Jak mít na online hodině klid? Vypněte mikrofony natvrdo.

Možných problémů a nevhodných situací, které mohou při online hodině nastat, je opravdu hodně. Jednou z nich je, že si studenti nevypnou mikrofony a je v rámci vašeho výkladu slyšet i to, co by nemělo. Což o to, v Teamsech je od začátku funkce Ztlumit všechny, která  zajistí, že všichni studenti budou mít vypnutý mikrofon, ale jen do doby, než si ho opět (ať již úmyslně nebo neúmyslně) zapnou.

Proto je nyní možné si při plánování schůzky nastavit, že studenti si sami nebudou moci ztlumený mikrofon zapnout. O tom, jak moc je to z pohledu distanční výuky vhodné, nechme stranou. Nebojte, v rámci hodiny můžete toto omezení vypnout. Anebo naopak, pokud na to před začátkem hodiny zapomenete, lze toto nastavení vyvolat i během online výuky. Jak tedy na to? 

Po naplánování schůzky si otevřete znovu vytvořenou událost a klepněte na tlačítko Možnosti schůzky. V nově zobrazeném okně, které již asi znáte, vypněte položku Povolit účastníkům zrušit ztlumení. 

A jak to vypadá nastavení v samotné hodině? Stačí klepnout na tři tečky v nabídce Zobrazit účastníky a klepnout na volbu Nepovolit účastníkům zrušení ztlumení. A naopak, pokud ho již máte aktivní a chcete studentům povolit zapnutí mikrofonu, je možné to udělat opět na stejném místě. A pokud chcete, můžete dokonce nechat vypnutou natvrdo celou třídu a povolovat zapnutí jen vybraným účastníkům.

Jak si vytisknout kvíz z Microsoft Forms?

Možná si říkáte, co to je za nadpis článku, když přece kvíz nebo formulář v Microsoft Forms je online stránka zobrazená v prohlížeči a jako takovou ji lze přece bez problému vytisknout, třeba přes univerzální zkratku Ctrl + P. To sice ano, ale standardně se vám vytisknout i všechny ty nevhodné věci okolo. Pokud chcete si vytisknout čistý formulář, nebylo to dřív tak snadné. Ale to je minulostí, protože do Forms přibyla možnost (a nutno podotknout, že učiteli velice žádaná) právě na vytištění samotného čistého testu. Nyní si tedy můžete jakýkoliv formulář nebo kvíz vytisknout prázdný a to přes Další nastavení formuláře (tři tečky) a volbu Tisk formuláře. 

Jak v Microsoft Forms zapisovat chemické vzorce?

To, že Microsoft Forms mají poměrně silnou podporu pro matematiku, asi víte. Pokud ne, doporučuji vám si přečíst můj článek Microsoft Forms - písemky, co se nově vytváří samy A tak bylo jen otázkou času, než se ozvou (a zcela oprávněn) učitelé dalšího předmětu, který pracuje se speciálními symboly a tím jsou chemické vzorce. Přímo ve Forms žádná speciální podpora pro chemii sice není, ale to neznamená, že tam nejdou chemické vzorce napsat. Forms mají totiž takovou jednu lehce skrytou funkci a to, že umí zpracovat zadání otázky v HTML kódu. Vyučující chemie nebojte, nebudete se učit tvořit webové stránky, jen je potřeba znát jeden speciální zápis, pomocí kterého dosáhnete kýženého cíle, tj. dolního indexu.

Pokud chcete zapsat dolní index, stačí před dané číslo napsat _{a za toto číslo}. Správně zapsaná kyselina sírová pak bude vypadat takto: H₂SO₄. Je zřejmě, že ručně vypisovat takto každý počet prvků je dost zdlouhavé a ve výsledku nereálné, ale pro ulehčení lze využít jakýkoliv HTML online editor, například tento, celou otázku tam jednoduše napsat (nebo třeba zkopírovat z již vytvořeného wordovského dokumentu) a následně zkopírovat vygenerovaný "kódovaný" text do Forms. 

Jen pozor, nekopírujte do Forms počáteční a koncové značky <p> a </p>. 

