333 tipů pro Microsoft Office 2016 (191-195)

191.     Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce?

Občas může nastat situace, kdy potřebujete v tabulce prohodit řádky a sloupce, včetně příslušných dat. Představte si např. tabulku prodejů libovolného zboží, kde ve sloupcích jsou uvedeny roky a v řádcích jednotlivá města, kde se zboží prodává, a tuto tabulku potřebujete prohodit, tzv. transponovat. Ručně by to bylo velice obtížné, naštěstí v Excelu pro to existuje přímo funkce.

1.       Označte tabulku, kterou chcete transponovat a zkopírujte ji do schránky (např. pomocí Ctrl+C).

2.       Klepněte pravým tlačítkem na místo v sešitu, kam chcete vložit transponovanou tabulku, a z nabídky vyberte příkaz Vložit jinak.

3.       V zobrazeném okně zaškrtněte v pravém dolní části položku Transponovat a klepněte na tlačítko OK.

192.     K čemu slouží kontingenční tabulka?

Kontingenční tabulka je pokročilý nástroj aplikace Excel, se kterým běžný uživatel často do styku nepřijde, ale v případě potřeby nám dokáže velice podstatným způsobem usnadnit práci. Představte si tabulku, ve které máte ve sloupcích jména, příjmení, pohlaví, věk a vzdělání uchazečů. A vaším úkolem by bylo např. zjistit, kolik mužů má VŠ vzdělání nebo kolik žen SŠ. Bez kontingenčních tabulek by to byla práce na dlouhé (nejen) zimní večery. Funkci pro práci s kontingenční tabulkou najdete na kartě Vložení ve skupině Tabulky.

193.     Jak pracovat s tabulkou jako s databází?

Ačkoliv se v kancelářském balíku ve vybraných edicích Microsoft Office nachází přímo databázová aplikace (Access), je možné i v Excelu provádět základní databázové operace, a to zejména pomocí příkazů na kartě Data. Jedná se např. o řazení dat, filtrování dat apod. Aby bylo možné tyto (a další funkce) využívat, je nutné, aby vaše tabulka splňovala dva základní předpoklady:

1.       V tabulce dat nesmí být prázdný řádek. Pokud máte např. tabulku 500 zaměstnanců a mezi 5. a 6. zaměstnancem by byl prázdný řádek, databázové funkce budou jako s databází pracovat pouze s prvními 5 zaměstnanci.

2.       Silně doporučeno je, aby první řádek obsahoval tzv. záhlaví sloupců, tj. název, který reprezentuje, co je v kterém sloupci za údaj.

194.     Jak vytvořit rozevírací seznam?

V případě, že v Excelu vytváříte různé formuláře nebo dotazníky, se může hodit mít možnost vytvořit tzv. rozevírací seznam, který je pro uživatele mnohem přívětivější a jednodušší. Stačí, když si někde v sešitě (např. i na jiném listu) vytvoříte pod sebe seznam položek a v buňce, ve které má seznam být vytvořen, aplikujete z karty Data ze skupiny Datové nástroje položku Ověření dat. V zobrazeném okně stačí nastavit kritérium Seznam a zvolit, kde se nachází zdroj dat pro tento rozevírací seznam.

 

195.     Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců?

Excel disponuje předpřipravenými seznamy, mezi které patří např. i názvy dnů a měsíců. Pokud tedy potřebujete vytvořit tabulku, kde bude posloupnost těchto názvů, stačí do první buňky napsat první hodnotu dané posloupnosti a poté chytnou levým tlačítkem myši buňku za pravý dolní roh a táhnout požadovaným směrem. Seznam se již automaticky doplní a vytvoří.