledného obrázku. Tedy přesně do podoby, kterou si rodiče opravdu prohlédnou. 

Infografiku můžete zkopírovat nebo stáhnout jako obrázek a použít ji dál - na webu školy, ve školním zpravodaji, na sociálních sítích, v e-mailu rodičům, v Teams, v prezentaci na třídních schůzkách, nebo ji klidně vytiskněte na nástěnku ve vestibulu. 

Stejně jako myšlenkové mapy jsou i infografiky soukromé, i když je vytvoříte ve sdíleném poznámkovém bloku. A ještě jedna důležitá rada - než infografiku pošlete do světa, zkontrolujte čísla s originálem. Kvalita výstupu vždy závisí na kvalitě podkladů, a i když Copilot vychází jen z vašeho dokumentu, za zveřejněné informace odpovídá škola, ne AI. 

Využití ale zdaleka nekončí u výroční zprávy. Stejně snadno si necháte vytvořit infografiku z výsledků dotazníku pro rodiče, z inspekční zprávy, ze shrnutí školního projektu nebo z vašich materiálů k tématu, které zrovna se žáky probíráte. 

4. Sestava

Dalším nástrojem jsou sestavy (v anglické verzi Reports). Zatímco infografika je jeden obrázek, sestava je interaktivní přehled, se kterým můžete dál pracovat. Může obsahovat shrnutí, grafy, filtry, sekce, které si rozkliknete do větší hloubky, nebo odkazy na zdroje, ze kterých Copilot vycházel - záleží jen na tom, co si řeknete. A co je podstatné, na sestavě můžete pracovat společně s kolegy i s Copilotem v reálném čase. 

Rovnou ale upozorním, že jde o úplnou novinku. Microsoft interaktivní sestavy teprve zavádí, nejdříve v rámci programu Frontier (tedy předběžného přístupu k novým funkcím). Podle přehledu licencí od Microsoftu patří sestavy mezi funkce dostupné i uživatelům Copilot Chatu, tedy i školám s licencí A1, ale je možné, že je ve svém prostředí zatím neuvidíte. 

Samotné vytvoření je podobné jako u infografiky: 

1. V části Obsah zvolte Sestava, případně o ni Copilota požádejte přímo v chatu poznámkového bloku. Popište, pro koho sestava je a co v ní má být - čím konkrétnější zadání, tím lepší výsledek. 

2. Hotovou sestavu si projděte a upravte, buď sami, nebo tak, že Copilotovi napíšete, co má změnit. 

U výroční zprávy se nabízí hned několik zadání: 

„Vytvoř z výroční zprávy interaktivní sestavu pro jednání školské rady. Začni stručným shrnutím, přidej grafy počtu žáků a výsledků vzdělávání a u každé části uveď, ze které kapitoly zprávy vychází.“ 

„Vytvoř sestavu pro zřizovatele zaměřenou na personální zabezpečení a hospodaření školy.“ 

„Vytvoř sestavu o prevenci rizikového chování a podpoře žáků se speciálními vzdělávacími potřebami, kterou probereme na pedagogické radě.“ 

A kde je ta výhoda oproti obyčejnému shrnutí v chatu? Sestava je součástí poznámkového bloku, můžete se k ní kdykoliv vrátit, upravovat ji a pracovat na ní společně s kolegy. Takže zatímco ředitel doplní komentář k hospodaření, zástupkyně zkontroluje čísla ze zápisu - a nikdo si nemusí e-mailem přeposílat pět verzí jednoho dokumentu. 

Tip: Pokud potřebujete spíš něco k vytištění nebo k odeslání e-mailem, požádejte Copilota v chatu bloku o PDF, třeba o jednostránkové shrnutí výroční zprávy pro rodiče. I tahle možnost je zatím novinkou v rámci programu Frontier. 

A stejně jako u infografiky platí: než sestavu ukážete školské radě nebo zřizovateli, zkontrolujte ji s originálem. Copilot totiž při tvorbě výstupů nemusí využít všechny podklady, takže i krásně vypadající sestava může něco důležitého vynechat.

5. Prezentace

A co prezentace? Dá se z poznámkového bloku vytvořit rovnou celá prezentace? Ano, dá. Má to ale jeden háček - vytváření souborů PowerPointu (stejně jako dokumentů Wordu nebo sešitů Excelu) je v poznámkových blocích zatím dostupné jen s placenou licencí Microsoft 365 Copilot. 

Tady je postup opravdu jednoduchý. V části Obsah klepněte na položku prezentace a ta se začne ihned vytvářet. 

