96. Jak vytvořit ohraničení stránky?
Ohraničení celé stránky je nutné provést pomocí okna Ohraničení a stínování a to následovně:
1. Na kartě Návrh
ve skupině Pozadí stránky klikněte
na příkaz Ohraničení stránky.
2. Word zobrazí okno Ohraničení
a stínování s aktivní záložkou Ohraničení
stránky. V levé části okna je pět způsobů ohraničení stránky. Co který typ
ohraničení provádí, je snadné zjistit již z jejich názvu.
3. Uprostřed okna lze nastavit styl čáry, pod ním pak barvu
a její šířku.
4. Rozevírací nabídka Efekt
dovoluje použít jako okraj i speciální symboly. Symboly u běžného dokumentu asi
nepoužijete, ale mohou se hodit například u různých návrhů plakátů, oznámení,
pozvánek na ples apod. Pokud vyberete některý z efektů, nastavení čar bude
ignorováno.
5. V pravé dolní části okna je ještě nutné pomocí rozevírací
nabídky Použít na: zvolit, zda bude
ohraničení použito na celý dokument, na celý aktivní oddíl, na první stránku
oddílu nebo na vše kromě první stránky oddílu.
6. Klikněte na tlačítko OK
– ohraničení se okamžitě projeví.
97. Jak vytvořit automatický obsah dokumentu?
Základním předpokladem pro správné vygenerování obsahu je
dobře upravený dokument. Jedná se zejména o použití stylů v dokumentu – Word totiž
generuje obsah podle stylů.
Princip generování obsahu je takový, že Word projde celý
dokument, zjistí, které texty jsou naformátovány styly Nadpis1 až Nadpis 9 nebo
styly na nich založenými, na které stránce se nacházejí, a podle toho
vygeneruje obsah. U složitějších dokumentů se používání stylů předpokládá,
nicméně pokud jste styly nepoužívali, můžete je aplikovat dodatečně.
Postup při generování obsahu z dokumentu tedy předpokládá,
že máte nadpisy a podnadpisy kapitol naformátovány pomocí stylů, a je
následující:
1. Nastavte kurzor tam, kde bude obsah začínat. Většinou je
to na začátku nebo na konci publikace a obvykle je obsahu vyčleněna samostatná
stránka.
2. Na pásu karet klikněte na kartu Reference a ve skupině Obsah
na příkaz Obsah.
3. Záložka Obsah
(stejnojmenného okna) nabízí několik šablon obsahu. Znovu připomínám, že obsah
bude vygenerován podle stylů. Lze tedy kliknout přímo na jednu ze zobrazených
šablon a Word podle ní automaticky vytvoří obsah celého dokumentu.
98. Jak vložit poznámku pod čarou?
Poznámku pod čarou vložíte k požadovanému slovu tak, že
dané slovo označíte do bloku a na kartě Reference
klepnete ve skupině Poznámky pod čarou na tlačítko Vložit poznámku pod čarou. Word automaticky k danému
slovu přiřadí číslo ve formátu horního indexu a v zápatí stránky vytvoří
místo pro vložení samotné poznámky. Číslování případných dalších poznámek pod
čarou probíhá automaticky a to jak v případě jejich přidání, tak i
odebírání.
99. Co je hromadná korespondence?
Dejme tomu, že budete chtít jeden dopis se stejným textem
poslat padesáti různým adresátům. Možná si řeknete, že stačí jeden dopis
vytisknout padesátkrát, vložit do obálek a odeslat na padesát adres. Aby to ale
nebylo tak jednoduché, budete chtít, aby na příslušném místě každého dopisu
(kam se obvykle píše adresa příjemce) byla jiná adresa. Vznikne tak padesát
dopisů se stejným textem, ale jinou adresou v hlavičce. Jak na to?
Právě pro tyto a podobné účely existuje velmi užitečná
funkce – Hromadná korespondence.
Jejím prostřednictvím je možné tisknout například hromadné
dopisy pokaždé s jinou adresou příjemce, dopisní obálky s odlišnou adresou,
adresní štítky podle zadaného vzoru ad. Toto se využívá například při
pozvánkách na různé společenské akce, reklamních nabídkách apod. Určitě znáte
situaci, kdy všem vašim sousedům v ulici přišel stejný reklamní dopis jako vám,
jen v něm byla jiná adresa. V žádném případě sekretářka dotyčné společnosti
nepsala tolik dopisů, kolik máte sousedů, ale napsala jeden jediný a pomocí
hromadné korespondence jej propojila s databází adres a vytiskla.
Co je potřeba pro to, aby mohla být použita hromadná
korespondence:
• Hlavní část dopisu nebo dokumentu musí být pro všechny
adresáty stejná.
• Databázi adres osob musíte mít k dispozici v elektronické
podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce Wordu, v databázi Accessu nebo v jiném
databázovém souboru. Využít lze i kontakty z aplikace Outlook. Ve firmách se nejčastěji
používají zmiňované databáze aplikace Access nebo Outlook.
Pokud máte obě výše uvedené podmínky splněny, je možné
postupovat dále takto:
1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například
databáze adres. Možností je např. vytvořit tuto databázi v prostředí Wordu, a
to formou běžné tabulky.
2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného vzorového
dokumentu. Vzorový dopis je běžný dokument jako každý jiný. V dokumentu se
předpokládá vynechané místo pro údaje načtené posléze z databáze.
3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového
dopisu. Pokud je vytvořen vzorový dopis a zároveň již existuje databáze, pak
již zpravidla víme, jaké položky z databáze budou v dopise použity, například
zda to bude jméno, příjmení, nebo i adresa atd. Tyto údaje (nebo spíše názvy
těchto položek) se speciálním postupem umístí do dokumentu.
4. Sloučení dat. Sloučení dat je poslední operace v procesu
hromadné korespondence. Dojde k spárování vzorového dopisu a údajů z databáze.
100. Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?
Ve Wordu lze slovníky nastavovat, a dokonce je možné, aby
pro každou část textu v dokumentu platil jiný slovník (například pro případ, že
by jeden odstavec v českém dokumentu byl citátem anglické knihy apod.).
1. Na stavovém řádku v dolní části aplikace klikněte na
název jazyka.
2. Zobrazí se okno Jazyk
se seznamem všech možných slovníků. Po instalaci je standardně nastaven výchozí
jazyk na češtinu.
3. Změnu provedete pouhým výběrem jazyka (tedy např. Angličtina)
a kliknutím na tlačítko OK.