Nahlédněte pod pokličku dat v Microsoft Teams

Čím více využíváte ve škole Microsoft Teams, tak je vám asi jasné, že tím více zajímavých dat o využití Teams napříč vaší školou, můžete získat. O tom, jak si lehkou analýzu stavu týmu může provést běžný učitel jsem vám psal v článku Jak mít přehled o tom, co se děje v Team(s)u?, ale teď se podíváme na statistiky v rámci celé školy, kam má primárně přístup pouze správce Office 365.

Těch míst, na které se může správce podívat, je v Office 365 více a my se teď na některé z nich podíváme společně.

Sestavy Microsoft 365 Admin centra

Tím prvním místem, které je pro správce Office 365 i nejvíce "na ráně", jsou sestavy v admin centru. Najdete je přímo v levé nabídce tohoto prostředí a poskytne vám základní statistický datový přehled o využít Office 365 u vás ve škole.

Již zde máte možnost si dokonce vybírat ze zobrazení určitých konkrétních sestav, které chcete vidět a které vás zajímají. Chcete vidět, jaké jsou nejčastější aktivity uživatelů a kdo je nejaktivnější ze školy? Žádný problém. Nebo třeba se podívat, jaký typ zařízení uživatelé nejčastěji pro využívání Microsoft Teams používají? I takové informace zde najdete. 

Veškeré zobrazené reporty se samozřejmě dají exportovat i ve formátu CSV pro další zpracování. 

Teams admin centrum

Druhým místem, kde můžete získat cenné informace je přímo Centrum pro správce Microsoft Teams a dostanete se do něj z admin centra Office 365, kde v levém menu najdete položku Centra pro správu - Teams. V tomto centru se pak jen přepněte na položku Analýzy a sestavy - Sestavy využití. I zde si můžete vybrat z několika typů sestav, které můžete taktéž časově omezit. Samozřejmostí je i export do CSV, co zde ale najdete navíc je možnost úpravy zobrazení jednotlivých sloupců a především možnost zobrazení reportu přes celou obrazovku. To vše přes tlačítka v pravém horním rohu reportu. 

PowerBI + Analýza využití Microsoft 365

Je vám to pořád málo? Chcete víc dat, víc reportů, víc čísel? Máte je mít. K tomu ale už využijeme nástroj pro datovou analýzu PowerBI.

Vraťte se do sestav v základním admin centru Office 365 a již na obrázku jste si možná všimli jednoho pole nazvaného Analýza využití Microsoft 365. Pokud jste tuto funkci nikdy nevyužili, budete na ní mít zobrazeno pouze jedno modré tlačítko s textem Začínáme. Klepněte na něj a v postranním panelu povolte a uložte zpřístupnění dat. 

Po přihlášení do prostředí PowerBI (popisováno bude nové prostředí PowerBI - dá se zapnout v horní liště obrazovky) klepněte v levém menu na položku Aplikace a následně na žluté tlačítko Získat aplikace, které se nachází vpravo nahoře. 

V poli pro hledání napište "Microsoft 365" a na kartě Aplikace se vám objeví položka Microsoft 365 Usage Analytics, klepněte na Získat. 

Pokud budete chtít tento report využívat, je zapotřebí mít licenci PowerBI Pro. K dispozici je však i zkušební verze na 60 dní. To, zda tuto licenci opravdu potřebujete nebo je je pochopitelně zcela na vás, ale mít možnost se kdykoliv detailně podívat na datový přehled využití Microsoft 365 u vás ve škole nemusí být pro správce zcela od věci.

Jakmile je aplikace nainstalovaná, stačí na ní klepnout a vybrat první položku Připojit data. Následně je potřeba zadat tenant ID, to najdete v sestavách správce Office 365 a má tvar čísla ve formátu 00000000-0000-0000-0000-000000000000.

Zadejte jej a klepněte na Další. Přihlaste se pomocí vašeho uživatelského jména a hesla (vyberte volbu OAuth2 a None).

Následně již v Aplikacích uvidíte položku Microsoft 365 Usage Analytics. Opět na ní klepněte a nyní byste již měli vidět podrobné reporty vašeho Microsoft 365 prostředí. Případně si můžete zobrazit rovnou příslušný pracovní prostor. 