A pokud potřebujete, tyto možnosti kódování je možné použít i v samotných odpovědích, takže můžete naopak využít otázku typu: Jaký vzorec má kyselina sírová a jednotlivé vzorce mít pak v konkrétních volbách odpovědí. 

Jak vytvořit správně online rodičák?

Blíží se doba rodičovských schůzek a mnoho škol se rozhodlo je udělat online. A tak se dnes podíváme na to, jak takový online rodičák správně vytvořit. Není na tom nic náročného, jen je potřeba dodržet pár pravidel.

Nejsnazším způsobem je prostě v Teamsech si otevřít v levém menu položku Kalendář, kliknout na den a čas plánovaného rodičáku a vyplnit požadované údaje. Doporučuji zejména pro ty rodiče, pro které je to první setkání s online formou, do zprávy v dolní části napsat doplňující informace. Pak již stačí přidat mailové adresy rodičů do pole Přidat povinné účastníky a rodiče jsou pozváni.

Tento zdánlivě snadný a neškodný postup má ale dvě úskalí. Zaprvé silně doporučuji po odeslání schůzky (teprve v ten moment se skutečně vytvoří) se vrátit do události a klepnout na položku Možnosti schůzky. Zde si totiž můžete následně upravit, zda rodiče budou muset počkat v "předsálí" schůzky, než je vpustíte dovnitř a především si ale nastavíte, že můžete prezentovat pouze vy. Jinak se vám může stát, jako se stalo už u mnoha takto špatně nastavených online hodin, že účastníci převezmou "nadvládu" nad hodinou a asi žádný učitel nechce být (ani online) vyhozen z rodičáku své třídy :)

Druhým zádrhelem může být (a z ohlasů škol je to opravdu tak), že u takto poslané schůzky si vidí všichni navzájem emailové adresy. Což asi pochopitelně také nechcete. Cesty, jak to vyřešit, jsou dvě.

Varianta 1

Odkaz, který se vám v rámci schůzky vytvořil (to je ten text s nápisem Připojit se ke schůzce přes Microsoft Teams) můžete totiž vzít, zkopírovat a použít kdekoliv jinde a jak již asi tušíte, tím správným místem bude e-mail a v něm funkce skryté kopie. 

Varianta 2

Druhá varianta je kombinací toho nejlepšího z obou předchozích postupů (vytvoření schůzky v Teams a poslání ve formě skryté kopie).  Plánovat online schůzky totiž můžete jak z aplikace Teams, tak i ze samotné aplikace Outlook, která se jak známo používá k e-mailové komunikaci, kalendářům, kontaktům apod. Pokud se totiž v Outlooku přepnete do kalendáře a kliknete na novou událost, máte zhruba uprostřed okna možnost vytvořit i zde Schůzku přes Teams.

To ale není pochopitelně všechno, po vyplnění všech údajů i e-mailových adres rodičů (nehledejte zde skrytou kopii) je potřeba kliknout v horní části okna na tlačítko Možnosti odpovědi, kde se nachází potřebná volba Skrýt seznam účastníků. Tímto postupem si tak snadno a rychle vytvoříte pozvánku na rodičovskou schůzku, aniž by účastníci navzájem viděli. Jen si samozřejmě nezapomeňte opět nastavit, kdo bude čekat v předsálí nebo kdo může prezentovat. Můžete to udělat rovnou nebo třeba hodinu před začátkem schůzky. 

I na tomto příkladu je snadno vidět, že je vhodné využívat kombinaci všech služeb v Office 365. Některé z těchto postupů, pokud používáte Office 365 + svou starou poštovní službu, nemusí fungovat. O tom, jak přejít na Office 365 i včetně pošty, jsem psal v článku Přejděte do Office 365 i s poštou, je to snadné (a důležité)

Přejděte do Office 365 i s poštou, je to snadné (a důležité).

V mnoha školách, ve velké části těch menších, se v posledních měsících zaváděla služba Office 365. Ať již s nějakou pomocí nebo bez, častým výsledkem bylo, že služba je sice ve škole zavedena, ale zatím bez e-mailu. Jak je to možné? Jaké jsou důvody?

