Používáme OneDrive - 1. díl

Úvod

Se stále větší popularitou a rozšířením služeb internetu dochází také ke změnám ve způsobu práce a ukládání souborů a složek. Již dávno jsou minulostí diskety a disketové mechaniky a také CD a DVD mají svoje nejlepší doby již za sebou. V současnosti se zájem uživatelů přesouvá na dvě základní technologie – externí paměťová zařízení a internetová úložiště. V případě externích úložišť se pak nejčastěji používají USB flash disky nebo externí pevné disky, nabídka internetových úložišť je také poměrně pestrá. Pojďme se společně podívat na to, jak se používání jednotlivých úložišť vyvíjelo a co vedlo/vede k jejich zániku.

Datová úložiště

Diskety – jejich největší nevýhodou byla malá kapacita a poměrně velká náchylnost na mechanické nebo magnetické poškození. Kromě nejrozšířenějších 5,25palcových a zejména 3,5palcových disket s kapacitou 1,44 MB existovaly i další varianty této technologie, např. LS120 nebo LS240, které ale nebyly zpětně kompatibilní se stávajícími mechanikami, a proto nebyly tak rozšířené. Pokud bych měl nalézt alespoň jednu podobnou technologii, která se klasickým disketám stala částečnou konkurencí, určitě by to pak byly ZIP disky s kapacitou 100 MB, 250 MB a 750 MB. I u nich bylo zapotřebí řešit využívání přes novou mechaniku, která se však dodávala i v externí variantě a byla relativně rozšířená, protože stávající kapacity klasických disket začaly být silně nedostačující, a jejich jasný nástupce byl v nedohlednu.

CD/DVD/Blu-ray – technologie CD byla vyvinuta společností Sony v roce 1981 a přinesla na poměrně dlouhou dobu řešení pro uživatele hledající relativně odolné médium s vysokou kapacitou a rychlým čtením dat. Do té doby téměř neuvěřitelných 650MB (resp. 700MB) postačovalo téměř každému a dlouho to nevypadalo, že se bude hledat nástupce. Nicméně po čase přišla doba digitálního videa o vysoké kvalitě, tudíž i větší velikosti souborů. Najednou se stávalo, že uživatelé měli na výběr mezi nižší kvalitou filmu na jednom CD nebo vyšší kvalitou na větším počtu nosičů, což nebylo zcela ideální. To měl vyřešit DVD disk, který se svou standardní kapacitou 4,7 GB plně vyhovoval. A to existují i oboustranné a dvouvrstvé varianty, které možnou záznamovou kapacitu několikanásobně zvyšují. U těchto optických médií se postupem času stávala nevýhodou jejich větší fyzická velikost či ne pro každého uživatele zrovna snadný způsob zápisu dat. Podobně jako si velká část uživatelů myslela, že kapacita CD a později i DVD bude stačit, příchod FullHD televizorů, monitorů, a tím i FullHD filmů a počítačových her, velmi rychle ukázal, že tomu tak být nemusí. Bohužel zde přechod na novou technologii nebyl tak jasný a hladký, jako tomu bylo u CD a DVD. 

Producenti záznamových médií se rozdělili na dvě skupiny, kdy každá z nich preferovala a podporovala svůj standard: HD-DVD a Blu-ray. Po několika měsících poměrně zbytečných dohadů a průtahů se nakonec oficiálním nástupcem DVD stal Blu-ray disk s kapacitou 25 GB, resp. 50 GB. Protože ale pro většinu PC uživatelů jsou takové kapacity z hlediska využití zbytečné, zaměřil se na Blu-ray zejména filmový průmysl, který ho dokázal díky celovečerním FullHD filmům využít. Nicméně už v tomto momentě byla poměrně dlouho ve vzduchu otázka: „Kam dál?“ Bude nutné za pár let vymýšlet další nové médium? A proto se pozornost čím dál více zaměřovala na internet, který je z hlediska kapacity neomezený a jeho výhodou je okamžitý přenos dat k uživateli bez nutnosti zakoupení fyzického média.

USB flash disky – tato paměťová zařízení si od počátku získávala velkou popularitu a stala se nepsaným nástupcem klasických disket, avšak oproštěného od všech jejich neduhů. USB flash disk dnes připojíte ke všem počítačům a notebookům, ke všem novějším televizorům, dokonce i k projektorům. Jejich poměrně vysoká přenosová rychlost a stále vzrůstající kapacita a snižující se cena za GB prostoru z nich udělaly velice populární médium, které má dnes téměř každý uživatel. Zejména menší kapacita byla důvodem, proč někteří uživatelé dávali při archivaci a zálohování dat přednost externím diskům, ale dnes, kdy je možné si pořídit flash disk o kapacitě několika stovek GB dat, je toto rozhodování téměř bezpředmětné. Sice jsou při stejné velikosti pevné disky o něco levnější, ale vzhledem k jejich rozměrům, k mechanickým vlastnostem a možnosti fyzického zničení jsou téměř všechny trumfy na straně flash disků.

