středa 28. června 2017

333 tipů pro Microsoft Office 2016 (311-315)

311.     Jak připojit k emailu přílohu?

Další z naprosto běžných operací, která se vykonává dennodenně, je posílání emailové zprávy s přílohou. To provedete tak, že v režimu psaní zprávy na kartě Zpráva klepnete ve skupině Zahrnout na položku Připojit soubor. Otevře se okno pro vybrání souboru z vašeho počítače, najděte tedy a vyberte požadovaný soubor a klepněte na Vložit. Nikdy však neposílejte jako přílohy objemná videa či jiné velké soubory. Nejenom, že by se zpráva nemusela odeslat, ale také velice snadno můžete příjemci zaplnit e-mailovou schránku. Mnohem vhodnější je větší soubory posílat přes některé z internetových úschoven, pro posílání fotek pak využít služeb webových fotogalerií (OneDrive apod.) a pro videa server YouTube. Dotyčným příjemcům těchto souborů pak stačí jen poslat ve zprávě odkaz na stránku, kde se daný soubor nachází. Druhou možností je soubor přímo do okna s novou zprávou přesunout, soubor se automaticky vloží jako příloha.
 

312.     Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?

Některé typy příloh je možné v Outlooku zobrazit přímo, bez nutnosti jejích otevření. Mezi podporované typy patří soubory z aplikací Word, Excel, PowerPoint, obrázky nebo soubory PDF. Stačí, když v seznamu zpráv kliknete na vybranou zprávu a v jejím náhledu jednou klepnete na soubor v příloze. Outlook sám zobrazí obsah tohoto souboru.

313.     Jak nastavit automatický podpis zprávy?

Abyste nemuseli u každého emailu vždy ručně dopisovat stejnou zdvořilostní frázi na konci zprávy (např.: S pozdravem Jan Novák), je možné si v Outlooku nakonfigurovat tzv. automatický podpis. Jedná se o text, který se automaticky přidá ke každé odeslané zprávě. Kromě samotného pozdravu lze do podpisu samozřejmě přidat i jakýkoliv další text (název společnosti, název pozice, telefon apod.). Tato vlastnost se nastavuje v nabídce SouborMožnostiPošta ve skupině Vytváření zpráv po kliknutí na tlačítko Podpisy. Zde stačí napsat text podpisu, případně jej naformátovat a nastavit, pro jaký emailový účet jej chcete použít. Dále se dá nastavit, zda se má podpis přiřadit k novým zprávám nebo i k odpovědím nebo přeposlaným emailům.

314.     Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou?

Další naprosto běžnou situací je odesílání emailu více příjemcům najednou. Stačí, když v okně pro psaní zprávy v položce Komu napíšete adresu prvního příjemce a do položky Kopie zadáváte adresy dalších příjemců, a to oddělené symbolem středníku. Při tomto typu odesílání zprávy více příjemcům budou všichni vědět, že jste danou zprávu poslali i ostatním.
 

315.     Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?

Pokud ale chcete odeslat zprávu více příjemcům najednou, ale aby po doručení zprávy nevěděli, že jste ji poslali i někomu dalšímu, slouží k tomu položka Skrytá. Ta ve výchozím nastavení psaní zpráv není zobrazena a je nutné ji aktivovat na kartě Možnosti ve skupině Zobrazit pole.
 

Uživatel, resp. emailová adresa, která je zadána do tohoto pole, se nebude po doručení zprávy ostatním příjemcům zobrazovat.

neděle 25. června 2017

Microsoft Teams dostávají nové funkce zaměřené na školy.

Čím dál více produktů Microsoftu dostává podporu a funkce zaměřené pro školství. Ať se jedná o operační systém Windows, kancelářský balík Office nebo online služby Office 365. A stejně tak i vznikají nové, které pro využití ve školství jsou více než vhodné.

Jednou z takových je služba Microsoft Teams. Nástroj, který je dostupná jak ve formě webové, tak i desktopové a mobilní aplikace a který efektivně řeší potřebu komunikace v týmech. A je jedno, zda se jedná o týmy pracovní nebo právě školní.


Oznámení o dostupnosti nových funkcí zaměřených na školství a integrovaných právě do Microsoft Teams bylo zveřejněné květnu letošního roku a je skvělé, že tyto funkce přichází do Vašich Office 365 právě teď, před koncem školního roku. Mnoho škol dělá zpětnou evaluaci uplynulého školního roku a zároveň přemýšlí o tom, jak věci dělat ještě efektivněji a s menší časovou náročností. Dost často tom v tom pomáhají IT prostředky a dost často právě letní prázdniny bývají tím obdobím, ve kterém k nasazením nových technologií a služeb dochází. Tím lépe, že se jedná o kompletně cloudové služby Office 365, které jsou pro školy zdarma a které nevyžadují ve škole budování žádné nové infrastruktury.

