Jak správně a snadno na webináře v Teamsech?

Možností, jak udělat webinář v Teamsech je opravdu hodně - mezi ty nejpoužívanější patří prosté vypublikování odkazu na schůzku na stránky školy nebo jeho poslání emailem. Druhou, o něco sofistikovanější možností je udělat přihlášení skrze Microsoft Forms s následným posláním odkazu všem zaregistrovaným. Uživatelé placených verzí Office 365, tj. verze A3 nebo A5 mají další důvod k radosti - v jejich verzích je dostupná oficiální funkce pro organizaci webináře. Tak se na ní trochu detailně podíváme:

1. Otevřete si aplikaci Teams a v ní položku Kalendář. V pravém horním rohu u tlačítka schůzka klepněte na šipku dolů a z nabídky vyberte položku Webinář. 

2. Vyplňte standardní položky jako je název webináře, e-mailové adresy PREZENTUJÍCÍCH, od kdy do kdy se webinář bude konat a případně další podrobnosti. 

3. Zatím vše vypadá jako běžná schůzka, ale opak je pravdou - v horní části schůzky máte možnost nastavit, zda na webinář bude vyžadována registrace a zda pro všechny nebo pouze pro uživatele v rámci vaší školy. Zároveň je ale automaticky vytvořen i registrační formulář, jehož vzhled a položky můžete upravit - stačí klepnout na Zobrazit registrační formulář. 

4. V nově zobrazené stránce si můžete uzpůsobit registrační formulář, zejména co se položek o účastnících týče. Je možné také nahrát obrázek do záhlaví registračního formuláře a celý formulář pochopitelně uložit, zkopírovat odkaz na registraci (tento odkaz pak budete posílat/publikovat) a zobrazit si v prohlížeči náhled registračního formuláře tak, jak bude vypadat pro účastníky. Po odeslání pozvánky prezentujícím a odeslání odkazu na registraci účastníkům je vše z vaší strany hotovo. 

5. Z pohledu účastníka je to vše ještě snazší - ten si otevře odkaz na registraci (a je jedno, zda ho dostal v mailu nebo na něj klikl na webové stránce školy) a vyplní registrační formulář. 

6. Následně mu automaticky přijde emailové potvrzení a pozvánka rovnou s událostí do kalendáře. Snazší to fakt být nemůže. 

A na závěr ještě poslední věc - je zcela logické, že chcete mít přehled o tom, kdo se vlastně na akci registrovat - tuto informaci najdete podobně jako třeba běžnou docházku ve vlastnostech schůzky.

Následně už se stačí do schůzky připojit a vést ji jako standardní schůzku s tím rozdílem, že do 1000 účastníků mohou (dle nastavení) účastníci s vámi komunikovat a spolupracovat, nad 1000 účastníků se již pro ně jedná o pasivní sledování bez možnosti interakce. Horní limit těchto schůzek je standardně 10 000 účastníků, s ohledem na aktuální situaci je do konce roku navýšen na 20 000. 

Jarní (a letní) novinky 2021 v Teams, Forms a Whiteboardu.

I nadále do Teams a dalších služeb v rámci Office 365 přichází a budou přicházet nové funkce, a ne náhodou to jsou ty, po kterých nejčastěji (nejen) pedagogická veřejnost volá. Tak se pojďme podívat, co už v některých případech můžete využívat, a na co se můžete v blízkých týdnech těšit. 

1. Stažení prezenční listiny i po skončení hodiny

Již je možné si stáhnout prezenční listinu i po skončení online hodiny. Pozor, pokud se vám prezenční listina objeví v rámci kanálu a záložky Příspěvky, vidíte ji pouze vy. Není potřeba se tedy obávat toho, že k ní mají přístup i žáci.

2. Nový formát prezenční listiny

Taktéž by měl být pro všechny již dostupný nový formát prezenční listiny, který mj. přehledně ukazuje celkový čas žáka na schůzce a jsou zde dostupné i další změny jako je celkový počet žáků na schůzce apod. 

3. Dynamické zobrazení

Během května/začátkem června bude dostupné nové, dynamické zobrazení, ve kterém si budete moci měnit rozvržení obsahu a oken účastníků dle potřeby.