Těch je několik:

• škola potřebovala rychle nástroj Teams a neměla čas na migraci e-mailů
• škola si zatím neuvědomuje zbytečné přihlašování do více služeb
• škola nemá nikoho, kdo by jí technicky s převodem e-mailů pomohl
• škola nechtěla během školního roku změnu e-mailových adres rešit

Ať byl důvod jakýkoliv, stovky škol teď skončily ve stavu, kdy sice mají zřízenou službu Office 365, včetně přidání domény, jejího ověření, nároku na akademické verze zdarma a vytvořené účty, ale pro poštu stále chodí do své staré poštovní schránky, nejčastěji ve tvaru např. zshornidolni@seznam.cz nebo reditelnaseskola@centrum.cz. A to samozřejmě není ideální jak z již zmiňovaného důvodu nutnosti přístupu do dvou služeb (Office 365 a jejich poštovní služba), tak i z pohledu bezpečnosti.

V tomto článku se tak budu zabývat touto konkrétní situací, kdy byl pro školu doposud dostupný, a škola komunikovala skrze jeden konkrétní poštovní účet, do kterého mělo přístup buď vedení nebo dokonce celý sbor. 

Není problém ve vytvoření nové schránky v Office 365 a začít ji hned využívat, ale pravděpodobně škola nebude chtít přijít o všechny doposud přijaté a odeslané emaily. Možnosti, jak provést migraci, jsou v zásadě dva.

Nejprve chci upozornit na to, že není ideální postup, že si škola přepošle všechny emaily ze staré schránky do nové. V doručené poště nové schránky pod Office 365 budou totiž všechny e-maily odeslané od starého školního účtu a ne od skutečného odesílatele, který kdysi zprávu do školy poslal.

Dejme tomu, že budu mít svůj starý účet karel.klatovsky@seznam.cz (kde jsou stovky a tisíce e-mailů) a nový, karel.klatovsky@modernizak.cz (která je zatím prázdná (ale není to podmínka)) a budu chtít převést e-maily ze staré schránky do nové.

Varianta 1

Škola má pořízenou a používá desktopovou (nainstalovanou) poštovní aplikaci Outlook, případně jinou. V ní si může přes tlačítko Přidat účet přidat starý (pokud ještě tak nemá) i nový účet (z Office 365) do této aplikace. Stav tedy bude takový, že v Outlooku budou přidané dva účty, podobně jako vidíte na obrázku.

Stačí přejít do Doručené pošty ve staré schránce, 1x kliknout na jakýkoliv e-mail a stisknout klávesovou zkratku Ctrl+A. Tím se označí VŠECHNY zprávy v doručené poště. Následně kdekoliv v označené (na obrázku šedé) oblasti, stačí stisknout a držet levé tlačítko myši a přetáhnout (tzv. drag and drop) všechny položky do složky Doručená pošta, ale té v novém účtu. 

Dle velikosti a počtu jednotlivých zpráv může chvíli trvat, než se e-maily překopírují do nového účtu, stav zpracování byste měli vidět v dolním stavovém řádku.

Varianta 2

Pokud z nějakých důvodů nechcete využít první variantu (nemáte desktopovou aplikaci nebo potřebujete migrovat víc e-mailových schránek), je možné využít přímo migrační nástroj v rámci Office 365, který umí převést i více schránek najednou - to se hodí v té situaci, kdy škola neměla pouze jednu emailovou schránku, ale každý učitel měl svou pracovní (ať již na Seznam.cz, Centrum.cz nebo jiných službách třeba u poskytovatele hostingu) a chce, aby každý z učitelů přechodem na Office 365 pochopitelně o své zprávy nepřišel. Takovou operaci může ale udělat pouze správce Office 365 a to takto:

1. Otevřete si ve Správci Office 365 (Microsoft 365 admin centru) - Zobrazit vše - Centra pro správu - Exchange - Příjemci - migrace 

2. Klikněte na tlačítko + a vyberte Migrovat do Exchange Online (to je poštovní služba v rámci Office 365) a ze zobrazené nabídky vyberte Migrace IMAP a klikněte na Další.

3. Nyní je potřeba nahrát soubor s informacemi o tom, z jaké a do jaké schránky se mají emaily stáhnout. Využívá se k tomu textový soubor, který si můžete vytvořit třeba v Poznámkovém bloku. Případně si můžete ukázkovou verzi stáhnout zde.