Nové funkce ve službě Microsoft Teams jsou dostupné ve 181 zemích a 25 různých jazykových verzích a jak tušíte správně, včetně češtiny. A co je díky Microsoft Teams tedy možné ve škole dělat a využívat?

  • Nástroj School Data Sync automaticky načte seznamy studentů ze školního informačního systému
  • OneNote Poznámkové bloky pro třídy umožňují učitelům snadnou správu a distribuci vzdělávacích materiálů
  • Aplikace integrované do služby Teams a do vzdělávacího procesu
  • Zadávání, kontrola a známkování zadaných úloh a úkolů

Přihlaste se do svých Office 365 ještě dnes a vyzkoušejte si, co všechno Teams nabízí.







středa 21. června 2017

333 tipů pro Microsoft Office 2016 (306-310)

306.     Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?

Pokud máte již vytvořená pravidla a některé z nich byste potřebovali změnit (např. uživatel má jinou emailovou adresu apod.), je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Přesunout pomocí příkazu Pravidla. Po kliknutí na položku Spravovat pravidla a upozornění se otevře nové okno Pravidla a upozornění, ve kterém je možné pravidla vytvářet, měnit, kopírovat, mazat nebo ručně spouštět.

307.     Jak označit zprávu jako nepřečtenou?

Pokud z nějakých důvodů potřebujete již přečtenou zprávu označit jako nepřečtenou, stačí, když na ni v seznamu zpráv klepnete pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberete příkaz Označit jako nepřečtené.

308.     Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?

U některých poštovních serverů (např. typu POP3) je kontrola nových zpráv prováděna na základě nastaveného intervalu (na rozdíl např. od serverů Exchange, kde vám zpráva díky technologii push přijde do Outlooku okamžitě). Pokud nechcete čekat na další kontrolu, je možné ji provést ručně, a to pomocí příkazu Poslat a přijmout u všech složek, který se nachází ve skupině Poslat a přijmout na kartě Posílání a příjem. Stejnou akci vyvolá i stisknutí klávesy F9.
 

309.     Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?

V předchozím tipu jsme si ukázali, jak spustit ruční kontrolu nových zpráv v případě, že nechcete čekat na uplynutí časového intervalu při přijmutí/odeslání zpráv. Pokud si chcete prohlédnout nebo změnit tento interval, klepněte na kartu Posílání a příjem a ve skupině Poslat a přijmout na položku Skupiny pro posílání a přijímaní. Ze zobrazené nabídky vyberte příkaz Definovat skupiny pro posílání a přijímání. Outlook zobrazí stejnojmenné okno, ve kterém jsou vidět skupiny a účty a v dolní části okna pro každou skupinu/účet i interval a v němž Outlook kontroluje přítomnost nových zpráv. V případě potřeby jej tedy stačí změnit na požadovanou hodnotu a stisknout tlačítko Zavřít.

310.     Jak filtrovat emaily?


Pokud potřebujete ve vaší emailové schránce, resp. složce Doručená pošta vyfiltrovat a zobrazit emaily na základě nějakých podmínek, je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Najít pomocí příkazu Filtrovat emaily. Po klepnutí na tento příkaz se zobrazí nabídka předem vytvořených filtrů, popř. je možné klepnout na položku Další filtry, kde si na kartě Hledání můžete vybrat z ještě většího počtu filtrů. Důležité je vědět, že zapnutí filtru pouze skryje (a nesmaže) zprávy, které nesplňují danou podmínku. Po deaktivaci filtrovaného zobrazení (např. klávesou Esc) se vše vrátí do původní podoby se všemi zprávami.

pondělí 19. června 2017

333 tipů pro Windows 10 (306-310)

306.     Jak spravovat dětský účet?


Obrovskou výhodou celého řešení zabezpečení rodiny je to, že jakákoliv další správa probíhá výhradně online. Ono je to poměrně logické, protože rodiče chtějí mít o svých ratolestech přehled odkudkoliv. A tak jakmile máte do svého počítače přidané účty dětí, stačí klepnout v položce Nastavení - Účty - Rodina a jiní uživatelé klepnout na položku Spravovat nastavení rodiny online, otevře se internetový prohlížeč a jakmile se přihlásíte se svým Microsoft účtem, zobrazí se vám ihned kompletní funkcionalita celého řešení.

