333 tipů pro Microsoft Office 2016 (161-165)

161.     Jak využít funkci RANK?

Představte si, že máte tabulku s průměrnými výsledky žáků a chtěli byste rychle zjistit a hlavně zobrazit jejich pořadí. Čím větší tabulka by to byla, tím složitější a časově náročnější by to byla práce. Sice by se dalo využít seřazení tabulky dle hodnot, vyplnění aritmetické posloupnosti a následné seřazení, ale i to je zdlouhavý způsob. Pro zjištění pořadí totiž slouží v aplikaci Excel funkce RANK.

Tabulka před zjištěním pořadí by mohla vypadat tak, jak vidíte na obrázku:

Potřebujeme tedy zjistit pořadí jednotlivých žáků, což lze provést následovně:

1.       Klepněte do buňky C2 a vyvolejte průvodce vložením funkce (přes tlačítko fx na řádku vzorců nebo přes tlačítko Automatické shrnutí na kartě Domů)

2.       V nabídce funkcí nalezněte funkci RANK a klepněte na OK.

3.       Do pole Číslo se udává buňka, ve které je hodnota, jejíž pořadí chceme zjistit, v tomto případě to tedy bude buňka B2. Do pole odkaz se pak uvádí celý seznam hodnot, ze kterého budeme (resp. funkce RANK) určovat, kolikátá je daná hodnota vzhledem ke všem hodnotám. V tomto případě to tedy bude B2:B7. Položka pozadí je nepovinná, slouží k tomu, zda chceme výsledky řadit vzestupně nebo sestupně. Pokud by se v tabulce jednalo o počet bodů, kde vyšší znamená lepší, nemusíme vyplňovat nic. Pokud by se ale jednalo o průměr známek studentů, platí zde přesný opak – čím vyšší číslo, tím horší pořadí. V tom případě zde zadáme jakoukoliv hodnotu než 0, např. 1

4.       Po klepnutí na tlačítko OK se ihned zobrazí výsledek a zjistíme, že Petr je šestý. Nyní potřebujeme dopočítat i ostatní žáky a nabízí se možnost zkopírování vzorce z buňky C2 pomocí vyplňovacího úchytu. Pokud tak učiníte, výpočet proběhne, ale pokud se na výsledky podíváte blíže, zjistíte, že není něco v pořádku. Jana i Jirka mají jiný průměr, ale oba jsou třetí? Jak je toto možné? Při kopírování vzorců dochází i k jejich menším změnám tak, aby na každém řádku byl ten správný. Nicméně ne vždy tomu tak je, vzpomeňme na kapitolu o absolutním a relativním adresováním. A toto je právě další příklad, kdy bude nutné využít absolutní adresaci. Vzorec funkce RANK počítá se dvěma hodnotami – číslem a seznamem čísel. A zatímco na každém řádků chceme počítat s hodnotou průměru pro daný řádek, tak oblast, ze které pořadí počítáme, musí zůstat pořád stejná. A protože při kopírování vzorce Excel posouvá i tuto druhou část, je nutné ji „uzamknout“ pomocí klávesy F4 (viz kapitola o adresování). Správný vzorec, který bude možné dále zkopírovat tedy pro buňku C2 vypadá takto: =RANK(B2;$B$2:$B$7;1)

162.     Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk?

Dejme tomu, že v jednom sloupci v tabulce budete mít jména zaměstnanců, ve druhém příjmení a ve třetím sloupci byste chtěli mít v buňce jméno i příjmení najednou. K tomu se používá textová funkce nazvaná CONCATENATE. Pokud tedy např. v buňce A1 bude jméno, v buňce B1 příjmení, potom do buňky C1 zadejte tento vzorec: =CONCATENATE(A1;" ";B1). Prázdná mezera ve vzorci je kvůli tomu, aby ve výsledné buňce byla i mezi jménem a příjmením mezera. A závorky se dávají, kdykoliv chcete do toho vzorce vložit jakoukoliv textovou hodnotu, tj. i mezeru.

163.     Jak zobrazit předchůdce a následníky buněk?

Zejména ve složitějších sešitech a tabulkách, v nichž se vyskytují desítky vzorců na jednom či více listech, je možné si nechat přehledně zobrazit, které buňky jsou pro daný vzorec zdrojové, tj. ze kterých vzorec počítá výslednou hodnotu. Těmto buňkám se říká předchůdce. Opakem předchůdce je následník, jenž ukazuje, pro které buňky je zdrojovou hodnotou. Stačí, když označíte buňku se vzorcem a na kartě Vzorce klepnete ve skupině Závislosti vzorců na příkaz Předchůdci, resp. Následníci.

164.     Jak seřadit data v tabulce?

Zejména u tabulek s větším počtem řádků je někdy potřeba tabulku abecedně seřadit podle určitého sloupce. Excel umí třídit jak podle textového obsahu buněk, tak i podle číselných hodnot. Třídění může být vzestupné (od A do Z či od 1 do 100) nebo sestupné.

1. Klikněte kamkoliv dovnitř tabulky s daty

2. Na pásu karet klepněte na kartu Data a ve skupině Seřadit a filtrovat na příkaz Seřadit.

3. Excel otevře okno Seřadit.

4. V nabídce Seřadit podle určete sloupec, podle nějž má být provedeno řazení. Na výběr bude tolik sloupců, kolik je jich v tabulce označeno do bloku. Sloupce budou označeny Sloupec A, Sloupec B atd. Pokud ovšem tabulka, kterou chcete seřadit, obsahuje záhlaví (nadpisy sloupců), pak se v nabídce budou zobrazovat přímo tyto názvy, a snadněji tak získáte informaci o tom, podle kterého sloupce bude řazena. Proto je psaní záhlaví doporučeno.

5. V poli Pořadí určete, zda se bude jednat o řazení vzestupné, nebo sestupné.

6. Klepněte na tlačítko OK – tabulka bude seřazena.

Druhou možností je kliknout v tabulce rovnou do sloupce, podle kterého chcete data seřadit a následně vybrat na kartě Domů v příkazu Seřadit a filtrovat volbu Seřadit od A do Z nebo Seřadit od Z do A. Stejné příkazy pak najdete i na kartě Data ve skupině příkazů Seřadit a filtrovat

165.     Jak seřadit data podle více kritérií?

V některých tabulkách se může stát, že bude několik položek v tabulce shodných (například se vyskytne několik stejných jmen nebo příjmení). V takovém případě Excel neví, jak má shodné položky seřadit, a proto je dobré při nastavování řazení přidat další řazení pomocí tlačítka Přidat úroveň. Tyto další úrovně se při řazení stanou aktivními právě tehdy, pokud v předchozím řazení Excel nalezne stejné hodnoty. Pokud bude několik řádků v seřazovaném sloupci shodných, aktivuje Excel druhou úroveň řazení. Kdyby se náhodou stalo, že i druhý sloupec bude obsahovat shodné položky, pak Excel aktivuje případně zadanou třetí podmínku atd.