333 tipů pro Microsoft Office 2016 (206-210)

206.     Jak rychle zjistit výsledky nejčastějších funkcí?

Každý z nás, kdo v Excelu pracoval s tabulkami, jistě přišel do situace, kdy by potřeboval pro danou oblast hodnot rychle zjistit jejich součet, průměr, počet označených hodnot apod. a nechtěl kvůli tomu vytvářet nový vzorec. Naštěstí se všechny tyto výsledky po označení oblasti čísel ihned zobrazují v dolní části okna na stavovém řádku. Kromě těchto uvedených funkcí si po klepnutí pravým tlačítkem myši na stavovém řádku můžete v nabídce vybrat i funkce Počet, Minimum nebo Maximum.

 

207.     Jak rozdělit data v buňkách?

Představte si situaci, kdy máte v Excelu tabulku vyexportovanou z nějakého evidenčního systému a to ve tvaru, který není moc vhodný pro následné zpracování. Např., že máte v jednom sloupci jak jméno, tak příjmení evidované osoby. Ano, přes určité textové funkce by šlo takový text rozdělit do jednotlivých sloupců, ale právě proto je tu funkcionalita dynamického doplňování, které toto provede za vás. Taková tabulka by mohla vypadat tak, jak vidíte na následujícím obrázku.

Pokud tedy chcete jednotlivá data od sebe oddělit, napište do buňky B1 jméno Jan a pomocí vyplňovacího úchytu jej zkopírujte až na desátý řádek. Ve výchozím nastavení se vám ve všech buňkách zobrazí text Jan a je to tak správně, protože se nejedná o vzorec a tak Excel provede prosté zkopírování obsahu. Jestliže ale po tomto vyplnění klepnete na rozbalovací tlačítko a vyberete volbu Dynamické doplňování, Excel okamžitě změní hodnoty na ty „správné“, tj. že v buňce B2 bude jméno Karel atd. Podobným způsobem můžete postupovat i u vyplnění příjmení. Tato funkce pracuje tak, že se snaží najít spojitost mezi původním a vámi zadaným textem a nalezený klíč aplikovat i na další řádky.

 

208.     Jak rychle analyzovat data?

Tato novinka v Excelu 2016 je určena pro efektivnější práci s daty. Stačí označit tabulku (buňky) do bloku a ihned se v jejím dolním rohu objeví tlačítko Rychlá analýza. Po klepnutí na něj máte okamžitý přístup k rychlým funkcím týkajících se formátování, grafů, podmíněného formátování, součtů, minigrafů apod.

 

209.     Jak zarovnat vložené objekty?

Při vložení více jak dvou objektů (např. grafů, obrázků) do listu se můžete setkat s poměrně neestetickým umístěním grafů, kdy každý graf (ať už pod sebou nebo vedle sebe) je umístěn trochu jinak a vůči ostatním není zarovnán. Naštěstí v Excelu stačí označit požadované objekty myší (pomocí klávesy Ctrl) a na kontextové kartě Formát ve skupině Uspořádat klepnout na položku Zarovnat. Nyní si jen stačí ze zobrazené nabídky vybrat požadovaný styl zarovnání.

210.     Jak vložit náhodné číslo?

Často se můžete setkat v Excelu se situací, kdy byste potřebovali z různých důvodů naplnit buňky fiktivními daty, např. náhodnými čísly. Naštěstí v Excelu existuje funkce, která má zápis =NÁHČÍSLO(). Pokud tento vzorec napíšete do buňky a potvrdíte klávesou Enter, zobrazí se náhodně vygenerovaná hodnota v rozmezí 0-1. Není tak žádný problém si vygenerovat i velkou tabulku plnou náhodných čísel. Vlastností této funkce je mj. i to, že při každém přepočtení dat na listu se vygenerují i nové hodnoty.

Pokud by vám v předchozím odstavci nevyhovovala vlastnost, že náhodně generované číslo je v rozmezí 0 - 1, máte možnost si v Excelu nastavit i vlastní rozmezí těchto náhodných čísel. Stačí k tomu využít funkci RANDBETWEEN. Pokud byste chtěli mít v buňce náhodné číslo mezi 1 a 100, zápis by byl následující: =RANDBETWEEN(1;100)