Shrnu-li vše do jedné věty: záznamová média se postupně vyvinula tak, že uživatelé pro své lokální zálohy používají nejčastěji USB flash disky a nově i služby internetových úložišť. Jedním z nejpopulárnějších je právě služba OneDrive. Jedná se o nový název populární služby SkyDrive. Společnost Microsoft totiž z důvodu určitých licenčních sporů byla nucena službu SkyDrive přejmenovat. Stalo se tak v únoru roku 2014, kdy došlo k přejmenování služby a zároveň představení několika novinek. OneDrive již několik let nabízí zcela zdarma pro většinu uživatelů dostačující kapacitu 7 GB prostoru a využívají ji stovky milionů uživatelů po celém světě. Dalo by se říci, že OneDrive je váš flash disk připojený do internetu s možností čtení a zápisu dat z jakéhokoliv počítače připojeného na internet. OneDrive můžete používat nejenom jako úložiště pro přenos dat z jednoho počítače do druhého, ale také jako svoje osobní úložiště pro zálohování a archivaci dat či tvorbu fotogalerií.

Historie služby OneDrive

Historie služby OneDrive (resp. z pohledu názvu jejího předchůdce) sahá do roku 2007, kdy byla služba představena širší veřejnosti. Během své historie se úložná kapacita služby několikrát zvětšila až na současných 7 GB. Postupem času také dostávala nové a nové funkce, mezi ty nejužitečnější patří zejména Office Online nebo synchronizační aplikace. Velkou výhodou takového online úložiště je bezesporu fakt, že jakmile je do úložiště naprogramována nějaká nová funkce nebo vlastnost, je ihned dostupná desítkám milionů uživatelů služby OneDrive bez nutnosti jakékoliv lokální aktualizace nebo instalace.
Práce v prostředí OneDrive

Pro využívání služby OneDrive (a obecně jakýchkoliv služeb od společnosti Microsoft) je zapotřebí mít účet Microsoft. Pokud např. používáte zdarma dostupné emailové řešení Outlook, přihlašujete se do Windows 8 pomocí online účtu apod., tak již tento účet Microsoft máte. Nicméně jestliže jej nemáte, je možné si jej vytvořit během pár minut, a to zcela zdarma. Výchozí stránkou pro službu OneDrive je www.OneDrive.com, kde se v pravé části stránky můžete do služby se svým existujícím Microsoft účtem přihlásit.

Nachází se zde ale také možnost vytvoření a zaregistrování nového účtu. Během klasického registračního procesu máte možnost si Microsoft účet vytvořit a získat tak účet pro všechny služby společnosti Microsoft. Po vytvoření účtu se vám ihned zobrazí pracovní prostředí služby OneDrive.

Ať se přihlásíte se svým existujícím Microsoft účtem nebo jste si právě vytvořili nový, po prvním přihlášení do služby OneDrive jsou ve výchozím stavu připraveny čtyři položky: Soubory, Nedávné, Všechny fotky a Sdílené. Jak již název napovídá, první tři jsou určeny pro vaše soubory, čtvrtá poté pro soubory, které chcete sdílet s ostatními. Velkou výhodou složek ve OneDrive je fakt, že každá z nich může mít nastaven zcela jiný způsob oprávnění a přístupů. V rámci svého prostoru tak můžete mít zcela oddělená svoje soukromá a veřejná (sdílená) data. Také výchozí počet složek není pochopitelně neměnný.

Složky

Vytvoření nové složky

Jestliže budete potřebovat vytvořit novou složku, můžete tak učinit pomocí odkazu Vytvořit - Nová složka v horní části obrazovky. Zobrazí se dialogové okno, do kterého stačí zadat název složky a název potvrdit stiskem klávesy Enter.

Přejmenování, přesunutí a odstranění složky

V případě, že budete kdykoliv v budoucnu potřebovat změnit název složky, je tak možné učinit dvěma způsoby. Prvním z nich je klepnutí pomocí pravého tlačítka myši na název složky, kde si ze zobrazené nabídky vyberete potřebný příkaz Přejmenovat. Druhým způsobem je výběr zaškrtávacího pole před složkou (případně v pravém horním rohu složky – záleží na způsobu nastavení zobrazení) a vybrání příkazu Správa – Přejmenovat ze zobrazené nabídky v horní části obrazovky. Kromě přejmenování můžete složky přesunout na jiné místo v rámci svojí adresářové struktury, případně ji i odstranit. 

Práce s více složkami

Pokud označíte postupem z minulého odstavce více složek, nabídka možných operací se zúží, což je vzhledem k povaze ostatních, nyní již skrytých příkazů, pochopitelné.

Sdílení složek

Někteří uživatelé využívají OneDrive pouze jako své osobní úložiště a archiv dat. Nicméně je mnoho těch, kteří OneDrive používají i pro sdílení dat s vybranými přáteli nebo se širokou veřejností. Právě pro ně je pak určena možnost sdílení. Nastavení sdílení složky můžete provést buď opět přes nabídku po stisknutí pravého tlačítka myši, nebo v pravé části okna po výběru složky pomocí zaškrtávacího pole. V nově zobrazené nabídce máte několik možností, jak složku sdílet.