4. Režim prezentujícího

Taktéž na přelomu května/června bude možné využít speciální režim, ve kterém budete mít možnost vložit svůj obraz (bez pozadí) do promítané prezentace.

5. Vypnutí kamery účastníkům

Funkci ztlumení účastníků bereme již jako nedílnou součást Teamsů. Pokud však student chtěl vyrušovat, mohl si nechat zapnutou kameru a v ní se např. nevhodně chovat. Během května/června bude možné vypnout a zakázat účastníkům i kameru.

6. Zobrazení zadání v kalendáři

Tuto funkci byste již měli mít aktivní - při vytváření zadání je možné vám a žákům nebo vám, žákům i všem vlastníkům týmu nechat do kalendáře vložit upozornění na končící termín pro odevzdávání zadání. Jen pozor, pokud jste zvyklí jej zadávat do půlnoci, tak v běžně zobrazeném kalendáři je potřeba sjet až na konec, aby byl tento čas vidět. Proto je možná vhodnější úkol zadávat třeba do 20 hodiny apod. 

7. Aplikace Schválení

Opět již pro všechny dostupná aplikace v rámci Teams, která vám umožňuje digitalizovat vaše veškeré schvalovací procesy. Ostatně, podívejte se sami v tomto článku.

8. Aplikace Reflect

Práce se zpětnou vazbou je nejen ve školství velice důležitá, jak na ni pomocí Teamsů se dozvíte pro změnu v tomto článku. 

9. Aplikace Matematika

Matematika se učí vždy a všude, a tak je asi pochopitelné, že si jako první "předmět" našla cestu i do Teamsů. Pomocí této aplikace můžete zadávat složité matematické rovnice, a to i pomocí dotykového pera, nechat si je vypočítat, zobrazit grafy a mnoho dalšího. 

9. Hlasování v kanálových schůzkách

Již nyní je možné při běžné schůzce, kam zvete konkrétní lidi nebo skupinu, využívat doplněk Formsů pro hlasování v průběhu schůzky. Prozatím to není možné pro schůzky založené na kanálu, a to se právě během léta změní.

10. Přehledné umístění záložek

Pokud jste zvyklí si do týmu vkládat více záložek, vzhledem k tomu, že v každém kanále je jich několik přednastavených, moc místa na ty nové nezbývá. To se v létě změní, protože bude možné ty výchozí, standardní přesunout pod sebe do levé části kanálu.

11. Whiteboard jako zdroj pro zadání

Někdy se jako zdroj a místo pro zpracování zadání nehodí ani Word, Excel, PowerPoint nebo OneNote, ale potřebujete prostě a jen prázdnou bílou plochu. Během léta bude možné využít právě tabuli Whiteboard jako zdroj pro vypracování zadání.

12. Zadání až pro 300 osob.

Možná vám přijde, že stávající limit 200 osob pro distribuci zadání je dostačující. Ne všichni vyučující si to myslí, a to zejména ti na vysokých školách. A proto během června bude tento limit navýšen na 300. 

13. Skupinová zadání

Na práci v online skupinkách pomocí Skupinových místností v Teams jsme si rychle zvykli. A dost často na nějakém úkolu pracuje skupina a této skupině chcete přiřadit úkol - zadání tak, aby se jeho hodnocení promítlo všem najednou a nebylo nutné přidělovat body jednotlivě. Tak přesně to na vás v létě čeká. 

14. Slovní mrak ve Forms

Jednou z nových otázek ve Forms bude možnost vytvoření slovního mraku, tj. zpracování odpovědi ve formě zobrazených slov a zdůraznění těch nejčastějších odpovědí. 

15. Organizace kvízů

Když máte pár kvízů, jde to. Když desítky, je to horší. A když stovky, může se stát prostředí Forms trochu nepřehledným. Na druhou stranu, dneska už asi taky netřídíte všechny fotky do složek, ale spíš využíváte efektivní hledání na základě data nebo místa. Každopádně od léta bude možné si kvízy třídit a organizovat dle potřeby. 

