Jak mít přehled o tom, co se děje v Team(s)u?

Článků o tom, jak používat Microsoft Teams jste asi četli již plno. Mnoho z vás již Teams používá na dennodenní bázi, máte tam studenty, učitele, zajímavé diskuze, kanály, zadání, nahrané soubory a mnoho dalšího. Možná nastal ten správný čas si udělat trochu náhled na to, jak vlastně ten váš tým vypadá z pohledu čísel. A pochopitelně i z pohledu známek. Já vím, máte tam sice kartu Známky, ale víte třeba, jaká je průměrná úspěšnost žáků nebo kolik procent žáků odevzdalo zadání po termínu? Nebo byste naopak chtěli vědět, kdo se žáků má nulovou aktivitu v rámci týmu? Tak jdeme na to!

První možností, která je standardní součástí každého týmu je základní Analýza. Tu najdete v podobně stejnojmenné karty ve Správě týmu. A co zde všechno najdete? Celkový počet uživatelů, počet příspěvků a odpovědí, počet schůzek a samozřejmě informace o vývoji těchto hodnot v čase. Ten si navíc můžete sami vyfiltrovat v horní části okna (posledních 7, 30 nebo 90 dnů) a to jak pro všechny kanály v týmu najednou, tak i pro jednotlivé kanály. To se může hodit, když používáte režim co tým, to jedna třída a kanály pak reprezentují jednotlivé předměty (i když osobně tento režim moc nedoporučuji).

Druhou, pokročilejší možností je pak využití doplňku Insights. Ten je nejprve potřeba povolit (pravděpodobně ale již povolen bude) v centru pro správu Teams a to konkrétně v Aplikace Teams - Spravovat aplikace. Následně po povolení aplikace je nutné počkat, než se vše správně propíše (řádově desítky hodin až nižší jednotky dní) a pak můžete začít doplněk využívat. Stačí ho jen vložit jako další kartu do kanálu.

A co vlastně umí? Asi nemá cenu detailně popisovat jednotlivé obrazovky, protože mají více než vypovídající hodnotu, však se podívejte sami.

Funkce je aktuálně ve stavu Preview a oficální dokumentaci k doplňku naleznete zde: https://support.office.com/en-us/article/actionable-analytics-with-class-insights-preview-in-teams-163add4f-997d-4a01-91de-2846fe4e99bc#ID0EBBBAAA=Add_Insights_

Jak v Teams plánovat výuku a nezasahovat si navzájem do výuky?

Po té, co stovky škol nově přešly na online výuku v aplikaci Teams, mnoho z nich řeší, jakým způsobem plánovat výuku tak, aby nezasahovala do již naplánované výuky v dané třídě, resp. jak vědět o tom, zda daná třída již v mnou plánovaný čas výuku nemá. Pojďme se teď společně podívat na několik možných scénářů, jak to vyřešit:

1. Pevný rozvrh - možná se vám to zdá úsměvné, ale v jednoduchosti je síla. A stejně jako jste na začátku školní roku měli pevný rozvrh hodin, který jste dodržovali, tak mnoho škol na takový typ rozvrhu najelo i nyní. Vybraly předměty, které jsou pro každou třídu důležité, vytvořily zjednodušený dočasný rozvrh tříd a pak jednotliví vyučující nebo třídní učitelé vytvořili v Teamsech opakované události. Tímto scénářem tak veškeré dohady a možné překryvy výuky odpadají a i pro učitele a žáky je pravidelný rozvrh tím nejlepším řešením. Takový pevný rozvrh pak může mít podobu například excelové tabulky, kterou si můžete přidat jako další záložku do týmu pro učitele.

