Jak v Teamsech na schvalování čehokoliv?

To, že Microsoft Teams nejsou jen nástrojem pro online výuku, to už asi víte a zmíněno to bylo nespočetněkrát. To, že Teamsy nejsou pouze pro vzdálenou výuku, ale mají svá opodstatnění i při prezenční výuce, na to už stovky škol přišlo také. Další silná stránka je ale v integraci aplikací, doplňků i nástrojů třetích stran tak, aby se Teamsy staly opravdu centrálním bodem pro téměř vše, co ve škole potřebujete. A jednou z těch aktivit, kterou zcela jistě děláte, je schvalování. Ať se jedná o školní výlet, cesťák, účtenku nebo návrh programu akce, každý z nás asi někdy ve škole podobnou situaci řešil. V některých případech stačí schválení ústně, v některých je potřeba to mít písemně/elektronicky a s možností zpětného dohledání. A právě tato funkce nyní do Teamsů přibyla, a to díky aplikaci Schválení. Tu si přidáte do aplikace Teams jako takové, nikoliv do nějakého týmu nebo kanálu a to následovně:

1. V levém vertikálním menu klepněte na tři tečky, v zobrazené nabídce najděte aplikaci Schválení, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte příkaz Připnout. 

2. Po klepnutí na tuto aplikaci se zobrazí prázdná plocha s tlačítkem Nová žádost o schválení. Když na něj klepnete, v novém okně stačí zadat požadované údaje, tj. název žádosti, kdo má být schvalovatelem (může jich být i více), text žádosti a případnou přílohu. Pak jen stačí klepnout na tlačítko Odeslat. 

3. Následně se schvalovateli (v tomto případě vedení školy) zobrazí upozornění, že mu byla odeslána žádost o schválení, a to i v případě, když s touto aplikací nikdy nepracoval a nemá ji připnutou. Jednak vyskočí okno upozornění a jednak je tato informace zobrazena i v položce Aktivita. Schvalovatel si žádost prohlédne, může napsat svůj komentář a žádost schválit nebo odmítnout. 

4. Jakmile tak učiní, opět tomu, kdo žádá, přijde notifikace a nová položka do aktivit, že došlo ke změně stavu žádosti. Následně si pak můžete detailně prohlédnout schválenou/odmítnutou žádost. Výhodou je, že se vám samozřejmě veškeré vaše žádosti včetně jejich stavu zobrazují v přehledu aktivit. A naopak i vedení vidí, kdo žádal a o co bylo požádáno a vidí přehledně stav žádostí. V části Odesláno jsou totiž žádosti, které jste na schválení poslali vy a naopak v části Přijato jsou ty žádosti, které na schválení poslal někdo vám.

Jak vidíte, schvalovací proces a někdy zdlouhavé mailové kolečko vůbec nemusí být tak časově náročné, jak se může na první pohled zdát a jak je v některých školách běžné. Na tyto aktivity se opravdu e-mail nehodí a obzvláště v této době mít možnost elektronického schvalování se může náramně hodit. 

Tak ať jsou všechny vaše (oprávněné) žádosti rychle a kladně schválené!

A pokud byste chtěli se raději podívat na video, jak aplikace Schválení funguje, máte možnost, a to konkrétně v čase 36:36.