Sdílená aktivace Office 365 - proč a jak?

Čím dál více škol přechází při pořizování licencí z modelu trvalých licencí na model předplatného. Benefitů, které tento model nabízí je opravdu hodně, mezi ty nejdůležitější patří zejména tyto:

• vždy aktuální verze produktů
• jednotná verze napříč celou školou
• stejný způsob nasazení na všechny počítače
• snadná správa licencí
• předvídatelná částka výdajů za licence

Např. u kancelářského balíčku Office se dříve nejčastěji jednalo o nákup z licenčního programu Select, kde si školy koupily Office 2007, pak za tři roky kdo chtěl, tak 2010, 2013, 2016 apod. Ale vývoj ve světě IT jde dopředu mnohem rychleji, než jedním krokem za tři roky. A proto je pro školy již několik let dostupná sada Office 365 ProPlus, která dostává nové funkce každý měsíc. Nevěříte? Tak se podívejte. A tak je možné nyní v PowerPointu exportovat videa do 4K rozlišení, vkládat 3D modely, v Excelu používat geografická data nebo ve Wordu využívat propojení s Wikipedií. A těch novinek je samozřejmě více. 

Jakmile si jako škola pořídíte v rámci předplatného Office 365 ProPlus, získáváte všechny výše uvedené výhody, mezi které patří i využití tohoto SW pro domácí použití studentů a to až na 5 zařízeních. Aktivace SW probíhá přes účet Office 365, ke kterému je přiřazena licence Office 365 ProPlus. Díky tomu se nemusí školní IT správci obávat, že by museli dávat studentům aktivační klíče apod. Studenti si SW aktivují na počítačích a dalších zařízeních zcela sami a jakmile ze školy odejdou, správce IT jim smaže příslušný účet a tím se jim deaktivují jejich doposud aktivované licence.

Je ale asi pochopitelné, že aktivační proces těžko pozná, zda se jedná o zařízení školy, na které student přistupuje v rámci výuky a zařízení v osobním vlastnictví studenta. Pak by docházelo k tomu, že student v rámci výuky chodí i do PC učeben, kde ne vždy sedí na stejném počítači a jakmile by se takhle prostřídal u 5 různých počítačů, jeho licence by byly vyčerpány. A proto je zde možnost instalace ve formě sdílené aktivace - ta zajistí, že na takto nainstalovaných počítačích po přihlášení studenta do aplikací Office 365 ProPlus nedojde k odebírání počtu možných aktivací v rámci studentského účtu. A jak na to? Čtěte dále :)

Situace číslo 1 - pokud jste si již Office 365 ProPlus do školy nainstalovali, pochopitelně nemusíte je odinstalovávat a dělat novou sdílenou instalaci. Stačí na počítači do registru v cestě HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration přidat klíč s názvem SharedComputerLicensing a hodnotou 1.

Pokud používáte pro správu skupinové politiky, i přes ně je možné sdílenou aktivaci přenastavit. Je zapotřebí mít poslední ADMX/ADML šablony pro Office 2016 a v nich v povolit politiku Use shared computer activation, která se nachází v této cestě: Computer Configuration\Policies\Administrative Templates\Microsoft Office 2016 (Machine)\Licensing Settings.

Druhou, možná častější situací bude to, že škola se teprve na instalaci Office 365 ProPlus chystá a v ní je potřeba postupovat následovně:

1. Stáhněte si z tohoto odkazu Office Deployment Tool (ODT) a rozbalte jej do libovolné složky

2. Vzhledem k tomu, že asi při každé instalaci nechcete, aby se veškeré instalační soubory stahovaly znovu vždy z internetu, je zapotřebí je nejprve stáhnout do nějaké předpřipravené sdílené složky v síti. To provedete tak, že spustíte ODT v režimu stahování tímto příkazem: setup.exe /download downloadconfig.xml

Soubor downloadconfig.xml může vypadat například takto:

<Configuration>
   <Add SourcePath="\\server\instalace\Office365\"
OfficeClientEdition="32">
     <Product ID="O365ProPlusRetail" >
      <Language ID="cs-cz" />
     </Product>
   </Add>
</Configuration>

3. Jakmile máte soubory stažené, je možné přistoupit k samotné instalaci. Ta se spouští pomocí příkazu setup.exe /configure installconfig.xml a podobně jako v předchozím případě, i zde si ukážeme vzorový soubor:

<Configuration>
   <Add SourcePath="\\server\instalace\Office365\"
      OfficeClientEdition="32"
      Channel="Monthly" >
    <Product ID="O365ProPlusRetail">
     <Language ID="cs-cz" />
    </Product>
   </Add>
  <Display Level="Full" AcceptEULA="True" />
  <Property Name="SharedComputerLicensing" Value="1" />
  <Logging Level="Standard" Path="%temp%" />
</Configuration>

Při pokusu o spuštění některé z aplikací Office 365 ProPlus na takto připraveném počítači se zobrazí okno pro zadání přihlašovacích údajů. Zde je potřeba zadat účet, který má přiřazenou licenci na Office365 ProPlus. Účet získá od aktivačních serverů token, který má platnost několik dní a přitom nedojde samozřejmě ale k odebrání jedné z pěti možných aktivací daného uživatelského účtu. Pokud se na tomto počítači pak přihlásí jiný uživatel, je potřeba, aby procesem aktivace (resp. získání dočasného tokenu) prošel také. Nicméně, pokud na tomto počítači v poslední době již tuto aktivaci provedl, pochopitelně ji dělat nemusí (dokud nevyprší platnost tokenu). A stejně tak logicky, pokud si sedne příští hodinu informatiky na jiný počítač, je potřeba pro tento uživatelský účet a daný počítač, získat platný token také.

No a to je vše, nebylo to zase tak složité, jak se mohlo zdát. Samozřejmě takto si můžete připravit počítače i pro následnou hromadnou instalaci a není potřeba instalovat takto každý počítač zvlášť.