2. Vytvoření speciálního účtu uživatele/místnosti - druhou možností je vytvoření speciálního účtu/účtů uživatelů, kteří mohou být pojmenováni třeba jako onlinevyuka@naseskola.cz (pokud chcete mít a vidět v jednom kalendáři výuku ze všech tříd a předmětů najednou) nebo např. 5B@naseskola.cz nebo 7A@naseskola.cz (pokud chcete mít možnost si snadno zobrazit online rozvrh jednotlivých tříd - i zde pak ale je možné díky překryvu kalendářů si zobrazit výuku celé školy). Případně to můžete i zkombinovat dohromady. Takový účet pak přidáte do jednotlivých schůzek dle následujícího klíče:

- účet 5B@naseskola.cz přidáte jako povinného účastníka všech naplánovaných schůzek pro 5B. Obrovskou výhodou je, že jakmile plánujete schůzku a náhodou by již v daný čas měla třída naplánovanou výuku (tj. někdo před vámi už přidal hodinu s povinným účastníkem 5B), tak jste o tom ihned graficky informováni v podobě červeného zabarvení.

5.B v tento čas nemá volno, ikona je červená a jsou zobrazeny navrhované časy, kdy volno má

 5.B v tento čas má volno, ikona není červená a hodinu je možné naplánovat

Další skvělou vlastností je to, že si tento kalendář můžete (po tom, co jej s vámi např. správce Office 365 nasdílí - stačí se přihlásit do Outlooku daného uživatele a nasdílet kalendář pro čtení se všemi uživateli) zobrazit v rámci kalendářů v Outlooku a podívat se, kdy je například vhodná další hodina nebo se podívat na celý rozvrh 5B.

Uživatel 5B může sdílet svůj kalendář

Sdílet kalendář můžete všem v rámci školy nebo jen vybraným uživatelům (třeba pouze skupině Učitelé)

Následně každý učitel si může vybrat, jaké kalendáře si přidá do svého Outlooku...

 ... a přehledně vidí (a může zapínat a vypínat) zobrazení online rozvrhů jednotlivých tříd.

Kromě účtů uživatele a jeho přidávání do schůzek můžete stejným způsobem využít i účty místností. Zde ale ve výchozím nastavení nejsou v kalendáři místnosti vidět podrobnosti schůzky (jen, zda je místnost "obsazena") a je nutné jej nejprve upravit.

Pro to, aby byly vidět i detaily rozvrhu u místnosti (kdo má výuku a jaké je téma výuky) je zapotřebí 2 akcí:

1. Přidat se jako vlastník dané místnosti, to uděláte v Exchange Admin centru - Příjemci - poklepat na vybranou místnost - delegování poštovní schránky - Úplný přístup a zde se přidat.

2. Otevřít si Outlook online - klepnout v pravém horním rohu na vaše iniciály (ikonu) a z nabídky vybrat příkaz Otevřít jinou poštovní schránku a podobným způsobem jako u účtu uživatele se přepnout do části Kalendář a zde kalendář nasdílet všem ve škole/učitelům/žákům se zobrazením všech podrobností.

A pokud byste raději powershellový skript, tady je:

Pro zobrazení toho, kdo schůzku v kalendáři naplánoval, je zapotřebí využít tento skript:

Set-MailboxFolderPermission -Identity NazevMistnosti:\calendar -User default -AccessRights LimitedDetails

a  pokud chcete vidět i název události (tj. hodiny), tak pak i tento:

Set-CalendarProcessing -Identity NazevMistnosti -AddOrganizerToSubject $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

Samozřejmě se nejedná ve výše uvedených odstavcích o všechny možné postupy, jak docílit toho, abyste si nezasahovali do výuky. V Teamsech jsou dostupné různé doplňky a aplikace (např. CalendarBOT), který vám s tímto může pomoci také. Tento návod byl tak psán jako jedno z možných (a relativně nejsnazších) řešení, jak toho dosáhnout.

Jak v Teams sdílet zvuk z počítače/webu/vzdělávací aplikace?

Možná jste při online hodině přes Teams chtěli třídě nasdílet i nějaký zvuk, který "produkuje" Váš operační systém, webová stránka nebo vzdělávací aplikace, kterou máte zapnutou a kterou dětem ukazujete. Standardně nejsou tyto zvuky přenášeny, ale můžete to změnit. Stačí klepnout na tlačítko Sdílet a zde si vybrat okno nebo aplikaci, kterou chcete sdílet a zároveň zatrhnout položku Zahrnout systémový zvuk, které se nachází v levé horní části okna s nabídkou sdílení. Od této chvíle žáci na druhé straně uslyší i tyto zvuky.