307.     Jak omezit, na jaké weby děti můžou?


Jakmile tedy vytvoříte účet dítěte, odešlete mu pozvánku a on ji přijme, můžete na domovské stránce vašeho Microsoft profilu na záložce rodina nebo přímo na adrese account.microsoft.com/family začít využívat tuto funkci. A asi první, co většinu rodičů zajímá a o čem chtějí mít největší přehled je nastavení bezpečnosti z pohledu navštěvovaných webových stránek. To můžete provést v nabídce Prohlížení webu. Je zde možné automaticky nechat zablokovat nevhodné weby pro děti anebo zablokovat jmenovitě ty weby, které nechcete, aby děti navštěvovaly. Vše je tedy plně pod vaší kontrolou.

308.     Jak omezit, kolik času se zařízením mohou děti strávit?

Další, co rodiče často trápí je čas, který děti u počítače nebo mobilu tráví. Nyní, když už rodiče ví, jak omezit weby, na které děti mohou je na čase si ukázat, jakým způsobem omezit to, jak dlouho mohou děti na daném zařízení být. Opět se vše nastavuje v online prostředí jako v minulém tipu, tentokrát ale v položce Doba strávená před obrazovkou. Zde je možné nastavit, od kolika do kolika hodin je možné, aby vůbec mohlo dítě zařízení používat. Např. nechcete, aby ráno vstávalo v 6 hodin a hned sedlo k počítači anebo na něm bylo i po 22 hodině). A navíc můžete nastavit, kolik času maximálně denně na daném zařízení může dítě strávit. A je na něm, zda si to "vybere" hned ráno nebo si dostupný čas rozvrhne na celý den. 


309.     Jak mít hromadný přehled o tom, co děti dělají?

Asi ne každý rodič bude každý den sledovat, co přesně jeho děti dělají. Nejen, že na to nebudou mít čas, ale nebylo by to příjemné asi ani dětem. Proto je možné si zapnout na záložce Nedávná aktivita posílání týdenních reportů o tom, co dítě za celý týden dělalo, tj. jaké navštívilo weby, kolik času strávilo na počítači apod. Pak jen stačí vždy jen letmý pohled na zaslaný email a máte kompletní přehled o všem, co vaše děti na počítači provádí.

310.     Jak omezit, jaké hry a aplikace děti využívají?

Už tedy víte, jak dětem omezit přístup k nevhodným stránkám a případně i jak omezit čas, který před monitorem tráví. Poslední častou aktivitou, která se rodičům nelíbí, je např. hraní her. Kromě her to ale mohou být i filmy nevhodné pro děti. Proto je možné v položce Aplikace, hry a média nastavit věkovou hranici a na základě toho budou veškerá média, aplikace a hry kontrolovány na to, zda splňují vámi zadanou hranici.


středa 14. června 2017

333 tipů pro Microsoft Office 2016 (301-305)

301.     Jak zobrazit největší zprávy?

Pokud chcete pročistit emailovou schránku a odstranit nepotřebné a zbytečně velké soubory, je možné všechny doručené zprávy seřadit dle velikosti od největší po nejmenší. Je možné tak učinit ve vybrané složce (např. Doručená pošta) klepnutím pravého tlačítka myši na položku Uspořádat podle nad seznamem zpráv a ze zobrazené nabídky vybrat možnost Velikost. Všechny zprávy se automaticky seřadí od největší po nejmenší, a tak máte okamžitě přehled o tom, kteréže zprávy vám zabírají ve schránce nejvíc místa.
 

302.     Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?

Maximální velikost přílohy v emailové zprávě je v aplikaci Outlook 2016 nastavena na 20MB, což odpovídá zaběhnutým pravidlům, že email není pro odesílání větších zpráv určen. V takových případech použijte pro uložení tak velké přílohy raději některé z internetových úložišť, např. OneDrive.

303.     Jak přidat emailu příznak pro zpracování?

V Outlooku je možné jednotlivých zprávám přidávat příznaky důležitosti. Mnohem snáze tak zjistíte, jaké zprávy jsou nutné k vyřízení co nejdříve, jaké již máte vyřízené apod. Stačí, když klepnete v seznamu zpráv pravým tlačítkem myši na ikonku prázdné vlaječky a ze zobrazené nabídky si vyberete příznak, který chcete zprávě přidělit. Zpráva se vám pak v ten správný čas sama připomene, že je potřeba ji vyřídit.
 