Víceméně všechny reporty jsou aktivní, tj. pro klepnutí na určitou hodnotu se dostanete do detailního zobrazení. Zde si můžete opět v levém sloupci nebo v horizontálních záložkách vybrat, co chcete analyzovat a jaký přehled vás zajímá. 

Největší silou PowerBI ale kromě zobrazení těchto reportů je možné si na základě propojených dat ale vytvářet reporty a vizualizace zcela vlastní. Stačí klepnout na tři tečky v horní liště a klepnout na položku Upravit.

Na pozadí totiž máte jen stovky a tisíce dat v jednotlivých polích, ale to, jak si je pospojujete a vytvoříte případně vlastní vizualizace, záleží jen na vás. To už ale přesahuje rozsah a zaměření tohoto článku, protože ne každý z nás je Karel Rejthar :). 

Jak v Teamsech vrátit zpět žákem smazaný soubor?

I když můžete dát v (online) třídě různá pravidla a domluvit se na správném využívání technologií, je jen otázkou času, kdy je někdo záměrně nebo omylem poruší. A tím nejčastějším asi může kromě nevhodné diskuze (jak na to jsem vám psal zde) být i mazání souborů a to přímo na kartě Soubory ve vašem týmu. Ano, vím, máte tam přece složku nazvanou Výukové materiály, do které žáci mohou pouze nahlížet a stahovat soubory a nemohou nic nahrát ani smazat. Zcela jistě ale nezůstanete jen u této složky a budete chtít, aby žáci někam nahrávali například fotky z třídní exkurze, budete tam mít nějaký dokument, tabulku nebo prezentaci, do které dáte žákům kvůli spolupráci přístup. A pokud mají přístup pro změnu souboru, mají pochopitelně i právo smazání. Co dělat, když vám najednou soubor "zmizí"? Nebojte, nic není ztraceno a pokud se vám to stane, postupujte takto:

1. Otevřete si kartu Soubory, kde chybí soubor
2. Klepněte v horní liště na tlačítko Otevřít v aplikaci SharePoint (na této technologii je postavené ukládání souborů v Teamsech).
   
   
   
   
3. Zde uvidíte kartu Soubory v trochu jiné podobě, ale ztracené soubory zde ještě nenajdete, pro ty musíte do souborového koše, který se nachází v nabídce vlevo.
4. V rámci koše pak nejenom vidíte, kdo a kdy soubor smazal, ale máte možnost ho pochopitelně po klepnutí obnovit (nebo dokonce odstranit z koše). POZOR: do zobrazení prostředí SharePoint i koše má přístup i žák a možná si říkáte proč - důvod je prostý. I on může něco smazat omylem a měl by mít možnost takový soubor obnovit.
   
   
   
   
5. Pokud se ale bude jednat o žáka, který bude chtít opravdu škodit, tak soubor z koše odstraní a pak ho ani v koši neuvidí nikdo. Téměř nikdo.
6. Vy jako vlastník týmu máte totiž přístup ještě do Koše druhé fáze, kde najdete, jak asi tušíte, soubory smazané ze standardního koše a i zde máte možnost soubory obnovit. Do koše druhé fáze se dostanete odkazem, který se nachází v dolní části stránky standardního koše a práce v něm je pak obdobná, jako ve standardním souborovém koši.

Jak mít přehled o tom, co se děje v Team(s)u?

Článků o tom, jak používat Microsoft Teams jste asi četli již plno. Mnoho z vás již Teams používá na dennodenní bázi, máte tam studenty, učitele, zajímavé diskuze, kanály, zadání, nahrané soubory a mnoho dalšího. Možná nastal ten správný čas si udělat trochu náhled na to, jak vlastně ten váš tým vypadá z pohledu čísel. A pochopitelně i z pohledu známek. Já vím, máte tam sice kartu Známky, ale víte třeba, jaká je průměrná úspěšnost žáků nebo kolik procent žáků odevzdalo zadání po termínu? Nebo byste naopak chtěli vědět, kdo se žáků má nulovou aktivitu v rámci týmu? Tak jdeme na to!