Proč prezentaci tvořit právě v poznámkovém bloku, a ne rovnou v PowerPointu? Copilot v PowerPointu sice umí vytvořit prezentaci ze souboru také, ale v poznámkovém bloku může čerpat z více podkladů najednou - z výroční zprávy, výsledků dotazníku pro rodiče i zápisu z pedagogické rady. A s novinkami, které Microsoft právě zavádí v rámci programu Frontier, budete moci prezentaci upravovat i přímo v poznámkovém bloku, sami, s kolegy nebo s pomocí Copilota. 

6. Studijní příručky

A teď funkce, která se do školy hodí asi nejvíc ze všech. Studijní příručka (v angličtině Study Guide, v české nápovědě se občas objevuje i název studijní průvodce) z materiálů v poznámkovém bloku vytvoří kompletní vícestránkovou studijní pomůcku - souhrn látky, podrobné stránky k jednotlivým tématům a k tomu interaktivní aktivity na procvičení. 

Pokud jste četli můj článek o agentovi Studujte a učte se, budou vám kartičky, doplňovačky nebo přiřazování povědomé. Rozdíl je ale zásadní. Studijní příručka nevychází z obecných znalostí AI, ale jen a pouze z materiálů, které do poznámkového bloku vložíte - z vašich prezentací, pracovních listů, poznámek z hodin nebo kapitol učebnice. Žáci se tak učí přesně to, co jste spolu probírali, a ne to, co kde AI „vyčetla“ na internetu.

A dobrá zpráva - studijní příručky jsou součástí poznámkových bloků, takže je mají bez příplatku k dispozici všichni s licencemi A1, A3 i A5. 

Jak na tvorbu takové příručky?

1. Založte si nový poznámkový blok a dejte mu jasný název, např. Fotosyntéza - opakování na test. Nejlépe funguje, když má každý tematický celek svůj vlastní blok.
2. Přidejte do bloku své výukové materiály - prezentace, pracovní listy, poznámky z hodin nebo soubory PDF.
3. V levém podokně klepněte na tlačítko + (případně na Vytvořit) a zvolte Studijní příručka.
4. Vyberte, jaké stránky a aktivity má příručka obsahovat. Souhrn se vytvoří vždy, dál si můžete přidat stránky témat, kartičky, kvíz, doplňovačky a přiřazování.
5. Potvrďte výběr a chvilku počkejte. Vytváření může trvat i několik minut, průběh vidíte na ukazateli a hotové stránky se postupně objevují v levém menu v části Vytvořený obsah. Číst je můžete hned, jak se objeví.

A co v hotové příručce najdete?

Souhrn

Úvodní stránka s přehledem celého tématu. Najdete na ní stručné vysvětlení látky, proč je téma důležité a jak souvisí s praxí, seznam klíčových témat, slovníček nejdůležitějších pojmů a dokonce i nejčastější mylné představy, které o tématu panují. Ta poslední část se mimochodem hodí i učitelům - jako tip, na co si dát při výkladu pozor.

Stránky témat

Ke každému hlavnímu tématu vznikne samostatná stránka, taková malá kapitola. Obsahuje podrobný výklad, slovníček, rozbor jednotlivých podtémat s řešenými příklady a otázky k zamyšlení. Ty nejsou do testu, ale mají žáka přimět, aby se na chvíli zastavil a o látce přemýšlel. Na konci každé stránky je pak krátké cvičení na ověření, že látce rozumí. A co je důležité - u textu jsou citace, takže jedním klepnutím vidíte, ze kterého místa v původních materiálech Copilot danou informaci vzal.

Kartičky

Klasické paměťové kartičky - na jedné straně otázka nebo pojem, na druhé odpověď. Kartičku otočíte klepnutím, a pokud si žák neví rady, může si nejdřív zobrazit nápovědu. Kartičky jdou i upravovat, a to v aplikaci Learning Activities, kterou už znáte z mého článku o modulu Učení. Změny se do příručky propíšou po obnovení sady kartiček.

Kvíz

Krátký test s otázkami s výběrem odpovědi i s otevřenými otázkami. Běží na Microsoft Forms vložených přímo do stránky, takže ho ve Forms snadno upravíte nebo doplníte další otázky. Po odeslání žák hned vidí, co měl správně a co ne, u otázek s výběrem odpovědi i s vysvětlením. A pozor, výsledky jsou soukromé - neposílají se učiteli ani se nezapisují do žádného přehledu známek. Kvíz slouží čistě k sebehodnocení, takže je to pro žáky bezpečný prostor, kde se mohou splést bez dopadu na známky.