304.     Jak dělit zprávy do kategorií?

Kromě příznaků je možné zlepšit orientaci ve zprávách pomocí kategorií. Jedná se o obdélník nacházející se vlevo od ikony vlaječky, který může mít přiřazenou libovolnou barvou. Můžete si tak například nastavit, že pracovní emaily budou červená kategorie, osobní zelená apod. Stačí, když opět kliknete pravým tlačítkem myši na ikonu obdélníku a ze zobrazené nabídky si vyberete barvu a typ kategorie. Pokud kliknete na položku Všechny kategorie, zobrazí se okno, v němž je vidět nejenom přehled všech existujících kategorií, ale je zde také možnost kategorie vytvářet, editovat, přejmenovávat a mazat.
 

305.     Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?


Pravidla jsou důležitou součástí aplikace Outlook a většina uživatelů, kteří s Outlookem dennodenně pracují a mají ho jako svůj pracovní nástroj, by se z hlediska organizace a přehlednosti emailů bez pravidel neobešla. Pomocí pravidel máte nespočet možností, jak se má zpráva na základě nějaké podmínky chovat, resp. co s ní má aplikace Outlook provést. Dejme domu, že byste chtěli oddělit emaily na základě odesílatele, a to tak, že pokud vám bude psát nějaká konkrétní osoba (zde např. uživatel Jiří Chytil), tak se má tento email automaticky přesunout ze složky Doručená pošta do předem vytvořené podsložky Jirka. Stačí, když si označíte zprávu od daného uživatele a na kartě Domů ve skupině Přesunout kliknete na položku Pravidla a ze zobrazené nabídky si vyberete volbu Vytvořit pravidlo. (případně hned první položku určenou pro nejčastější pravidlo, přesun složky). Outlook otevře okno Vytvořit pravidlo, kde jsou zobrazeny nejčastější podmínky pro vytváření pravidel. Stačí tedy zaškrtnout podmínku, na kterou je zpráva po doručení zkontrolována a zároveň nastavit, co se má s danou zprávou při splnění podmínky stát. Po nastavení podmínek a akcí dle vašich požadavků klepněte na tlačítko OK. Aplikace Outlook se vás dotáže, zda chcete spustit pravidlo i pro již existující emaily. Pokud pole zaškrtnete, nově vytvořené pravidlo se spustí a pokud nalezne jakoukoliv zprávu od uživatele Jiří Chytil, automaticky ji přesune do složky Jirka. Pokud volbu nepovolíte, pravidlo bude platné až pro všechny budoucí emaily.

pondělí 12. června 2017

333 tipů pro Windows 10 (301-305)

301.     Jak optimalizovat Windows 10 pro netbooky?


Netbooky jsou lehké přenosné počítače s malou obrazovkou a bez optické mechaniky. V poslední době zažívají čím dál větší rozmach, protože pro běžnou práci (Internet, Word) jsou z hlediska výkonu dostačující. Velkou výhodou je jejich přenositelnost a výdrž na baterie. Jelikož je v těchto zařízeních úsporný procesor, může se stát, že poskytovaný výkon nebude zcela dostatečný a může se například projevit zpomalenou odezvou systému apod. Proto je vhodné v systému vypnout v tomto případě zbytečné grafické efekty, zastavit nepoužívané a nepotřebné služby apod. Mezi doporučené kroky patří zejména tyto:
·         Optimalizujte všechny vizuální efekty v systému pro vyšší výkon. To provedete tak, že v Ovládacích panelech si otevřete panel Systém, poté kliknete v levé části na položku Upřesnit nastavení systému a na kartě Upřesnit kliknete ve skupině Výkon na tlačítko Nastavení. Zde vyberte na první kartě Vizuální efekty možnost Optimalizovat pro výkon.
·         Vypněte nepotřebné aplikace a nástroje, které se spouštějí automaticky při startu. Otevřete si Správce úloh (Ctrl + Shift + Esc) a na kartě Po spuštění najdete všechny nástroje a aplikace, které se automaticky spouštějí. Vypněte ty, které doopravdy nepotřebujete.
·         Ve Správci úloh naleznete i kartu Služby. Zde naopak naleznete všechny služby nainstalované v počítači. Opět je doporučeno služby, které nevyužíváte vypnout. Pokud si nejste přesně jistí tímto nastavením, a které služby potřebujete a které ne, obraťte se na nějakého IT odborníka.



