333 tipů pro Microsoft Office 2016 (291-295)

291.     Co je to funkce Než odešlete?

Funkce nazvaná Než odešlete je zajímavou vlastností aplikace Outlook, která však vyžaduje, aby váš poštovní server byl založen na Exchange Serveru 2010 a novějším a byla administrátorem povolena. Tato funkce umí ještě před samotným odesláním emailové zprávy zkontrolovat a upozornit na tyto chyby a stavy:

·         Zadaná špatná adresa příjemce

·         Příliš velká zpráva k odeslání

·         Adresát má plnou schránku

·         Příjemce má nastaveny automatické odpovědi (je na dovolené apod.)

Její konfigurace se provádí v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta, kde se zhruba v polovině nachází tlačítko Možnosti upozornění Než odešlete.

 

292.     Co to jsou rychlé kroky?

Rychlé kroky jsou novinkou od Outlooku 2010 a umožňují vám zautomatizovat a zrychlit nejčastější operace, které v Outlooku provádíte, a najdete je na kartě Domů ve skupině Rychlé kroky. Ve výchozím nastavení jsou k dispozici tyto rychlé kroky:

 

Předat nadřízenému - předá zprávu vašemu nadřízenému (za předpokladu, že používáte Exchange server, kde je možné tyto pracovní vztahy nastavit).

Týmový e-mail - předá zprávu ostatním členům vašeho týmu (za předpokladu, že používáte Exchange server, kde je možné tyto pracovní vztahy nastavit).

Hotovo - přesune zprávu do zvoleného adresáře a označí ji jako přečtenou.

Odpovědět a odstranit - otevře odpověď na zprávu a původní zprávu smaže.

Vytvořit nový – slouží k vytvoření nového rychlého kroku.

Správu rychlých kroků můžete provádět klepnutím pravého tlačítka myši na libovolný již vytvořený rychlý krok případně na symbol čtverečku v pravém dolním rohu skupiny příkazů Rychlé kroky.

293.     Jak nastavit upozornění na nový email?

Možnosti aplikace Outlook v oblasti upozorňování na nový email jsou opravdu pestré - od nepatrné změny ikony na hlavním panelu přes upozorňující okno doplněné o zvukovou výstrahu. Všechna tato nastavení se provádí v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta v sekci Doručení zprávy.

 

294.     Jak napsat nový email?

Tato operace je zcela jistě nejčastější, kterou budete v Outlooku provádět. Stačí v dolním levém rohu klepnout na položku Pošta (pokud tam již nejste) a v horní části pod tlačítkem soubor na kartě Domů na příkaz Nový e-mail. Otevře se nové okno pro jeho napsání, včetně položek pro adresu příjemce, předmět či text samotné zprávy. Případně lze využít klávesovou zkratku Ctrl + Shift +M, která otevře stejné okno z jakéhokoliv místa v aplikaci Outlook.

295.     Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?

I v Outlooku existují automatické opravy a kontrola pravopisu, a dokonce je možné si nechat zkontrolovat pravopis před samotným odesláním zprávy. Aby se tato činnost prováděla vždy a automaticky, je nutné zaškrtnout v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta sekce Vytváření zpráv položku Před odesláním vždy zkontrolovat pravopis.