333 tipů pro Microsoft Office 2016 (141-145)

141.     Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě?

K této operaci využijeme funkce MIN a MAX, které slouží k určení minimální nebo maximální hodnoty ze seznamu buněk.

1. Nastavte se do buňky, v níž bude vzorec (a tedy i výsledek) umístěn.

2. Na pásu karet na kartě Domů ve skupině Úpravy klepněte na šipku u symbolu Sumy.

3. Excel zobrazí nabídku, ze které se běžně klepnutím na položku Další funkce můžete dostat do seznamu všech funkcí. Ovšem v tomto případě (v případě funkce MAX a MIN) je možné tyto funkce aktivovat přímo z nabídky. Stačí klepnout na položku Maximum nebo Minimum.

4. Excel označí přímo v tabulce do bloku ty buňky, které jsou podle logiky Excelu připraveny k provedení funkce (tzn., že v těchto buňkách bude provedeno vyhledání nejmenší nebo největší hodnoty). Pokud Excel označil buňky správně, můžete přejít k dalšímu kroku.

Pokud ovšem Excel označil buňky nesprávně, je nutné je ručně označit. To provedete tak, že prostě a jednoduše označíte do bloku ty buňky, z nichž má být spočítáno maximum nebo minimum.

Určitou zvláštností při této operaci je, že se buňky budou označovat bloku.

6. Po správném označení buněk stiskněte klávesu Enter.

Tím je funkce (např. MAX) zadána. Ze seznamu označených hodnot bude po aplikaci funkce MAX zobrazeno nejvyšší číslo.

Stejně jako funkci MAX můžete vytvořit funkci MIN. V kroku č. 3 tak zvolíte namísto položky Maximum položku Minimum.

142.     Jak vypočítat průměrnou hodnotu?

Průměr ze zadaných hodnot lze spočítat stejným způsobem jako v předchozím tipu, pouze s tím rozdílem, že v rozbalené nabídce funkcí vyberete funkci Průměr.

143.     Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?

Také tato funkce se nachází v kontextové nabídce předchozích dvou tipů a nazývá se Počty. Jak již z názvu tipu vyplývá, funkce zobrazí ze zadané oblasti počet buněk, ve kterých se nachází nějaká číselná hodnota, ale buňky, v nichž se textová hodnota nachází, nezapočítává.

144.     Jak zjistit počet neprázdných buněk?

Někdy je ale zapotřebí zjistit počet neprázdných (vyplněných) buněk, nezávisle na tom, v jakém formátu či podobě se v tabulce nacházejí. K tomuto zjištění je nejjednodušší označit požadovanou oblast a ve stavovém řádku v dolní části obrazovky se podívat na hodnotu Počet. Pokud byste chtěli tuto funkci využít ve vzorcích, jmenuje se POČET2.

145.     Jak prohledat sešit?

K vyhledání údajů napříč sešitem slouží příkaz Najít. Pomocí něj lze požadovaný údaj najít jak v textové buňce, tak v číselné buňce nebo i ve vzorci.

1.       Na pásu karet klepněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy na příkaz Najít a vybrat. V případě, že máte radši klávesové zkratky, využijte Ctrl+F.

2.       Následně v rozevřené nabídce klepněte na položku Najít.

3.       Excel zobrazí okno Najít a nahradit. Sem napište slovo nebo číslo, které potřebujete najít. Slovo nebo číslo nemusí být kompletní. Stačí jakákoliv jeho část (například „Srp“ místo „Srpen“ nebo „183“ místo „251836“). Čím kompletněji bude řetězec zadán, tím přesněji bude samozřejmě text vyhledán. Nyní můžete klepnout na tlačítko Najít další a řetězec bude vyhledán.

Pokud chcete vyhledávání nastavit detailněji a zpřesnit tak vyhledané výsledky, můžete tak učinit klepnutím na tlačítko Možnosti. V tomto případě tedy nepostupujte podle kroku č. 3 klepnutím na tlačítko Najít další, ale takto:

1.       Zobrazí se „druhá“, dosud skrytá část okna Najít a nahradit s rozšířenými možnostmi hledání. Podle toho, zda si přejete hledat po řádcích, nebo sloupcích, vyberte odpovídající položku v rozevírací nabídce Hledat. Tato volba má význam zejména u rozsáhlejších tabulek, u nichž lze předpokládat, v jaké části pravděpodobně hledaná hodnota bude, a podle toho alespoň částečně hledání nasměrovat. Pochopitelně v obou případech nastavení dojde k prohledání kompletně celého listu.

2.       V rozevírací nabídce Oblast hledání vyberte jednu z možností – Vzorce, Hodnoty, Komentáře. Pokud zvolíte Vzorce, bude hledání probíhat v celé tabulce, ale nebude se vztahovat na výsledky vzorců. Tedy pokud budete hledat číslo „50“ a výsledek nějakého vzorce bude právě „50“, pak toto číslo nebude nalezeno, na druhé straně ale budou prohledávány řetězce vzorců, tzn. slova jako „SUMA“ apod. Pokud naopak zvolíte položku Hodnoty, nebude prohledáván řetězec vzorce, ale jeho výsledek. I v tomto případě bude prohledáván celý zbytek tabulky. Volba Komentáře se prakticky nepoužívá.

3.       Podle potřeby můžete označit zatržítka Rozlišovat malá a velká písmena a Pouze celé buňky. Jejich zatržení ovšem nedoporučujeme, protože zužují kritéria vyhledávání. Zatržítko Rozlišovat malá a velká písmena způsobí, že hledaný řetězec bude muset velikostí písmen přesně odpovídat zadání v dialogu Najít. Pokud bude označeno zatržítko Pouze celé buňky, pak bude muset zadání hledaného řetězce odpovídat obsahu celé hledané buňky, nebude tedy možné na základě části řetězce vyhledat kompletní buňku.

4.       Po zadání a nastavení všech potřebných parametrů klepněte na tlačítko Najít další. Bude-li požadovaný řetězec (slovo nebo číslo) nalezen, Excel se na něj postaví kurzorem. Následně je možné znovu klepnout na tlačítko Najít další a hledání bude pokračovat ve zbytku tabulky. Jestliže ale Excel požadovaný řetězec nenalezne, zobrazí informační hlášení, že nemůže najít požadovaná data, která byla předmětem hledání.