Přiřazování

Žáci spojují související dvojice - pojmy s definicemi, historické události s letopočty nebo třeba orgány s jejich funkcí. Funguje prakticky pro jakýkoliv předmět, od biologie přes dějepis až po slovíčka z cizího jazyka.

Doplňovačky

Věty z klíčových částí látky, ve kterých chybí důležité slovo nebo slovní spojení, a žák ho musí doplnit. Hodí se hlavně tam, kde je potřeba si zapamatovat přesné pojmy nebo jednotlivé kroky nějakého procesu.

Jak studijní příručky využít ve výuce

Možnosti jsou v zásadě dvě. První je, že příručku připravíte vy. Nahrajete materiály k probíranému celku, necháte příručku vygenerovat, zkontrolujete ji a upravíte (každou stránku můžete editovat stejně jako běžnou stránku Copilota - doplnit poznámky, přeformulovat nebo zvýraznit to podstatné) a poznámkový blok pak nasdílíte třídě. Tady je ale potřeba vědět, že žáci nedostanou vlastní kopii, ale pracují s vaší společnou příručkou. Kartičky a kvíz si navíc musí každý žák vygenerovat sám a spolužáci je navzájem uvidí. Před sdílením tedy zvažte, jestli vám (a žákům) takový režim vyhovuje.

Druhou a podle mě hodně zajímavou možností je, aby si příručky vytvářeli sami žáci. Každý si založí poznámkový blok pro svůj předmět nebo tematický celek, nahraje do něj své zápisky a materiály z hodin a příručku si vygeneruje sám. Navíc tím trénuje i jednu důležitou dovednost - vidí, co AI vyhodnotila jako podstatné, a může to porovnat s tím, co za důležité považuje on sám. A pokud něčemu na stránce tématu nerozumí, může v chatu bloku Copilota rovnou požádat, ať mu to vysvětlí jinak.

Žákům je ale dobré vysvětlit dvě věci. Za prvé, příručka obsahuje jen to, co do bloku vložili - pokud nějakou kapitolu vynechají, v příručce prostě nebude. Za druhé, příručka je pomůcka na opakování, ne náhrada učení. Microsoft sám doporučuje používat ji až po probrání látky jako její upevnění, ne místo ní.

7. A co dalšího poznámkové bloky umí? 

Myšlenkové mapy, sestavy, prezetnace a infografiky zdaleka nejsou vše. Alespoň stručně tedy další možnosti: 

Sdílení - poznámkový blok můžete nasdílet kolegům, třeba vedení školy nebo předmětové komisi, a pracovat v něm společně v reálném čase. Jen pamatujte, že myšlenkové mapy a infografiky zůstávají soukromé, takže kolegům pošlete jejich exportovanou podobu. 

Studijní průvodce - z nahraných materiálů vytvoří shrnutí, stránky k jednotlivým tématům a k tomu procvičovací aktivity jako kartičky, kvíz, doplňovačky nebo přiřazování. 

Zvukový přehled - shrnutí obsahu bloku ve formě krátkého podcastu, který si můžete pustit třeba cestou do školy. Ten je ale dostupný jen s placenou licencí Microsoft 365 Copilot a čeština mezi podporovanými jazyky zatím není. Angličtinářům nebo němčinářům ale může posloužit třeba jako netradiční poslech z probírané látky.

Pokud se ptáte na bezpečnost dat - Copilot Notebooks vaše data k trénování jazykových modelů nepoužívají. A Copilot v nich pracuje jen s tím, co do nich sami vložíte. 

A na závěr třešnička na dortu - poznámkový blok nemusí obsahovat jen jeden dokument. Nahrajte do něj výroční zprávy za poslední dva roky a zeptejte se: 

„Porovnej výroční zprávy za poslední dva školní roky. V čem se škola zlepšila a kde naopak ztrácí?“ 

Během chvilky máte podklad, nad kterým byste jinak strávili celé odpoledne. A pak si z obou zpráv klidně nechte vytvořit i infografiku. 

Jak vidíte, Copilot Notebooks nejsou jen další okno pro chatování s AI. Je to místo, kde máte k jednomu tématu všechno pohromadě, a díky myšlenkovým mapám a infografikám z něj během pár minut dostanete výstupy, na které byste jinak potřebovali hodiny práce. A to je ve škole, kde času nikdy nezbývá, opravdu velká úspora. A jak jsem psal, pokud vaše prostředí vypadá trochu jinak nebo tam zatím nemáte všechny funkce, stačí vyčkat.