První možností, která je standardní součástí každého týmu je základní Analýza. Tu najdete v podobně stejnojmenné karty ve Správě týmu. A co zde všechno najdete? Celkový počet uživatelů, počet příspěvků a odpovědí, počet schůzek a samozřejmě informace o vývoji těchto hodnot v čase. Ten si navíc můžete sami vyfiltrovat v horní části okna (posledních 7, 30 nebo 90 dnů) a to jak pro všechny kanály v týmu najednou, tak i pro jednotlivé kanály. To se může hodit, když používáte režim co tým, to jedna třída a kanály pak reprezentují jednotlivé předměty (i když osobně tento režim moc nedoporučuji).

Druhou, pokročilejší možností je pak využití doplňku Insights. Ten je nejprve potřeba povolit (pravděpodobně ale již povolen bude) v centru pro správu Teams a to konkrétně v Aplikace Teams - Spravovat aplikace. Následně po povolení aplikace je nutné počkat, než se vše správně propíše (řádově desítky hodin až nižší jednotky dní) a pak můžete začít doplněk využívat. Stačí ho jen vložit jako další kartu do kanálu.

A co vlastně umí? Asi nemá cenu detailně popisovat jednotlivé obrazovky, protože mají více než vypovídající hodnotu, však se podívejte sami.

Funkce je aktuálně ve stavu Preview a oficální dokumentaci k doplňku naleznete zde: https://support.office.com/en-us/article/actionable-analytics-with-class-insights-preview-in-teams-163add4f-997d-4a01-91de-2846fe4e99bc#ID0EBBBAAA=Add_Insights_

Jak v Teams plánovat výuku a nezasahovat si navzájem do výuky?

Po té, co stovky škol nově přešly na online výuku v aplikaci Teams, mnoho z nich řeší, jakým způsobem plánovat výuku tak, aby nezasahovala do již naplánované výuky v dané třídě, resp. jak vědět o tom, zda daná třída již v mnou plánovaný čas výuku nemá. Pojďme se teď společně podívat na několik možných scénářů, jak to vyřešit:

1. Pevný rozvrh - možná se vám to zdá úsměvné, ale v jednoduchosti je síla. A stejně jako jste na začátku školní roku měli pevný rozvrh hodin, který jste dodržovali, tak mnoho škol na takový typ rozvrhu najelo i nyní. Vybraly předměty, které jsou pro každou třídu důležité, vytvořily zjednodušený dočasný rozvrh tříd a pak jednotliví vyučující nebo třídní učitelé vytvořili v Teamsech opakované události. Tímto scénářem tak veškeré dohady a možné překryvy výuky odpadají a i pro učitele a žáky je pravidelný rozvrh tím nejlepším řešením. Takový pevný rozvrh pak může mít podobu například excelové tabulky, kterou si můžete přidat jako další záložku do týmu pro učitele.

2. Vytvoření speciálního účtu uživatele/místnosti - druhou možností je vytvoření speciálního účtu/účtů uživatelů, kteří mohou být pojmenováni třeba jako onlinevyuka@naseskola.cz (pokud chcete mít a vidět v jednom kalendáři výuku ze všech tříd a předmětů najednou) nebo např. 5B@naseskola.cz nebo 7A@naseskola.cz (pokud chcete mít možnost si snadno zobrazit online rozvrh jednotlivých tříd - i zde pak ale je možné díky překryvu kalendářů si zobrazit výuku celé školy). Případně to můžete i zkombinovat dohromady. Takový účet pak přidáte do jednotlivých schůzek dle následujícího klíče:

- účet 5B@naseskola.cz přidáte jako povinného účastníka všech naplánovaných schůzek pro 5B. Obrovskou výhodou je, že jakmile plánujete schůzku a náhodou by již v daný čas měla třída naplánovanou výuku (tj. někdo před vámi už přidal hodinu s povinným účastníkem 5B), tak jste o tom ihned graficky informováni v podobě červeného zabarvení.

5.B v tento čas nemá volno, ikona je červená a jsou zobrazeny navrhované časy, kdy volno má

 5.B v tento čas má volno, ikona není červená a hodinu je možné naplánovat

Další skvělou vlastností je to, že si tento kalendář můžete (po tom, co jej s vámi např. správce Office 365 nasdílí - stačí se přihlásit do Outlooku daného uživatele a nasdílet kalendář pro čtení se všemi uživateli) zobrazit v rámci kalendářů v Outlooku a podívat se, kdy je například vhodná další hodina nebo se podívat na celý rozvrh 5B.

