333 tipů pro Microsoft Office 2016 (96-100)

96.     Jak vytvořit ohraničení stránky?

Word umí ohraničit celou stránku, a to i různými speciálními symboly.

Ohraničení celé stránky je nutné provést pomocí okna Ohraničení a stínování a to následovně:

1. Na kartě Návrh ve skupině Pozadí stránky klikněte na příkaz Ohraničení stránky.

2. Word zobrazí okno Ohraničení a stínování s aktivní záložkou Ohraničení stránky. V levé části okna je pět způsobů ohraničení stránky. Co který typ ohraničení provádí, je snadné zjistit již z jejich názvu.

3. Uprostřed okna lze nastavit styl čáry, pod ním pak barvu a její šířku.

4. Rozevírací nabídka Efekt dovoluje použít jako okraj i speciální symboly. Symboly u běžného dokumentu asi nepoužijete, ale mohou se hodit například u různých návrhů plakátů, oznámení, pozvánek na ples apod. Pokud vyberete některý z efektů, nastavení čar bude ignorováno.

5. V pravé dolní části okna je ještě nutné pomocí rozevírací nabídky Použít na: zvolit, zda bude ohraničení použito na celý dokument, na celý aktivní oddíl, na první stránku oddílu nebo na vše kromě první stránky oddílu.

6. Klikněte na tlačítko OK – ohraničení se okamžitě projeví.

97.     Jak vytvořit automatický obsah dokumentu?

Základním předpokladem pro správné vygenerování obsahu je dobře upravený dokument. Jedná se zejména o použití stylů v dokumentu – Word totiž generuje obsah podle stylů.

Princip generování obsahu je takový, že Word projde celý dokument, zjistí, které texty jsou naformátovány styly Nadpis1 až Nadpis 9 nebo styly na nich založenými, na které stránce se nacházejí, a podle toho vygeneruje obsah. U složitějších dokumentů se používání stylů předpokládá, nicméně pokud jste styly nepoužívali, můžete je aplikovat dodatečně.

Postup při generování obsahu z dokumentu tedy předpokládá, že máte nadpisy a podnadpisy kapitol naformátovány pomocí stylů, a je následující:

1. Nastavte kurzor tam, kde bude obsah začínat. Většinou je to na začátku nebo na konci publikace a obvykle je obsahu vyčleněna samostatná stránka.

2. Na pásu karet klikněte na kartu Reference a ve skupině Obsah na příkaz Obsah.

3. Záložka Obsah (stejnojmenného okna) nabízí několik šablon obsahu. Znovu připomínám, že obsah bude vygenerován podle stylů. Lze tedy kliknout přímo na jednu ze zobrazených šablon a Word podle ní automaticky vytvoří obsah celého dokumentu.

98.     Jak vložit poznámku pod čarou?

Poznámku pod čarou vložíte k požadovanému slovu tak, že dané slovo označíte do bloku a na kartě Reference klepnete ve skupině Poznámky pod čarou na tlačítko Vložit poznámku pod čarou. Word automaticky k danému slovu přiřadí číslo ve formátu horního indexu a v zápatí stránky vytvoří místo pro vložení samotné poznámky. Číslování případných dalších poznámek pod čarou probíhá automaticky a to jak v případě jejich přidání, tak i odebírání.

99.     Co je hromadná korespondence?

Dejme tomu, že budete chtít jeden dopis se stejným textem poslat padesáti různým adresátům. Možná si řeknete, že stačí jeden dopis vytisknout padesátkrát, vložit do obálek a odeslat na padesát adres. Aby to ale nebylo tak jednoduché, budete chtít, aby na příslušném místě každého dopisu (kam se obvykle píše adresa příjemce) byla jiná adresa. Vznikne tak padesát dopisů se stejným textem, ale jinou adresou v hlavičce. Jak na to?

Právě pro tyto a podobné účely existuje velmi užitečná funkce – Hromadná korespondence.

Jejím prostřednictvím je možné tisknout například hromadné dopisy pokaždé s jinou adresou příjemce, dopisní obálky s odlišnou adresou, adresní štítky podle zadaného vzoru ad. Toto se využívá například při pozvánkách na různé společenské akce, reklamních nabídkách apod. Určitě znáte situaci, kdy všem vašim sousedům v ulici přišel stejný reklamní dopis jako vám, jen v něm byla jiná adresa. V žádném případě sekretářka dotyčné společnosti nepsala tolik dopisů, kolik máte sousedů, ale napsala jeden jediný a pomocí hromadné korespondence jej propojila s databází adres a vytiskla.

Co je potřeba pro to, aby mohla být použita hromadná korespondence:

• Hlavní část dopisu nebo dokumentu musí být pro všechny adresáty stejná.

• Databázi adres osob musíte mít k dispozici v elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce Wordu, v databázi Accessu nebo v jiném databázovém souboru. Využít lze i kontakty z aplikace Outlook. Ve firmách se nejčastěji používají zmiňované databáze aplikace Access nebo Outlook.

Pokud máte obě výše uvedené podmínky splněny, je možné postupovat dále takto:

1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí například databáze adres. Možností je např. vytvořit tuto databázi v prostředí Wordu, a to formou běžné tabulky.

2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo jiného vzorového dokumentu. Vzorový dopis je běžný dokument jako každý jiný. V dokumentu se předpokládá vynechané místo pro údaje načtené posléze z databáze.

3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do vzorového dopisu. Pokud je vytvořen vzorový dopis a zároveň již existuje databáze, pak již zpravidla víme, jaké položky z databáze budou v dopise použity, například zda to bude jméno, příjmení, nebo i adresa atd. Tyto údaje (nebo spíše názvy těchto položek) se speciálním postupem umístí do dokumentu.

4. Sloučení dat. Sloučení dat je poslední operace v procesu hromadné korespondence. Dojde k spárování vzorového dopisu a údajů z databáze.

100.     Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?

Je logické, že pro každý jazyk musí mít Word vlastní slovník – databázi slov, podle kterých je pravopis kontrolován. Podle toho, který slovník (resp. která databáze) je právě aktivován, jsou slova podtrhávána.

Ve Wordu lze slovníky nastavovat, a dokonce je možné, aby pro každou část textu v dokumentu platil jiný slovník (například pro případ, že by jeden odstavec v českém dokumentu byl citátem anglické knihy apod.).

1. Na stavovém řádku v dolní části aplikace klikněte na název jazyka.

2. Zobrazí se okno Jazyk se seznamem všech možných slovníků. Po instalaci je standardně nastaven výchozí jazyk na češtinu.

3. Změnu provedete pouhým výběrem jazyka (tedy např. Angličtina) a kliknutím na tlačítko OK.