Nahlédněte pod pokličku dat v Microsoft Teams

Čím více využíváte ve škole Microsoft Teams, tak je vám asi jasné, že tím více zajímavých dat o využití Teams napříč vaší školou, můžete získat. O tom, jak si lehkou analýzu stavu týmu může provést běžný učitel jsem vám psal v článku Jak mít přehled o tom, co se děje v Team(s)u?, ale teď se podíváme na statistiky v rámci celé školy, kam má primárně přístup pouze správce Office 365.

Těch míst, na které se může správce podívat, je v Office 365 více a my se teď na některé z nich podíváme společně.

Sestavy Microsoft 365 Admin centra

Tím prvním místem, které je pro správce Office 365 i nejvíce "na ráně", jsou sestavy v admin centru. Najdete je přímo v levé nabídce tohoto prostředí a poskytne vám základní statistický datový přehled o využít Office 365 u vás ve škole.

Již zde máte možnost si dokonce vybírat ze zobrazení určitých konkrétních sestav, které chcete vidět a které vás zajímají. Chcete vidět, jaké jsou nejčastější aktivity uživatelů a kdo je nejaktivnější ze školy? Žádný problém. Nebo třeba se podívat, jaký typ zařízení uživatelé nejčastěji pro využívání Microsoft Teams používají? I takové informace zde najdete. 

Veškeré zobrazené reporty se samozřejmě dají exportovat i ve formátu CSV pro další zpracování. 

Teams admin centrum

Druhým místem, kde můžete získat cenné informace je přímo Centrum pro správce Microsoft Teams a dostanete se do něj z admin centra Office 365, kde v levém menu najdete položku Centra pro správu - Teams. V tomto centru se pak jen přepněte na položku Analýzy a sestavy - Sestavy využití. I zde si můžete vybrat z několika typů sestav, které můžete taktéž časově omezit. Samozřejmostí je i export do CSV, co zde ale najdete navíc je možnost úpravy zobrazení jednotlivých sloupců a především možnost zobrazení reportu přes celou obrazovku. To vše přes tlačítka v pravém horním rohu reportu. 

PowerBI + Analýza využití Microsoft 365

Je vám to pořád málo? Chcete víc dat, víc reportů, víc čísel? Máte je mít. K tomu ale už využijeme nástroj pro datovou analýzu PowerBI.

Vraťte se do sestav v základním admin centru Office 365 a již na obrázku jste si možná všimli jednoho pole nazvaného Analýza využití Microsoft 365. Pokud jste tuto funkci nikdy nevyužili, budete na ní mít zobrazeno pouze jedno modré tlačítko s textem Začínáme. Klepněte na něj a v postranním panelu povolte a uložte zpřístupnění dat. 

Po přihlášení do prostředí PowerBI (popisováno bude nové prostředí PowerBI - dá se zapnout v horní liště obrazovky) klepněte v levém menu na položku Aplikace a následně na žluté tlačítko Získat aplikace, které se nachází vpravo nahoře. 

V poli pro hledání napište "Microsoft 365" a na kartě Aplikace se vám objeví položka Microsoft 365 Usage Analytics, klepněte na Získat. 

Pokud budete chtít tento report využívat, je zapotřebí mít licenci PowerBI Pro. K dispozici je však i zkušební verze na 60 dní. To, zda tuto licenci opravdu potřebujete nebo je je pochopitelně zcela na vás, ale mít možnost se kdykoliv detailně podívat na datový přehled využití Microsoft 365 u vás ve škole nemusí být pro správce zcela od věci.

Jakmile je aplikace nainstalovaná, stačí na ní klepnout a vybrat první položku Připojit data. Následně je potřeba zadat tenant ID, to najdete v sestavách správce Office 365 a má tvar čísla ve formátu 00000000-0000-0000-0000-000000000000.

Zadejte jej a klepněte na Další. Přihlaste se pomocí vašeho uživatelského jména a hesla (vyberte volbu OAuth2 a None).

Následně již v Aplikacích uvidíte položku Microsoft 365 Usage Analytics. Opět na ní klepněte a nyní byste již měli vidět podrobné reporty vašeho Microsoft 365 prostředí. Případně si můžete zobrazit rovnou příslušný pracovní prostor. 

Víceméně všechny reporty jsou aktivní, tj. pro klepnutí na určitou hodnotu se dostanete do detailního zobrazení. Zde si můžete opět v levém sloupci nebo v horizontálních záložkách vybrat, co chcete analyzovat a jaký přehled vás zajímá. 

Největší silou PowerBI ale kromě zobrazení těchto reportů je možné si na základě propojených dat ale vytvářet reporty a vizualizace zcela vlastní. Stačí klepnout na tři tečky v horní liště a klepnout na položku Upravit.

Na pozadí totiž máte jen stovky a tisíce dat v jednotlivých polích, ale to, jak si je pospojujete a vytvoříte případně vlastní vizualizace, záleží jen na vás. To už ale přesahuje rozsah a zaměření tohoto článku, protože ne každý z nás je Karel Rejthar :).