Pokud žákům ale chcete pustit nějaké video, které je veřejně dostupné, např. na YouTube a dalších serverech, doporučuji vám jim raději poslat odkaz na toto video, ať se na něj podívají na svém zařízení, ve většině případů to bude mnohem efektivnější a kvalitnější, než to takto streamovat od vás z počítače.

Jak požádat o technickou pomoc zdarma v rámci Office 365 pro školy?

Každá škola, která využívá cloudové služby Office 365 (a to i ty ve verzi A1, tedy zdarma), má nárok na garantovanou technickou pomoc v případě problému s funkčností služeb. Takový požadavek na servisní podporu může dát správce Office 365 a dává to smysl. Mnoho zdánlivých problémů od učitelů může vyřešit on díky svým znalostem a zkušenostem, a pokud si opravdu neví rady, pak se může obrátit přímo na podporu Microsoft.

Něž tak učiní, doporučuji se ještě podívat v Microsoft 365 admin centru do položky Stav - Stav služeb, kde vidí aktuální stav jednotlivých služeb v rámci Office 365. Dost často nějaký problém již nahlásil někdo před vámi, Microsoft o něm ví a vy tak máte ihned zpětnou vazbu o tom, že již se na nápravě pracuje. Je vhodné se podívat nejenom na kartu Všechny služby, ale i na další, jako jsou zejména Incidenty nebo Doporučení. To, že je u nějaké služby např. červený vykřičník neznamená, že služba kompletně nefunguje, ale může mít třeba pomalejší odezvy nebo může být nějakým způsobem omezena funkcionalita některých částí.

Pokud si opravdu myslíte, že váš problém se popsaných incidentů netýká a chcete podat žádost o technickou podporu, postupujte takto:

1. Otevřete si Microsoft 365 admin center
2. Přejděte do položky Podpora - Nový servisní požadavek
3. V pravé části zadejte klíčová slova vašeho problému, následně se zobrazí přehled samoobslužné podpory, nejčastěji se jedná o dokumentaci, návody a postupy, jak dosáhnout požadovaného stavu. 
4. Pokud zde nic pro vás vhodného nenajdete, klepněte v dolní části okna na tlačítko Kontaktovat podporu.
5. Zde se Vám může zobrazit již přímo kontakt na vašeho partnera ohledně technické podpory nebo můžete kliknout na tlačítko Nový servisní požadavek Microsoftu. 
6. Pokud chcete získat podporu v českém jazyce, je její pracovní doba aktuálně pondělí až pátek od 8:00-21:00. Pokud potřebujete opravdu akutně pomoci a nevadí Vám podpora v anglickém jazyce, tak ta je pochopitelně dostupná nonstop. 
7. Stačí tedy jen detailně popsat váš problém, vybrat si, zda chcete být kontaktováni telefonicky nebo emailem a můžete zde přiložit i nějaký soubor, ideálně třeba screenshot se zobrazenou chybou. Zároveň vidíte, jaká je odhadovaná čekací doba na to, aby s vámi začala technická podpora problém řešit.  
8. Následně jen stačí počkat na to, až se vám technická podpora ozve a můžete začít společně pracovat na vyřešení problému. 

A nebylo by fakt něco pro běžné netechnické uživatele, kteří třeba řeší nějaké problémy ve Forms, Minecraftu apod.? Ano, bylo!

Microsoft má i vlastní dedikovanou podporu pro školství na adrese aka.ms/EDUsupport. Zde se stačí přihlásit svým účtem, vybrat produkt, se kterým máte problém a detailně jej popsat. Tato podpora funguje pouze v anglickém jazyce a v něm je potřeba i problém popisovat.

Jak mít kontrolu nad diskuzemi v Microsoft Teams?