Uživatel 5B může sdílet svůj kalendář

Sdílet kalendář můžete všem v rámci školy nebo jen vybraným uživatelům (třeba pouze skupině Učitelé)

Následně každý učitel si může vybrat, jaké kalendáře si přidá do svého Outlooku...

 ... a přehledně vidí (a může zapínat a vypínat) zobrazení online rozvrhů jednotlivých tříd.

Kromě účtů uživatele a jeho přidávání do schůzek můžete stejným způsobem využít i účty místností. Zde ale ve výchozím nastavení nejsou v kalendáři místnosti vidět podrobnosti schůzky (jen, zda je místnost "obsazena") a je nutné jej nejprve upravit.

Pro to, aby byly vidět i detaily rozvrhu u místnosti (kdo má výuku a jaké je téma výuky) je zapotřebí 2 akcí:

1. Přidat se jako vlastník dané místnosti, to uděláte v Exchange Admin centru - Příjemci - poklepat na vybranou místnost - delegování poštovní schránky - Úplný přístup a zde se přidat.

2. Otevřít si Outlook online - klepnout v pravém horním rohu na vaše iniciály (ikonu) a z nabídky vybrat příkaz Otevřít jinou poštovní schránku a podobným způsobem jako u účtu uživatele se přepnout do části Kalendář a zde kalendář nasdílet všem ve škole/učitelům/žákům se zobrazením všech podrobností.

A pokud byste raději powershellový skript, tady je:

Pro zobrazení toho, kdo schůzku v kalendáři naplánoval, je zapotřebí využít tento skript:

Set-MailboxFolderPermission -Identity NazevMistnosti:\calendar -User default -AccessRights LimitedDetails

a  pokud chcete vidět i název události (tj. hodiny), tak pak i tento:

Set-CalendarProcessing -Identity NazevMistnosti -AddOrganizerToSubject $true -DeleteComments $false -DeleteSubject $false

Samozřejmě se nejedná ve výše uvedených odstavcích o všechny možné postupy, jak docílit toho, abyste si nezasahovali do výuky. V Teamsech jsou dostupné různé doplňky a aplikace (např. CalendarBOT), který vám s tímto může pomoci také. Tento návod byl tak psán jako jedno z možných (a relativně nejsnazších) řešení, jak toho dosáhnout.

Jak v Teams sdílet zvuk z počítače/webu/vzdělávací aplikace?

Možná jste při online hodině přes Teams chtěli třídě nasdílet i nějaký zvuk, který "produkuje" Váš operační systém, webová stránka nebo vzdělávací aplikace, kterou máte zapnutou a kterou dětem ukazujete. Standardně nejsou tyto zvuky přenášeny, ale můžete to změnit. Stačí klepnout na tlačítko Sdílet a zde si vybrat okno nebo aplikaci, kterou chcete sdílet a zároveň zatrhnout položku Zahrnout systémový zvuk, které se nachází v levé horní části okna s nabídkou sdílení. Od této chvíle žáci na druhé straně uslyší i tyto zvuky.

Pokud žákům ale chcete pustit nějaké video, které je veřejně dostupné, např. na YouTube a dalších serverech, doporučuji vám jim raději poslat odkaz na toto video, ať se na něj podívají na svém zařízení, ve většině případů to bude mnohem efektivnější a kvalitnější, než to takto streamovat od vás z počítače.

Jak požádat o technickou pomoc zdarma v rámci Office 365 pro školy?

Každá škola, která využívá cloudové služby Office 365 (a to i ty ve verzi A1, tedy zdarma), má nárok na garantovanou technickou pomoc v případě problému s funkčností služeb. Takový požadavek na servisní podporu může dát správce Office 365 a dává to smysl. Mnoho zdánlivých problémů od učitelů může vyřešit on díky svým znalostem a zkušenostem, a pokud si opravdu neví rady, pak se může obrátit přímo na podporu Microsoft.

