333 tipů pro Microsoft Office 2016 (316-320)

316.     Jak nastavit automatické odpovědi?

Automatické odpovědi se využívají v případě, že předem víte, že budete mimo dosah vaší emailové schránky, a chcete dát případným odesílatelům tuto skutečnost vědět. Ve světě emailové komunikace se totiž považuje za jakési pravidlo či slušnost, že na email se odpovídá nejpozději do 2 pracovních dnů. Aby si tedy např. vaši obchodní partneři nemysleli, že se chováte neslušně (zatímco jste na dovolené), je možné nastavit právě automatickou odpověď pro všechny emaily doručené v termínu vaší dovolené. Tuto zprávu nastavíte v nabídce Soubor – Informace – Automatické odpovědi.

317.     Jak přidat událost do kalendáře?

Důležitou součástí aplikace Outlook, která z něj dělá mnohem více než jen obyčejného poštovního klienta, je funkce propracovaného kalendáře. Ten je také jedním z hlavních důvodů, proč je aplikace Outlook tak rozšířena ve firemním prostředí. Do kalendáře se dostanete po kliknutí na položku Kalendář v levém dolním rohu aplikace.

Zobrazí se náhled na měsíční kalendář a pro vytvoření nové události a její zápis do kalendáře můžete použít buď tlačítko Nová událost, které se nachází na kartě Domů ve skupině Nový, nebo poklepat v kalendáři na den, do kterého chcete událost přidat. Nyní jen stačí vyplnit informace o události a klepnout na tlačítko Uložit a zavřít. Událost je vytvořena a v kalendáři zobrazena.

 

318.     Jak vytvořit opakovanou událost?

Jak je vidět z předchozího tipu, vytvoření události je věc velice snadná. Jak ale postupovat v případě, kdy máte nějakou akci opakovaně? Může se jednat například o pravidelné pondělní porady nebo 12týdenní intenzivní kurz anglického jazyka. V tom případě je vhodné využít funkci opakování události. Otevřete si kalendář a zadejte novou událost. Před potvrzením této události ale klepněte na kartě Událost ve skupině Možnosti na tlačítko Opakování. Outlook zobrazí okno Opakovat událost, kde můžete zadat údaje o opakování události. V dolní části okna pak můžete nastavit rozsah opakování, tj. zda se bude opakovat do nekonečna, jestli má událost určitý počet opakování či den, kdy se událost opakuje naposledy. Po klepnutí na tlačítko OK se vrátíte do předchozího okna, kde se vytváří událost a po klepnutí na tlačítko Uložit a zavřít se vloží opakované události dle zadaného počtu/termínu do kalendáře.

 

319.     Jak vytvořit celodenní událost?

V kalendáři je také možné si vytvořit událost, která zabírá celý den. Není však nutné nastavovat čas začátku a konce události od 00:00 do 23:59, ale je možné využít vedle položek pro nastavení času události zaškrtávací pole Celý den. To označí událost jako celodenní a v takové podobě ji i zapíše do kalendáře. Tato volba je vhodná například v případě, že máte od 10 do 17 hodin schůzku na druhé straně republiky a nechcete ještě ručně přidávat před a po tomto záznamu v kalendáři několikahodinovou událost se jménem Cesta nebo Přesun apod. Vaši kolegové z práce, kteří mají nasdílený váš kalendář, by vás totiž mohli žádat třeba na 9 hodinu o schůzku.  Díky tomu, že vidí, že jste celý den zaneprázdněn, tak jistě činit nebudou.

320.     Jak zobrazit kalendář na den/týden/měsíc?

Dle počtu událostí, které máte v kalendáři zapsány, se může hodit změna zobrazení z měsíčního na týdenní, nebo dokonce denní. To využijete zejména tehdy, pokud máte v jednom dni více událostí najednou a měsíční pohled se vám zdá nedostačující. Změnu zobrazení provedete na kartě Domů ve skupině Uspořádat.