Jako učitelé (a většinou i vlastníci týmu) budete asi dříve nebo později řešit nějakou formu moderování diskuze a komunikace na kartě Příspěvky. Můžou se zde objevovat některé nevhodné příspěvky od žáků, kteří i přes počáteční upozornění si z toho nic nedělají. Jaké máte možnosti? Když pominu tu, že žáka odeberete z týmu (což bych pochopitelně kvůli přístupu ke vzdělávacím materiálům apod. rozhodně nedělal), máte na výběr tyto 2 možnosti:

1. Mazání příspěvků - pokud žák napíše něco nevhodného, je určité dobré mít jako vlastník týmu možnost jakýkoliv nevhodný příspěvek smazat. Zapnout si tuto možnost můžete ve vlastnostech týmu (tři tečky vedle jeho názvu) - Správa týmu - Nastavení - Oprávnění členů. Zde je potřeba zaškrtnout položku Vlastníci můžou odstraňovat všechny zprávy.

Pokud tuto možnost nemůžete jako vlastníci týmu zapnout, je potřeba se obrátit na správce Office 365, aby v admin centru Teams tuto možnost vlastníkům týmů povolil. To se dělá v položce Zásady zasílání zpráv - šablona Globální (popř. další, vámi vytvořené a aplikované šablony).

2. Další volbou (pokud domluva a smazání předchozích nevhodných příspěvků nezabrala), je možnost žáka ztlumit v rámci kanálu Příspěvky. Tím nebude moci do chatu v rámci týmu nijak přispívat. To se opět dělá v nastavení týmu - Správa týmu - Členové, kde se u každého člena týmu nachází sloupec ztlumit žáka.

Nahrajte si do Teams vlastní pozadí

Součástí dubnové aktualizace aplikace Teams je i možnost zvolit si jedno z mnoha virtuálních pozadí, které nahradí to reálné za Vámi. To můžete udělat tak, že při hovoru klepnete na ikonu tří teček (Další akce) a zvolíte položku Zobrazit efekty pozadí.

V nabídce v pravé části okna se zobrazí několik desítek možných pozadí, stačí si jen vybrat a kliknout v dolní části na Použít.

Už samotná tato funkce je super, ale mám pro Vás ještě jeden tip a tím je možnost si do tohoto seznamu nahrát i pozadí vlastní! 

Stačí, když si otevřete Průzkumníka v systému Windows 10 nebo do nabídky Start napíšete tento příkaz %APPDATA%\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads a do této složky nahrajete libovolný, vámi zvolený obrázek. 

Jakmile znovu vyvoláte funkce Zobrazit efekty pozadí, nahraný obrázek bude zobrazen v seznamu úplně na konci a vy jej máte možnost ihned využít. 

Nenechte se v Teamsech od žáků ztlumit

S tím jak školy začínají ve velké míře používat aplikaci Teams, vznikají i první kuriózní situace, které je potřeba řešit. Jednou z nich je to, že žáci při online hodině přes Teams ztlumují mikrofon učitele, což jak sami uznáte, není moc ideální. Řešení je v nastavení schůzky, kdy je potřeba nastavit, kdo může být v roli organizátora a kdo v roli posluchače.

1. Pokud vytváříte Teamsovou schůzku přímo v desktopové aplikaci Outlook, je součástí kontextové nabídky na kartě Schůzka i tlačítko Meeting Options. Zde si pak můžete zvolit, kdo bude mít ve výchozím nastavení schůzky oprávnění prezentátora a tím pádem i možnost ostatní ztlumit.

2. Druhou možností je vytvoření schůzky přímo v části Kalendář v aplikaci Teams. Jakmile vytvoříte takovou schůzku a přidáte do ní nějaké účastníky, zobrazí ze v detailu schůzky odkaz na připojení ke schůzce a pod ním úplně vpravo odkaz na Možnosti schůzky. Po klepnutí na tuto položku se opět otevře výše zobrazené okno.

V průběhu schůzky pak samozřejmě můžete jednotlivým žákům dávat oprávnění prezentátora, ale tímto postupem máte zajištěno, že vás o slovo už nikdo (minimálně v Teamsech) nepřipraví.