301. Jak
zobrazit největší zprávy?
Pokud chcete pročistit emailovou schránku a odstranit
nepotřebné a zbytečně velké soubory, je možné všechny doručené zprávy seřadit
dle velikosti od největší po nejmenší. Je možné tak učinit ve vybrané složce
(např. Doručená pošta) klepnutím pravého tlačítka myši na položku Uspořádat
podle nad seznamem zpráv a ze zobrazené nabídky vybrat možnost Velikost.
Všechny zprávy se automaticky seřadí od největší po nejmenší, a tak máte
okamžitě přehled o tom, kteréže zprávy vám zabírají ve schránce nejvíc místa.
302. Jaká
je maximální velikost odeslané zprávy?
Maximální velikost přílohy v emailové zprávě je
v aplikaci Outlook 2016 nastavena na 20MB, což odpovídá zaběhnutým
pravidlům, že email není pro odesílání větších zpráv určen. V takových
případech použijte pro uložení tak velké přílohy raději některé
z internetových úložišť, např. OneDrive.
303. Jak
přidat emailu příznak pro zpracování?
V Outlooku je možné jednotlivých zprávám přidávat příznaky
důležitosti. Mnohem snáze tak zjistíte, jaké zprávy jsou nutné k vyřízení
co nejdříve, jaké již máte vyřízené apod. Stačí, když klepnete v seznamu
zpráv pravým tlačítkem myši na ikonku prázdné vlaječky a ze zobrazené nabídky
si vyberete příznak, který chcete zprávě přidělit. Zpráva se vám pak v ten
správný čas sama připomene, že je potřeba ji vyřídit.
304.
Jak dělit zprávy do
kategorií?
Kromě příznaků je možné zlepšit orientaci ve zprávách pomocí
kategorií. Jedná se o obdélník nacházející se vlevo od ikony vlaječky, který
může mít přiřazenou libovolnou barvou. Můžete si tak například nastavit, že pracovní
emaily budou červená kategorie, osobní zelená apod. Stačí, když opět kliknete
pravým tlačítkem myši na ikonu obdélníku a ze zobrazené nabídky si vyberete
barvu a typ kategorie. Pokud kliknete na položku Všechny kategorie, zobrazí se okno, v němž je vidět nejenom přehled
všech existujících kategorií, ale je zde také možnost kategorie vytvářet,
editovat, přejmenovávat a mazat.
305. Jak
vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?
Pravidla jsou důležitou součástí aplikace Outlook a většina
uživatelů, kteří s Outlookem dennodenně pracují a mají ho jako svůj
pracovní nástroj, by se z hlediska organizace a přehlednosti emailů bez
pravidel neobešla. Pomocí pravidel máte nespočet možností, jak se má zpráva na
základě nějaké podmínky chovat, resp. co s ní má aplikace Outlook provést.
Dejme domu, že byste chtěli oddělit emaily na základě odesílatele, a to tak, že
pokud vám bude psát nějaká konkrétní osoba (zde např. uživatel Jiří Chytil),
tak se má tento email automaticky přesunout ze složky Doručená pošta do předem vytvořené podsložky Jirka. Stačí, když si označíte zprávu od daného uživatele a na
kartě Domů ve skupině Přesunout kliknete na položku Pravidla a ze zobrazené nabídky si
vyberete volbu Vytvořit pravidlo. (případně
hned první položku určenou pro nejčastější pravidlo, přesun složky). Outlook
otevře okno Vytvořit pravidlo, kde
jsou zobrazeny nejčastější podmínky pro vytváření pravidel. Stačí tedy
zaškrtnout podmínku, na kterou je zpráva po doručení zkontrolována a zároveň
nastavit, co se má s danou zprávou při splnění podmínky stát. Po nastavení
podmínek a akcí dle vašich požadavků klepněte na tlačítko OK. Aplikace Outlook se vás dotáže, zda chcete spustit pravidlo i
pro již existující emaily. Pokud pole zaškrtnete, nově vytvořené pravidlo se
spustí a pokud nalezne jakoukoliv zprávu od uživatele Jiří Chytil, automaticky
ji přesune do složky Jirka. Pokud
volbu nepovolíte, pravidlo bude platné až pro všechny budoucí emaily.
Žádné komentáře:
Okomentovat