Přejít na články
www.klatovsky.cz
TECHNOLOGIE V KAŽDODENNÍ PRAXI

333 tipů pro Microsoft Office 2016 (291-295)

291.     Co je to funkce Než odešlete?

Funkce nazvaná Než odešlete je zajímavou vlastností aplikace Outlook, která však vyžaduje, aby váš poštovní server byl založen na Exchange Serveru 2010 a novějším a byla administrátorem povolena. Tato funkce umí ještě před samotným odesláním emailové zprávy zkontrolovat a upozornit na tyto chyby a stavy:
·         Zadaná špatná adresa příjemce
·         Příliš velká zpráva k odeslání
·         Adresát má plnou schránku
·         Příjemce má nastaveny automatické odpovědi (je na dovolené apod.)
Její konfigurace se provádí v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta, kde se zhruba v polovině nachází tlačítko Možnosti upozornění Než odešlete.
 

292.     Co to jsou rychlé kroky?

Rychlé kroky jsou novinkou od Outlooku 2010 a umožňují vám zautomatizovat a zrychlit nejčastější operace, které v Outlooku provádíte, a najdete je na kartě Domů ve skupině Rychlé kroky. Ve výchozím nastavení jsou k dispozici tyto rychlé kroky:
 

Předat nadřízenému - předá zprávu vašemu nadřízenému (za předpokladu, že používáte Exchange server, kde je možné tyto pracovní vztahy nastavit).
Týmový e-mail - předá zprávu ostatním členům vašeho týmu (za předpokladu, že používáte Exchange server, kde je možné tyto pracovní vztahy nastavit).
Hotovo - přesune zprávu do zvoleného adresáře a označí ji jako přečtenou.
Odpovědět a odstranit - otevře odpověď na zprávu a původní zprávu smaže.
Vytvořit nový – slouží k vytvoření nového rychlého kroku.
Správu rychlých kroků můžete provádět klepnutím pravého tlačítka myši na libovolný již vytvořený rychlý krok případně na symbol čtverečku v pravém dolním rohu skupiny příkazů Rychlé kroky.

293.     Jak nastavit upozornění na nový email?

Možnosti aplikace Outlook v oblasti upozorňování na nový email jsou opravdu pestré - od nepatrné změny ikony na hlavním panelu přes upozorňující okno doplněné o zvukovou výstrahu. Všechna tato nastavení se provádí v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta v sekci Doručení zprávy.
 

294.     Jak napsat nový email?

Tato operace je zcela jistě nejčastější, kterou budete v Outlooku provádět. Stačí v dolním levém rohu klepnout na položku Pošta (pokud tam již nejste) a v horní části pod tlačítkem soubor na kartě Domů na příkaz Nový e-mail. Otevře se nové okno pro jeho napsání, včetně položek pro adresu příjemce, předmět či text samotné zprávy. Případně lze využít klávesovou zkratku Ctrl + Shift +M, která otevře stejné okno z jakéhokoliv místa v aplikaci Outlook.

295.     Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?

I v Outlooku existují automatické opravy a kontrola pravopisu, a dokonce je možné si nechat zkontrolovat pravopis před samotným odesláním zprávy. Aby se tato činnost prováděla vždy a automaticky, je nutné zaškrtnout v nabídce Soubor – Možnosti – Pošta sekce Vytváření zpráv položku Před odesláním vždy zkontrolovat pravopis.

Žádné komentáře:

Okomentovat

Poznámka: Komentáře mohou přidávat pouze členové tohoto blogu.

Přihlásit se k odběru: Komentáře k příspěvku (Atom)
O MNĚ
Karel Klatovský

Karel Klatovský

Specialista na umělou inteligenci ve veřejném sektoru, lektor a autor odborných knih

Věnuji se využívání umělé inteligence a digitálních technologií v každodenní práci. Ve společnosti Microsoft působím jako AI Workforce Specialist se zaměřením na veřejný sektor v České republice. Pomáhám organizacím a jejich zaměstnancům hledat konkrétní způsoby, jak využít AI při práci s dokumenty, informacemi, komunikací i běžnou administrativou. Do této práce přináším zkušenosti učitele, správce IT, autora odborných publikací a lektora.