Pozvat lidi - pomocí této funkce máte možnost odeslat zadanému příjemci odkaz na složku, kterou chcete sdílet. Zpřístupnění této složky je možné pouze pro čtení nebo i pro zápis. Pokud chcete tyto vlastnosti upřesnit, klepněte na položku Příjemci můžou jenom zobrazit obsah v dolní části okna, aby příjemce mohl složku upravovat, zaškrtněte volbu Příjemci mohou upravovat. Taktéž je možné nastavit, aby se před prohlížením nebo úpravou složky museli uživatelé přihlásit

Získat odkaz – další možnosti sdílení složky nabízí funkce pro získání odkazů na danou složku. S těmito odkazy si pak můžete dělat, co chcete, resp. je předat příjemcům jakýmkoliv komunikačním kanálem, který používáte, např. Skype a další. Tato varianta sdílení nabízí uživatelům tři možnosti, jaký odkaz lze vygenerovat. První vygenerovaný odkaz slouží pouze pro zobrazení obsahu složky, druhý pro zobrazení a možnosti úprav a třetí umožní všem uživatelům vidět, jaká data sdílíte. Po nastavení sdílení je možné zkontrolovat a nastavit přidělená oprávnění v pravé části okna v nabídce Sdílet. Zde je možné kromě prohlédnutí seznamu oprávněných osob a vygenerovaných odkazů pomocí tlačítka Odebrat odkaz daná oprávnění a vygenerované platné odkazy odebrat. A pokud máte nasdílenou složku pro konkrétního uživatele, je možné v rozbalovací nabídce změnit úroveň jeho oprávnění pro vámi sdílenou složku. Primárně vygenerované odkazy jsou poměrně dlouhé a nepříliš vhodné pro publikování do příspěvků blogů, komentářů apod. Proto je možné je za pomoci tlačítka Zkrátit odkaz upravit do přijatelnější podoby.

Použití odkazu na složku

Aby bylo možné dát v případě potřeby veřejnosti přístup na sdílené složky v rámci vaší služby OneDrive, je vhodné si vygenerovat odkaz v takovém stylu, který je možné vložit do HTML kódu webové stránky. Pak je takový odkaz na stránce reprezentován symbolem složky a po klepnutí na něj uživatelé uvidí obsah této složky, přičemž platí, že soubory v dané složce mají nastavena stejná oprávnění jako složka, v níž se nacházejí. To je možné provést za pomoci příkazu Vložit a následného klepnutí na tlačítko Generovat.

Stažení složky do počítače

Jedním z příkazů, který je možné po klepnutí pravým tlačítkem na složku využít, je příkaz Stáhnout. Ten vám umožňuje stáhnout si celou složku ve formátu ZIP na váš lokální počítač. To je výhodné v případě, že potřebujete mít kopii celé složky u sebe a složka obsahuje více souborů. Tímto příkazem tak stáhnete celou složku, ať obsahuje jeden nebo 100 souborů. V případě, že je složka prázdná, se pochopitelně tento příkaz v kontextové nabídce nezobrazuje.

Podrobné informace o složce

Ve službě OneDrive je možné také na jednom místě nalézt kompletní informace o vybrané složce. Stačí, když si zobrazíte podokno podrobností a to klepnutím na poslední ikonu možností zobrazení v pravé horní části okna.

V tu chvíli se v pravé části stránky zobrazí podrobné informace o složce, jako jsou např. datum poslední změny, kdo ji vytvořil, velikost a typ složky. Zejména typ složky stojí za vaši pozornost, protože se jedná o údaj, který je možné změnit. Ve službě OneDrive se totiž obecně pracuje se dvěma typy složek – Dokumenty a Obrázky

Někdy se totiž může stát, že vámi přidaná složka obsahuje kromě fotek i datové soubory a pak se přiřadí do jiné skupiny, než potřebujete. Právě proto je možné zvolením typu složky rozhodnout, zda bude složka zařazena do Dokumentů nebo Obrázků.

Zobrazení složek

Soubory a složky uložené na OneDrive je možné si nechat zobrazit dvěma způsoby. Tím prvním je tzv. zobrazení podrobností, ve kterém vidíte seznam složek, datum její poslední změny, stav sdílení a velikost. Druhým typem je pak zobrazení miniatur, ve kterém jsou adresáře vidět jako dlaždice a pokud se v některé složce nachází nějaký obrázek, uvidíte jej jako miniaturu složky. Navíc se tyto obrázky dynamicky mění. Zajímavostí je, že zobrazení náhledu funguje např. i na dokumenty sady Office, takže aniž byste otevřeli nějaký dokument vytvořený např. ve Wordu, na náhledu vidíte alespoň jeho hrubý obsah.