333 tipů pro Microsoft Office 2016 (56-60)

56.     K čemu slouží styly?

Jednoduše řečeno, styl je souhrn vlastností textu, který lze aktivovat pouze jediným krokem. Jinými slovy, dejme tomu, že veškeré nadpisy v dokumentu máte tučným písmem, větší velikostí než normální text, odlišným typem písma, a navíc zarovnané například na střed. Pokud byste každý nadpis museli ztučnit, zvětšit, vystředit a změnit jeho typ písma, pak by vás tyto operace zřejmě u dvacátého nadpisu přestaly bavit. Styl vám umožní definovat všechny tyto vlastnosti a uložit je pod jediným názvem, např. „Můj nadpis“. Při práci v dokumentu pak pouze na určený text aplikujete styl a všechny jeho vlastnosti se aktivují.

Kompletní seznam stylů se zobrazí po kliknutí na rozevírací nabídku. Tu naleznete na pásu karet na kartě Domů ve skupině Styly. Nabídka obsahuje několik základních a předdefinovaných stylů Wordu. Před použitím stylu je nutné označit text do bloku.

57.     Jak vytvořit nový styl?

Lze předpokládat, že u většiny rozsáhlejších dokumentů se nespokojíte pouze se styly, které jsou standardní součástí Wordu. Zřejmě budete chtít mít k dispozici vlastní styly odstavce.

Pro jednoduché vytvoření vlastního stylu postupujte následujícím způsobem:

1. V dokumentu vytvořte text tak, jak bude později vypadat samotný styl. Například upravte nadpis podle toho, jak by měly vypadat všechny nadpisy v celém dokumentu (velikost písma, typ písma, zarovnání atd.).

2. Označte text do bloku.

3. Klikněte myší na rozevírací nabídku stylů na kartě Domů ve skupině Styly.

4. Klikněte na příkaz Vytvořit styl.

5. Zadejte vlastní název stylu (např. „Odstavcový styl - velký“) a klikněte na tlačítko OK.

Styl bude přenesen do seznamu stylů podle vlastností textu, který jste označili. Od této chvíle je možné ho v dokumentu kdykoliv později použít.

58.     Jak upravit styl?

Pokud již máte vytvořený svůj vlastní styl nebo chcete upravit jeden z předpřipravených stylů, stačí na vybraný styl klepnout pravým tlačítkem myši a klepnout na položku Změnit. V zobrazeném okně Úprava stylu a zejména po klepnutí na tlačítko Formát v dolní levé části tohoto okna máte k dispozici všechna nastavení, která lze u stylu konfigurovat.

59.     Jak najít výskyt slova v dokumentu?

Čím delší a obsáhlejší je textový dokument, tím je orientace v něm obtížnější. V takových situacích přijde vhod funkce Hledání, která dokáže v dokumentu nalézt zadaný textový řetězec, slovo nebo několik slovních spojení podle zadaného vzoru. Navíc od verze 2010 byla ve Wordu funkce hledání kompletně přepracována a nyní je hledání a orientace ve výsledcích hledání mnohonásobně snazší.

Jak tedy najít v dokumentu výskyt určitého slova?

1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Najít. Nebo lze také okno pro hledání spustit klávesovou zkratkou Ctrl+F.

2. Word v levém okraji zobrazí okno Navigace a přepne se na třetí, poslední záložku v tomto okně. Zde se vyskytuje dialog Prohledat dokument, do něhož zadejte hledaný text. Může to být jedno slovo, více slov nebo jen část jednoho slova. Na rozsahu nezáleží. Po zadání konkrétního výrazu klikněte na klávesu Enter.

Pokud se hledané slovo v dokumentu vyskytuje, Word jej najde, zobrazí počet nalezených výskytů a zobrazí i část textu před a po výskytu slova. To umožňuje mnohem lépe rozlišit, v jakém kontextu se slovo vyskytuje. Výhodou také je, že na kterýkoliv nalezený výskyt můžete kliknout levým tlačítkem myši a Word se automaticky přepne na toto umístění v dokumentu. Přitom okno Navigace zůstane stále na obrazovce, aby bylo možné pracovat s dalšími výskyty daného slova.

Pomocí černých šipek nahoru a dolů se můžete mezi jednotlivými výskyty přepínat, včetně aktuálního zobrazení v samotném dokumentu.

Jste-li s hledáním spokojeni a nalezené slovo a jeho pozice vyhovují vašim požadavkům, je možné okno zavřít.

Všimněte si, že v dialogovém okně Navigace se v místě pro zadání hledaného slova na konci nachází malá šipka. Po kliknutí na tuto šipku se vám zobrazí nabídka, v které můžete upřesnit vaše vyhledávání.

Uživatel zde má možnost upřesnit možnosti vyhledávání, aktivovat rozšířené vyhledávání, nahradit text (viz další tip) nebo přejít okamžitě na určitou stránku, oddíl, komentář apod.

Také si můžete vybrat, jaký formát dat se bude vyhledávat. Standardně se samozřejmě v textovém editoru vyhledává text, ale jak vidíte z obrázku, je možné také vyhledávat grafické objekty, tabulky, rovnice apod.

 

60.     Jak nahradit slova v dokumentu?

Jestliže je třeba nahradit v celém dokumentu nějaké konkrétní slovo jiným slovem, je pro tuto operaci určena funkce Nahradit. Umožní vyhledat v dokumentu všechna slova podle zadaného řetězce a nahradit je jiným zadaným slovem, resp. řetězcem.

1. V pásu karet klikněte na kartu Domů a ve skupině Úpravy klikněte na příkaz Nahradit. Podobně jako u hledání lze využít klávesovou zkratku, tentokrát Ctrl+H.

2. Do dialogu Najít vepište hledané slovo, které má být zaměněno.

3. Do dialogu Nahradit čím vepište text, kterým bude předchozí text nahrazen.

4. Po vyplnění obou dialogů můžete kliknout na jedno z tlačítek Nahradit, Nahradit vše nebo Najít další.

• Nahradit – nahradí nejbližší nalezený řetězec řetězcem uvedeným v dialogu Nahradit čím.

• Nahradit vše – prohledá celý dokument a zamění všechny definované řetězce podle zadání.

• Najít další – nalezne další textový řetězec v pořadí, který je shodný s řetězcem zadaným v dialogu Najít. Neprovede ale žádné nahrazení, pouze vyhledání.

I v tomto případě platí, že nahrazovací okno zůstává i po nahrazení slov na obrazovce tak dlouho, dokud je nezavřete.