Zkušenosti ze škol i mezinárodního prostředí

Jedenáct let jsem pracoval jako učitel a správce počítačové sítě. Působil jsem na střední škole a gymnáziu v Litoměřicích i na Univerzitě Jana Evangelisty Purkyně v Ústí nad Labem. Technologie jsem tak poznal při jejich správě i při každodenním používání ve výuce. Z této zkušenosti vycházím ve svých školeních a publikacích, ve kterých dávám prostor konkrétním postupům a situacím, s nimiž se lidé při práci skutečně setkávají.

V Microsoftu jsem se dlouhodobě věnoval vzdělávacím programům, podpoře škol a rozvoji digitálních dovedností. Moje působení přesáhlo české a slovenské prostředí, když jsem koordinoval aktivity v osmi evropských zemích. Získal jsem tak zkušenosti s různými vzdělávacími systémy i s tím, jak organizace zavádějí nové technologie a připravují na jejich používání své zaměstnance.

Umělá inteligence pro konkrétní úkoly

V současné práci se soustředím na Microsoft Copilot, Microsoft 365 a tvorbu vlastních AI agentů. V článcích a školeních ukazuji, jak si připravit podklady, zpracovat delší dokument, vytvořit prezentaci, přeložit text nebo sestavit asistenta pro opakující se úkoly. Věnuji se také personalizaci Copilotu a práci s vlastními materiály v Copilot Notebooks. Jednotlivé funkce vysvětluji na příkladech, které si můžete sami vyzkoušet.

Moje současné zaměření na veřejný sektor navazuje na dlouholetou práci s lidmi, kteří potřebují technologie používat při své profesi. Tomu odpovídají i materiály, které připravuji pro různé skupiny uživatelů. Na webu ai.klatovsky.cz postupně soustřeďuji praktické příručky pro školy, úřady, zdravotnictví, knihovny, firmy a neziskové organizace. Každá z těchto oblastí pracuje s jinými úkoly a potřebami, od přípravy výuky přes zpracování úředních podkladů až po komunikaci a organizaci práce.

Více než dvacet knih a učebnic

Jsem autorem a spoluautorem více než dvaceti knih a učebnic o informačních technologiích. Moje publikace se věnují systému Windows, aplikacím Microsoft Office a Microsoft 365 i zařízením Apple. Patří mezi ně příručky pro Word, Excel a PowerPoint, knihy o Windows nebo titul 250 tipů a triků pro iPad, iPhone a iPod. Píšu pro čtenáře, kteří chtějí najít srozumitelný postup a rovnou jej použít.

Na tuto autorskou práci navazuji publikací 133 tipů, jak využít AI (nejen) ve školství, kterou jsem zpřístupnil zdarma jako elektronickou knihu i webovou příručku. Obsahuje konkrétní náměty pro práci s umělou inteligencí a navazuje na moje předchozí sbírky tipů. Webovou podobu příručky si můžete přečíst v češtině, slovenštině a angličtině.

Školení, přednášky a vzdělávací akce

Své zkušenosti předávám prostřednictvím školení, workshopů, webinářů a konferenčních vystoupení. Přednášel jsem například na konferenci BETT v Londýně a na konferencích TechED v Amsterdamu a Barceloně. V průběhu své kariéry jsem získal odborné certifikace Microsoft Office Specialist Expert, Microsoft Certified Trainer, Microsoft Certified Educator a Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert.

Dlouhodobě se podílím na vzdělávacích akcích pro pedagogy, vedení škol a správce IT. Jsem spojený s Roadshow pro školy a s organizací Letní školy moderních učitelů. Vedle jednotlivých přednášek tak pomáhám vytvářet příležitosti k pravidelnému setkávání, výměně zkušeností a společnému zkoušení nových nástrojů.

Znalosti, které předávám dál

Na svém blogu www.klatovsky.cz více než deset let publikuji návody, komentáře a tipy k používání technologií. V posledních letech se výrazně věnuji umělé inteligenci, od prvních kroků s Copilotem až po vlastní agenty a práci s dokumenty. Články doplňují moje knihy a školení a umožňují vám vracet se k jednotlivým postupům vlastním tempem.

Moje dlouhodobé motto „Knowledge is nothing if not shared“ vystihuje i způsob, jakým svou práci pojímám. Zkušenosti a znalosti předávám dál, abyste je mohli využít při vlastních úkolech, ve své organizaci nebo při učení něčeho nového.