302.     Jak synchronizovat Windows 10 s chytrým telefonem?


Výhodou chytrých telefonů je mj. i jejich možnost synchronizace s počítačem. Například kopírování fotek do počítače, zálohování kontaktů, stahování hudby do telefonu, synchronizace kalendáře nebo instalace aplikací je tak mnohem jednoduší. Výrobců mobilních telefonů a operačních systémů na nich je velké množství, nicméně každý z nich nabízí určitý typ softwaru, který synchronizaci a další aktivity s telefonem umožňuje.
Nokia – je nutné stáhnout software ze stránek společnosti Nokia s názvem Nokia PC Suite
iPhone – je nutné stáhnout software ze stránek společnosti Apple s názvem iTunes.
Telefony s operačním systémem Windows Phone od společnosti Microsoft – je nutné stáhnout software ze stránek společnosti Microsoft s názvem Zune.

303.     Jak prohledat celý počítač?


Ve Windows 10 funguje funkce tzv. indexování, která vám umožňuje vyhledat zadaný výraz nejenom v nabídce Start, ale i ve všech dokumentech, souborech či nastaveních. Po prvotní instalaci systému Windows 10 se zpočátku nemusí zobrazovat výsledky dobře, ale po několika hodinách či maximálně dnech (záleží na způsobu práce s počítačem i množství uložených dat) by již výsledky měly být relevantní. Pro vyhledání pak stačí jen otevřít nabídku Start, v horním pravém poli pro vyhledávání zadat požadovaný text a následně se jen přepnout na výsledky v kategorii Aplikace, Nastavení nebo Soubory.

304.     Jak omezit své ratolesti ve využívání počítače?


Velice zajímavou a užitečnou funkcí zejména pro starostlivé rodiče je Zabezpečení rodiny. Nástroj se již objevil v systému Windows Vista, nicméně v již ve Windows 8 byl vylepšen a obohacen o nové vlastnosti. Umožňuje (nejen rodičům) mít kontrolu nad svými ratolestmi a z technického pohledu umožňuje administrátorům mít větší kontrolu nad běžnými uživatelskými účty.

305.     Jak vytvořit „dětský účet“?

Pokud se rozhodnete využívat funkci Zabezpečení rodiny, je potřeba vytvořit pro vaše děti účet s omezeným oprávněním, který bude pod vaší kontrolou. To provedete tak, že v Nastavení - Účty - Rodina a jiní uživatelé klepnete na položku Přidat člena rodiny. Následně si jen stačí vybrat, zda se jedná o účet dítěte nebo dospělého a dokončit průvodce přidáním účtu. Následně danému uživateli přijde emailová pozvánka, ve které jen stačí ji potvrdit a plnohodnotné fungování může ihned začít.


středa 7. června 2017

333 tipů pro Microsoft Office 2016 (296-300)

296.     Jak vytisknout email?

Pokud si z nějakého důvodu potřebujete vytisknout email, je tak možné učinit po označení nebo otevření vybrané zprávy přes nabídku SouborTisk nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+P.
 

297.     Jak přidat odesílatele do blokovaných adres?

Pokud vám často chodí nevyžádaná pošta (tzv. spam) od jednoho a samého odesílatele, je možné jej přidat do seznamu blokovaných adres a jakákoliv budoucí zpráva z této emailové adresy bude automaticky přesunuta do složky Nevyžádaná pošta. Stačí, když na vybranou zprávu klepnete pravým tlačítkem myši a ze zobrazené nabídky vyberete příkaz Nevyžádaná pošta – Blokovat odesílatele.

298.     Jak přidat odesílatele do povolených adres?

Pokud vám naopak chodí e-mailové zprávy od známého odesílatele a aplikace Outlook na základě svých filtrů zprávu označí jako nevyžádanou poštu, je možné ve stejné nabídce jako v předchozím tipu vybrat položku Nikdy neblokovat odesílatele. V tom případě vám jakákoliv zpráva od tohoto příjemce již nikdy nepřijde do složky Nevyžádaná pošta.

299.     Jak vytvořit novou složku?

Se vzrůstajícím počtem e-mailových zpráv se často stává, že uživatel ztrácí nad e-maily přehled a kontrolu. Proto je vhodné si vytvořit složky a případně podsložky, do kterých budete buď ručně, nebo automaticky (viz jiný tip v této kapitole) třídit zprávy dle odesílatelů, dle typu (osobní, pracovní) apod. Novou složku vytvoříte tak, že klepnete pravým tlačítkem na složku Doručená pošta a z kontextové nabídky vyberete příkaz Nová složka. Nyní jen stačí zadat název složky a potvrdit klávesou Enter.

300.     Jak zjistit počet emailových zpráv ve složce?

Pokud si chcete zjistit, kolik máte ve vybrané složce (např. Doručená pošta) celkem emailových zpráv, stačí danou složku označit a podívat se do levé části stavového řádku na údaj Položky. Ten udává, kolik položek, a v případě složky Doručená pošta tedy zpráv, se ve složce nachází.