333 tipů pro Microsoft Office 2016 (166-170)

166.     Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data?

V Excelu můžete pracovat s tzv. filtry. Filtrem se rozumí podmínka, kterou je testován každý řádek v tabulce. Vyhoví-li podmínce, zůstane zobrazen. Pokud podmínce nevyhoví, jeví se jako skrytý, což ovšem neznamená, že bude smazán.

Filtr má význam u rozsáhlejších tabulek, kde v daném okamžiku pracujete pouze s daty, která vyhovují určitému kritériu.

Dejme tomu, že máte seznam několika stovek lidí, u nichž znáte jméno, příjmení, věk a pohlaví. Pro další práci s tabulkou je třeba vybrat pouze ženy.

K řešení tohoto problému se nabízí použití filtru:

1. Klepněte levým tlačítkem myši kamkoliv do oblasti s daty.

2. Na pásu karet klepněte na kartu Data a ve skupině Seřadit a filtrovat na příkaz Filtr.

3. Pokud jste postupovali správně, pak se u záhlaví buněk objeví šipky směřující dolů.

4. U záhlaví sloupce, na který má být aplikován filtr, klepněte na šipku.

5. Excel zobrazí nabídku se seznamem položek, které jsou stejné jako obsah buněk ve sloupci. Pouhým vybráním jedné položky se již definuje filtr. To znamená, že vyberete-li položku žena, zobrazí se v tabulce pouze řádky obsahující ve sloupci pohlaví žena.

167.     Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje?

Pokud máte velkou tabulku s daty a chcete zjistit, zda se v tabulce nenacházejí některé stejné údaje (tzv. duplicity), a jestliže tomu tak je, pak je chcete odstranit, slouží k tomu v Excelu funkce Odebrat duplicity. Stačí, když klepnete do tabulky s hodnotami a na kartě Data ve skupině Datové nástroje klepnete na tlačítko Odebrat duplicity. Následně jen stačí vybrat sloupce, ve kterých se mají duplicity hledat a odstranit.

 

168.     Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky?

Dejme tomu, že třídní učitel si bude chtít vytvořit elektronický klasifikační list své třídy, do kterého bude zadávat známky jednotlivým žákům. Vytvoří si proto tabulku se jmény žáků. Protože se chce ale vyhnout problémům například s možností překlepů, se zadáním nesprávných hodnot a dalším chybám, požádá svého kolegu, který učí výpočetní techniku, aby mu tento problém pomohl vyřešit.

 

Pro takové případy existuje funkce, která se nazývá Ověření. Má za úkol hlídat vstupní údaj, jenž je do buňky vepisován, a ověřit, zda vyhovuje nastaveným kritériím. Pokud vyhovuje, může být obsah buňky potvrzen klávesou Enter. Pokud ale údaj nevyhovuje, pak Excel vypíše varovné hlášení a údaj prostě nebude možné do buňky vložit. Pokud by tedy například někdo chtěl do buňky se známkou napsat číslo -2, zobrazilo by se chybové hlášení, protože v ověření by bylo nastaveno, že v buňce může být jedině celé číslo, a to od jedné do pěti.

Ověření můžete nastavit na celou řadu parametrů. Můžete kontrolovat, zda je zadáno celé číslo, zda se číslo pohybuje v intervalu krajních zadaných hodnot, není-li text příliš dlouhý, je-li datum zadáno ve správném formátu a mnoho dalších možností.

Ověření můžete nastavit následujícím způsobem:

1. Postavte se na tu buňku, které se má ověření týkat. Můžete označit do bloku i více buněk – v takovém případě se ověření bude vztahovat na všechny buňky označené do bloku

2. Na pásu karet klepněte na kartu Data a ve skupině Datové nástroje na příkaz Ověření dat.

3. Excel zobrazí okno Ověření dat, které obsahuje tři záložky – Nastavení, Zpráva při zadávání a Chybové hlášení. Nejdůležitější je záložka Nastavení.

4. Na záložce Nastavení klepněte na rozevírací nabídku Povolit. Zde můžete vybrat typ dat, která bude povoleno do buňky zadat, v tomto případě by tedy bylo vhodné povolit pouze celá čísla od 1 do 5. Volbu potvrďte stiskem tlačítka OK.

Od této chvíle nepůjdou do vybraných buněk zadat jiné hodnoty než 1, 2, 3, 4 nebo 5.

169.     Jak nastavit upozorňující zprávu při ověření dat?

V předchozím tipu jsme si ukázali, jak nastavit ověření dat. Pokud se ale uživateli zobrazí obecná chybová hláška, často uživatel neví, co vlastně za chybu provedl. Proto je možné v okně Ověření dat na záložce Chybové hlášení nastavit podrobnější a vysvětlující chybové hlášení.

To se zobrazí v okamžiku, kdy se někdo pokusí do buňky vepsat jinou hodnotu, než která je povolena v ověření. Vyplnění této záložky není povinné - pokud nebude vyplněna, zobrazí se standardní chybové hlášení Excelu.

 

a) v rozevírací nabídce Styl vyberte styl hlášení,

b) doplňte text do dialogů Nadpis (jedná se o nadpis okna s hlášením) a Chybové hlášení (text okna s hlášením k chybně prováděné operaci). Chybové hlášení bude doplněno charakteristickou ikonou.

Klepněte na OK – ověření včetně nastavení chybového hlášení bude aktivováno.

Nyní již můžete zkusit zadat nejprve správnou hodnotu (tu by ověření mělo přijmout) a poté záměrně špatnou hodnotu, kterou by ověření nemělo přijmout – mělo by se zobrazit nastavené chybové hlášení.

170.     Jak zobrazit dvě místa jednoho sešitu najednou?

U dlouhých nebo rozsáhlých tabulek je často potřeba vidět dvě části tabulky najednou. Jak už to ale bývá, obvykle je nutné vidět najednou zrovna ty části tabulky, které jsou každá na úplně jiné pozici, takže se na jednu obrazovku nikdy nemohou vejít. Pro tyto a podobné případy existuje možnost rozdělit jednu tabulku (jeden list) na dvě části příčkou tak, že s každou částí je možné pracovat naprosto samostatně a nezávisle na jiné části. Přitom ale obě části tvoří jedna tabulka - jeden soubor. Změna, která bude provedena v jedné části, se okamžitě projeví i v části druhé, protože se pořád jedná o jedny data.

1. Nastavte se do listu, který bude rozdělen.

2. Na kartě Zobrazení klikněte ve skupině Okno na příkaz Rozdělit. Příčka bude vytvořena.

Uprostřed plochy budou zobrazeny dvě čáry – příčky, které budou rozdělovat tabulku na dvě části. Od tohoto okamžiku můžete pracovat s každou částí tabulky nezávisle na ostatních částech. Pokud by se vám hodilo např. jen vodorovné rozvržení, stačí poklepat myší na svislou příčku, která se tímto odstraní. Podobným způsobem pak můžete v případě potřeby odstranit i druhou příčku.