Něž tak učiní, doporučuji se ještě podívat v Microsoft 365 admin centru do položky Stav - Stav služeb, kde vidí aktuální stav jednotlivých služeb v rámci Office 365. Dost často nějaký problém již nahlásil někdo před vámi, Microsoft o něm ví a vy tak máte ihned zpětnou vazbu o tom, že již se na nápravě pracuje. Je vhodné se podívat nejenom na kartu Všechny služby, ale i na další, jako jsou zejména Incidenty nebo Doporučení. To, že je u nějaké služby např. červený vykřičník neznamená, že služba kompletně nefunguje, ale může mít třeba pomalejší odezvy nebo může být nějakým způsobem omezena funkcionalita některých částí.

Pokud si opravdu myslíte, že váš problém se popsaných incidentů netýká a chcete podat žádost o technickou podporu, postupujte takto:

1. Otevřete si Microsoft 365 admin center
2. Přejděte do položky Podpora - Nový servisní požadavek
3. V pravé části zadejte klíčová slova vašeho problému, následně se zobrazí přehled samoobslužné podpory, nejčastěji se jedná o dokumentaci, návody a postupy, jak dosáhnout požadovaného stavu. 
4. Pokud zde nic pro vás vhodného nenajdete, klepněte v dolní části okna na tlačítko Kontaktovat podporu.
5. Zde se Vám může zobrazit již přímo kontakt na vašeho partnera ohledně technické podpory nebo můžete kliknout na tlačítko Nový servisní požadavek Microsoftu. 
6. Pokud chcete získat podporu v českém jazyce, je její pracovní doba aktuálně pondělí až pátek od 8:00-21:00. Pokud potřebujete opravdu akutně pomoci a nevadí Vám podpora v anglickém jazyce, tak ta je pochopitelně dostupná nonstop. 
7. Stačí tedy jen detailně popsat váš problém, vybrat si, zda chcete být kontaktováni telefonicky nebo emailem a můžete zde přiložit i nějaký soubor, ideálně třeba screenshot se zobrazenou chybou. Zároveň vidíte, jaká je odhadovaná čekací doba na to, aby s vámi začala technická podpora problém řešit.  
8. Následně jen stačí počkat na to, až se vám technická podpora ozve a můžete začít společně pracovat na vyřešení problému. 

A nebylo by fakt něco pro běžné netechnické uživatele, kteří třeba řeší nějaké problémy ve Forms, Minecraftu apod.? Ano, bylo!

Microsoft má i vlastní dedikovanou podporu pro školství na adrese aka.ms/EDUsupport. Zde se stačí přihlásit svým účtem, vybrat produkt, se kterým máte problém a detailně jej popsat. Tato podpora funguje pouze v anglickém jazyce a v něm je potřeba i problém popisovat.

Jak mít kontrolu nad diskuzemi v Microsoft Teams?

Jako učitelé (a většinou i vlastníci týmu) budete asi dříve nebo později řešit nějakou formu moderování diskuze a komunikace na kartě Příspěvky. Můžou se zde objevovat některé nevhodné příspěvky od žáků, kteří i přes počáteční upozornění si z toho nic nedělají. Jaké máte možnosti? Když pominu tu, že žáka odeberete z týmu (což bych pochopitelně kvůli přístupu ke vzdělávacím materiálům apod. rozhodně nedělal), máte na výběr tyto 2 možnosti:

1. Mazání příspěvků - pokud žák napíše něco nevhodného, je určité dobré mít jako vlastník týmu možnost jakýkoliv nevhodný příspěvek smazat. Zapnout si tuto možnost můžete ve vlastnostech týmu (tři tečky vedle jeho názvu) - Správa týmu - Nastavení - Oprávnění členů. Zde je potřeba zaškrtnout položku Vlastníci můžou odstraňovat všechny zprávy.

Pokud tuto možnost nemůžete jako vlastníci týmu zapnout, je potřeba se obrátit na správce Office 365, aby v admin centru Teams tuto možnost vlastníkům týmů povolil. To se dělá v položce Zásady zasílání zpráv - šablona Globální (popř. další, vámi vytvořené a aplikované šablony).

2. Další volbou (pokud domluva a smazání předchozích nevhodných příspěvků nezabrala), je možnost žáka ztlumit v rámci kanálu Příspěvky. Tím nebude moci do chatu v rámci týmu nijak přispívat. To se opět dělá v nastavení týmu - Správa týmu - Členové, kde se u každého člena týmu nachází sloupec ztlumit žáka.