V mnoha školách, ve velké části těch menších, se v posledních měsících zaváděla služba Office 365. Ať již s nějakou pomocí nebo bez, častým výsledkem bylo, že služba je sice ve škole zavedena, ale zatím bez e-mailu. Jak je to možné? Jaké jsou důvody?
Těch je několik:
- škola potřebovala rychle nástroj Teams a neměla čas na migraci e-mailů
- škola si zatím neuvědomuje zbytečné přihlašování do více služeb
- škola nemá nikoho, kdo by jí technicky s převodem e-mailů pomohl
- škola nechtěla během školního roku změnu e-mailových adres rešit
Ať byl důvod jakýkoliv, stovky škol teď skončily ve stavu, kdy sice mají zřízenou službu Office 365, včetně přidání domény, jejího ověření, nároku na akademické verze zdarma a vytvořené účty, ale pro poštu stále chodí do své staré poštovní schránky, nejčastěji ve tvaru např. zshornidolni@seznam.cz nebo reditelnaseskola@centrum.cz. A to samozřejmě není ideální jak z již zmiňovaného důvodu nutnosti přístupu do dvou služeb (Office 365 a jejich poštovní služba), tak i z pohledu bezpečnosti.
V tomto článku se tak budu zabývat touto konkrétní situací, kdy byl pro školu doposud dostupný, a škola komunikovala skrze jeden konkrétní poštovní účet, do kterého mělo přístup buď vedení nebo dokonce celý sbor.
Není problém ve vytvoření nové schránky v Office 365 a začít ji hned využívat, ale pravděpodobně škola nebude chtít přijít o všechny doposud přijaté a odeslané emaily. Možnosti, jak provést migraci, jsou v zásadě dva.
Nejprve chci upozornit na to, že není ideální postup, že si škola přepošle všechny emaily ze staré schránky do nové. V doručené poště nové schránky pod Office 365 budou totiž všechny e-maily odeslané od starého školního účtu a ne od skutečného odesílatele, který kdysi zprávu do školy poslal.
Dejme tomu, že budu mít svůj starý účet karel.klatovsky@seznam.cz (kde jsou stovky a tisíce e-mailů) a nový, karel.klatovsky@modernizak.cz (která je zatím prázdná (ale není to podmínka)) a budu chtít převést e-maily ze staré schránky do nové.
Varianta 1
Škola má pořízenou a používá desktopovou (nainstalovanou) poštovní aplikaci Outlook, případně jinou. V ní si může přes tlačítko Přidat účet přidat starý (pokud ještě tak nemá) i nový účet (z Office 365) do této aplikace. Stav tedy bude takový, že v Outlooku budou přidané dva účty, podobně jako vidíte na obrázku.