333 tipů pro Microsoft Office 2016 (321-325)

321.     Jak vytvořit nový kalendář?

Častou praxí bývá skutečnost, že uživatelé mají vytvořené např. dva kalendáře, jeden soukromý a druhý pracovní. Je to z toho důvodu, že pracovní mají nasdílen se spolupracovníky v zaměstnání a chtějí si tak oddělit privátní informace od pracovních.

Nový kalendář vytvoříte tak, že na kartě Složka ve skupině Nové klepnete na jedinou ikonu v této skupině – Nový kalendář. Stačí jen zadat název kalendáře a potvrdit stiskem OK. Nový kalendář je vytvořen, je barevně oddělen od prvního a pomocí zaškrtávacích polí si můžete zobrazit pouze jeden z nich nebo oba najednou, abyste mohli porovnat váš volný čas v soukromí s volným časem v práci.

322.     Jak nasdílet kalendář pro ostatní?

Velkou výhodou je možnost nasdílet kalendář i pro ostatní uživatele. Odpadají tak neustálé dotazy, zda v určitý čas máte volno, či nikoliv apod. Ostatní uživatelé se prostě podívají na váš nasdílený kalendář a mají jasno. Další výhodou je to, že si můžete zvolit úroveň podrobností, kterou ostatní uživatelé uvidí. Od všech detailů události ve vašem kalendáři až po prostou informaci, že v daný čas prostě nejste k dispozici. Nasdílet kalendář můžete pomocí tlačítka Sdílet kalendář ve skupině Sdílení na kartě Složka.

323.     Jak nastavit barvu kalendáře?

Každý kalendář, který máte v Outlooku vytvořen, má svou vlastní barvu a v odstínech této barvy jsou pak zobrazovány jednotlivé prvky kalendáře. Pokud chcete změnit barvu, kterou váš kalendář má, stačí na něj klepnout pravým tlačítkem myši a v nabídce vybrat položku Barva. Otevře se paleta barev, ze které si můžete vybrat novou barvu vašeho kalendáře.

 

324.     Jak nastavit časový překryv kalendářů?

Pokud máte víc jak jeden kalendář, je možné si je nechat zobrazit vedle sebe. Pak jednoduše vidíte oba najednou a můžete porovnávat, zda daný den máte jak z pracovního, tak soukromého hlediska volno apod. Nicméně v Outlooku je ještě jedna, vhodnější volba a tou je možnost překryvu kalendářů přes sebe. Díky barevnému odlišení máte ale i nadále přehled o tom, jaké akce jsou z jakého kalendáře, a navíc máte události jednoho dne vždy u sebe. Stačí, když klepnete pravým tlačítkem myši na vybraný kalendář a z nabídky vyberete příkaz Překryv.

 

325.     Jak nastavit výchozí čas upozornění na událost?

Ve výchozím nastavení je čas pro zobrazení upozornění na blížící se událost v kalendáři nastaven na 15 minut. Pro ty uživatele, kteří nemají naplánovaný den minutu po minutě, by bylo možná vhodnější mít upozornění ve větším předstihu. To se sice dá u každé vytvářené události změnit, ale činit tak pokaždé je poměrně obtěžující. Proto je možné v nabídce Soubor – Možnosti – Kalendář v sekci Možnosti kalendáře nastavit, jaký bude výchozí čas připomenutí události. Na výběr jsou možnosti od 0 minut až po dva týdny předem.