Přejděte do Office 365 i s poštou, je to snadné (a důležité).

V mnoha školách, ve velké části těch menších, se v posledních měsících zaváděla služba Office 365. Ať již s nějakou pomocí nebo bez, častým výsledkem bylo, že služba je sice ve škole zavedena, ale zatím bez e-mailu. Jak je to možné? Jaké jsou důvody?

Těch je několik:

• škola potřebovala rychle nástroj Teams a neměla čas na migraci e-mailů
• škola si zatím neuvědomuje zbytečné přihlašování do více služeb
• škola nemá nikoho, kdo by jí technicky s převodem e-mailů pomohl
• škola nechtěla během školního roku změnu e-mailových adres rešit

Ať byl důvod jakýkoliv, stovky škol teď skončily ve stavu, kdy sice mají zřízenou službu Office 365, včetně přidání domény, jejího ověření, nároku na akademické verze zdarma a vytvořené účty, ale pro poštu stále chodí do své staré poštovní schránky, nejčastěji ve tvaru např. zshornidolni@seznam.cz nebo reditelnaseskola@centrum.cz. A to samozřejmě není ideální jak z již zmiňovaného důvodu nutnosti přístupu do dvou služeb (Office 365 a jejich poštovní služba), tak i z pohledu bezpečnosti.

V tomto článku se tak budu zabývat touto konkrétní situací, kdy byl pro školu doposud dostupný, a škola komunikovala skrze jeden konkrétní poštovní účet, do kterého mělo přístup buď vedení nebo dokonce celý sbor. 

Není problém ve vytvoření nové schránky v Office 365 a začít ji hned využívat, ale pravděpodobně škola nebude chtít přijít o všechny doposud přijaté a odeslané emaily. Možnosti, jak provést migraci, jsou v zásadě dva.

Nejprve chci upozornit na to, že není ideální postup, že si škola přepošle všechny emaily ze staré schránky do nové. V doručené poště nové schránky pod Office 365 budou totiž všechny e-maily odeslané od starého školního účtu a ne od skutečného odesílatele, který kdysi zprávu do školy poslal.

Dejme tomu, že budu mít svůj starý účet karel.klatovsky@seznam.cz (kde jsou stovky a tisíce e-mailů) a nový, karel.klatovsky@modernizak.cz (která je zatím prázdná (ale není to podmínka)) a budu chtít převést e-maily ze staré schránky do nové.

Varianta 1

Škola má pořízenou a používá desktopovou (nainstalovanou) poštovní aplikaci Outlook, případně jinou. V ní si může přes tlačítko Přidat účet přidat starý (pokud ještě tak nemá) i nový účet (z Office 365) do této aplikace. Stav tedy bude takový, že v Outlooku budou přidané dva účty, podobně jako vidíte na obrázku.

Stačí přejít do Doručené pošty ve staré schránce, 1x kliknout na jakýkoliv e-mail a stisknout klávesovou zkratku Ctrl+A. Tím se označí VŠECHNY zprávy v doručené poště. Následně kdekoliv v označené (na obrázku šedé) oblasti, stačí stisknout a držet levé tlačítko myši a přetáhnout (tzv. drag and drop) všechny položky do složky Doručená pošta, ale té v novém účtu. 

Dle velikosti a počtu jednotlivých zpráv může chvíli trvat, než se e-maily překopírují do nového účtu, stav zpracování byste měli vidět v dolním stavovém řádku.

Varianta 2

Pokud z nějakých důvodů nechcete využít první variantu (nemáte desktopovou aplikaci nebo potřebujete migrovat víc e-mailových schránek), je možné využít přímo migrační nástroj v rámci Office 365, který umí převést i více schránek najednou - to se hodí v té situaci, kdy škola neměla pouze jednu emailovou schránku, ale každý učitel měl svou pracovní (ať již na Seznam.cz, Centrum.cz nebo jiných službách třeba u poskytovatele hostingu) a chce, aby každý z učitelů přechodem na Office 365 pochopitelně o své zprávy nepřišel. Takovou operaci může ale udělat pouze správce Office 365 a to takto:

1. Otevřete si ve Správci Office 365 (Microsoft 365 admin centru) - Zobrazit vše - Centra pro správu - Exchange - Příjemci - migrace 

2. Klikněte na tlačítko + a vyberte Migrovat do Exchange Online (to je poštovní služba v rámci Office 365) a ze zobrazené nabídky vyberte Migrace IMAP a klikněte na Další.

3. Nyní je potřeba nahrát soubor s informacemi o tom, z jaké a do jaké schránky se mají emaily stáhnout. Využívá se k tomu textový soubor, který si můžete vytvořit třeba v Poznámkovém bloku. Případně si můžete ukázkovou verzi stáhnout zde.

Jak vidíte, textový soubor má velice snadný formát. V prvním řádku jsou nadpisy jednotlivých částí a v dalších řádcích jsou jen čárkou oddělené tyto 3 údaje. Řádků můžete mít samozřejmě v souboru více a tak není problém zmigrovat klidně několik schránek najednou. 

novaschrankavoffice365,staraschrankaskoly,heslokestareschrance.

Jakmile takový soubor máte vytvořený, stačí kliknout na tlačítko Zvolit soubor, najít a vybrat připravený soubor.

Následně jen stačí klepnout na tlačítko Další a v novém okně do položky IMAP server zadat pro službu Seznam.cz imap.seznam.cz, pro službu Centrum.cz imap.centrum.cz a pokud používáte jiného poskytovatele, adresu IMAP serveru vám sdělí právě on. Vše ostatní nechte nastaveno tak jak je a opět klepněte na Další. 

V následujícím okně si můžete vybrat název dané dávky migrace opět klepněte na Další. V posledním okně jen zadejte (případně nechte být jak je) příjemce zprávy o dokončení migrace a vyberte, kdy chcete, aby byla migrace spuštěna (ve výchozím nastavení je automaticky, tj. co nejdříve) a klepněte na Nová. Migrace je spuštěna a vy můžete jen ve své (a ostatní uživatelé ve svých) schránce sledovat, jak vám tam postupně nabíhají e-mailové zprávy ze staré schránky. Stav migrace pak můžete sledovat ve stejném okně, jako jste migraci vytvářeli. Mimochodem, migrace a synchronizace těchto dvou schránek bude probíhat do té doby, než dávku migrace odstraníte. 

A pokud raději koukáte na postup ve formě videa, je vaše :) Tak ať se Vám migrace povede a můžete tak pro téměř veškeré své aktivity využívat službu Office 365 včetně e-mailových schránek.