106. Jak okomentovat dokument?
Každý dokument napsaný ve Wordu je možné opatřit vlastním
komentářem, který může sloužit pouze jako pomocný text k hlavnímu textu v
dokumentu. V závislosti na nastavení tisku pak je možné komentáře i vytisknout
jako součást dokumentu.
Vložení komentáře do textu provedete takto:
1. Nastavte se kurzorem na místo, k němuž bude komentář
připojen. Například ke konkrétnímu slovu, mezi odstavce apod.
2. Na pásu karet klikněte na kartu Revize a ve skupině Komentář
na příkaz Nový komentář.
3. Word přidělí danému místu komentář ve formě „bubliny“.
Klikněte do ní a napište sem jakkoliv dlouhý text, jenž ale nebude
standardní součástí dokumentu.
107. Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu?
Pokročilejším způsobem spolupráce více osob na jednom
dokumentu je tzv. sledování změn. Využívá se v případě, kdy má jedna osoba za
úkol zkontrolovat dokument druhé osobě a naopak. Možností, jak se toto dá provést,
je několik, většinou ale mají tyto nevýhody:
• Častým způsobem bývá označování „špatného“ textu červenou
barvou. Problémem je, že autor často z tohoto způsobu provedení nepozná, jaké
chyby se dopustil a jak ji má napravit.
• Elegantnějším způsobem bývá využití výše zmíněných
komentářů. Recenzent do samotné práce nijak nezasahuje, ale zároveň může
autorovi napsat, jaké chyby se dopustil. Nevýhodou je, že recenzent musí při
každé opravě vkládat nový komentář, pracně vysvětlovat, jak má chybu napravit,
a nakonec samotný autor nejenom, že musí sám ve Wordu provést úkony k
odstranění chyby, ale musí také smazat po recenzentovi vložené komentáře.
Třetím způsobem, který eliminuje nedostatky dvou uvedených a
zároveň přidává na jednoduchosti a eleganci provedení, je sledování změn. Aby
bylo i naprostým začátečníkům zřejmé, jak oprava chyb v rámci dokumentu s
využitím sledování změn probíhá, je pro vás připraven následující postup.
1. Autor napíše dokument
a pošle jej na zhodnocení recenzentovi, oponentovi, svému učiteli apod.
2. Tato osoba si zapne funkci Sledovat změny (na kartě Revize)
a provede všechny zamýšlené opravy a úpravy. Text odešle po provedení všech
změn autorovi.
Ve Wordu 2016 se
setkáte u revizí s jednou zajímavou novinkou a tou jsou různé režimy
zobrazení provedených změn. K dispozici jsou tyto:
Jednoduchá revize
– dojde k přepsání textu, původní text není vidět, změna je identifikována
dle svislé červené čáry na začátku řádku se změnou.
Všechny revize –
nastavení tak jak ho někteří možná znáte z předchozích verzí Wordu.
Jakýkoliv přidaný text je zobrazen červeně, jakýkoliv odstraněný text je
zobrazen červeně a přeškrtnut. Původní text je tedy zachován.
Žádné – prováděné
změny jsou zaznamenávány pouze „interně“, na venek není vidět, že
k nějakým revizím došlo. Provedené změny se zobrazí teprve při změně
režimu zobrazení revizí. To se může hodit, když někomu opravujete dokument a
zobrazované červené prvky vás při práci ruší.
Původní –
umožňuje návrat k původní verzi dokumentu.
3. Autor po otevření dokumentu vidí všechny změny (v závislosti
na nastaveném režimu) provedené kontrolující osobou, má možnost jednotlivé
změny procházet a provedené změny buď přijmout (pokud s nimi souhlasí), nebo
odmítnout (pokud si myslí, že jeho původní text byl lepší).
4. Ve chvíli, kdy tvůrce práce dokončí procházení všemi
změnami a rozhodne se, zda je přijme, či odmítne, je proces sledování změn
hotov. V případě, že autor přijal všechny změny, má dokument podobu takovou,
jakou zamýšlel např. učitel, pokud autor všechny změny odmítl, všechny
provedené změny se zahodí a výsledný dokument bude mít naprosto stejnou podobu
jako první, ještě nezkontrolovaný dokument.
Jak na sledování změn prakticky:
Veškeré operace týkající se sledování změn se nacházejí na
kartě Revize ve skupinách Sledování a Změny. Student tedy odešle dokument svému učiteli, učitel si
pomocí tlačítka Sledovat změny zapne
sledování změn a Word od této chvíle speciálním způsobem zaznamenává veškeré
provedené úpravy.
Poté, co učitel opraví celý dokument a provede změny, které
se mu zdají správné a vhodné, jej pošle zpět (např. emailem) studentovi.
Student si dokument otevře a vidí pomocí výše uvedeného zvýraznění, co učitel
do dokumentu připsal, co smazal a jaké provedl změny formátování. Pomocí
příkazů ve skupině Změny může
přecházet na Další nebo Předchozí změnu a aktuálně označenou
změnu buď Přijmout, nebo Odmítnout. Pomocí šipek u příkazů Přijmout a Odmítnout si může z nabídky vybrat přijetí nebo odmítnutí všech
změn. Tím je proces sledování změn dokončen a jak je vidět, jedná se o rychlý a
pokročilý nástroj pro kontrolu dokumentů druhou osobou.
108. Jak porovnat více dokumentů?
Porovnat dva dokumenty můžete na kartě Revize pomocí tlačítka Porovnat
ve stejnojmenné skupině. I když se oba dokumenty budou lišit v jednom
slově, Word vás na to při vyhodnocení porovnání upozorní a takový rozdíl
zvýrazní.
109. Jak zobrazit ve Wordu pravítko?
1. Na pásu karet klikněte na kartu Zobrazení.
2. Ve skupině Zobrazit
zatrhněte volbu Pravítko.
110. Jak změnit zobrazení dokumentu?
Uprostřed okna Wordu je bílá prázdná plocha – sem se píše
text. Způsob zobrazení papíru (bílé plochy) lze nastavit prostřednictvím tří tlačítek
v pravém dolním rohu Wordu. Po kliknutí na kartu Zobrazení v pásu karet je možné provést ve skupině Zobrazení totéž.
·
Režim čtení (první tlačítko) – nabízí pohodlné
zobrazení dokumentu pro čtení bez zobrazení pásu karet.
• Rozložení při tisku (druhé tlačítko) – zobrazí papír se
vším, co je třeba - s pravítky, záhlavím, zápatím, oddělovači stránek a s
obrázky.
• Rozložení webové stránky (třetí tlačítko) – zobrazí
dokument tak, aby vypadal jako webová stránka (používá se při tvorbě webových
stránek ve Wordu).
• Osnova (čtvrté tlačítko) – zobrazí dokument jako osnovu
včetně nástrojů pro práci s osnovou a kapitolami jako celky.
• Koncept (páté tlačítko) – slouží k rychlé úpravě textu,
nebude se zobrazovat např. záhlaví a zápatí.
Žádné komentáře:
Okomentovat