16. Kvíz na určitý čas

Již dnes máte možno si nastavit, od kdy to kdy bude test aktivní. Pořád tam ale není ta asi ve školství nejčastější varianta - na písemku máte 10 minut. A jak asi tušíte, od léta bude možné nastavovat i časový limit na kvíz nezávisle na tom, kdy si žák test otevře. 

17. Tvary/diagramy ve Whiteboardu

Ve webové verzi Whiteboardu jsou pro vás nově dostupné geometrické tvary, takže nejen výuka matematiky je opět o něco snazší.

18. Teams + Whiteboard - spolu a lépe

Během léta dojde k ještě větší integraci Teams a Forms, takže bude možné vidět účastníky schůzky i otevřít tabuli, na které pracujete, bez přerušení.

19. Laserové ukazovátko ve Whiteboardu

V nadpisu asi bylo řečeno vše, takže se snad jen podívejte na obrázek, na co se během léta můžete těšit.

20. Kurzory živě ve Whiteboardu

Využíváte Whiteboard k online spolupráci, ale chtěli jste mít větší přehled o tom, kdo kde vlastně v tabuli je a na čem pracuje? Díky této nové funkci to od léta bude možné.

Jak na zpětnou vazbu a náladu ve třídě? Přes Teamsy!

Vědět o tom, jaká je nálada ve třídě je určitě skvělé. Vědět, jaká je nálada jednotlivých žáků je ještě lepší. No a mít tyto informace přehledně a historicky zpracované, je úplně nejlepší. Když se totiž zkusíte v rámci běžné výuky třídy zeptat, jak se mají, moc odpovědí se pravděpodobně nedočkáte a už vůbec vám většinou žáci neřeknou před třídou, že se mají špatně nebo že jsou smutní. A právě to je ideální případ pro využití nového vestavěného doplňku do Teams s názvem Reflect. 

Díky tomu, že se jedná o vestavěný doplněk, není potřeba nic složitě stahovat, stačí si jen otevřít přes tři tečky v levém menu vyhledávání aplikací a Reflect otevřít a přidat do Teamsů. 

Následně jen stačí si otevřít kanál Obecné nebo jakýkoliv jiný (klidně si můžete vytvořit na tuto aktivitu samostatný kanál s názvem Jak se máte?) a pod polem pro psaní příspěvku klepnout na ikonu Reflectu (srdce s kolečkem). 

Zobrazí se nové okno, ve kterém může vybírat z několika předpřipravených otázek, vybrat si, zda žáci uvidí alespoň anonymní odpovědi nebo ani ty ne a jak dlouho má být tento konkrétní průzkum dostupný. Jakmile máte vše nastaveno, stačí klepnout na Poslat a průzkum je odeslán třídě.

Následně žák může zvolit smajlíka, který reprezentuje jeho aktuální náladu, a navíc může i vybrat jednu ze slovních možností, popisující jeho aktuální stav. Může se i podívat na to, jak si "vedl" v minulých dnech.

Podobně pak vidí přehled třídy i vyučující - jednak vidí, kdo již odpověděl a kdo ne a pak samozřejmě vidí jednotlivé odpovědi. Obrovskou výhodou je, že i učitel vidí historii odpovědí žáka, takže pokud žák několikrát za sebou odpoví, že se cítí smutně, je asi na místě začít hledat příčinu. 

Jak vidíte, Reflect je jen další z možností (po komunikaci se třídou, elektronickém zadávání úkolů, bezpečném chatu se žáky, online testování, spolupráci na dokumentech, schvalování čehokoliv ve škole apod.), kterou Teamsy nabízí i pro běžnou prezenční výuku s podporou IT. Dnešní žáci zcela automaticky již ráno před začátkem školy jsou na internetu a na mobilu sledují novinky a píšou si s kamarády, tak proč to opět nevyužít k něčemu smysluplnému.

Jak v Teamsech na schvalování čehokoliv?

To, že Microsoft Teams nejsou jen nástrojem pro online výuku, to už asi víte a zmíněno to bylo nespočetněkrát. To, že Teamsy nejsou pouze pro vzdálenou výuku, ale mají svá opodstatnění i při prezenční výuce, na to už stovky škol přišlo také. Další silná stránka je ale v integraci aplikací, doplňků i nástrojů třetích stran tak, aby se Teamsy staly opravdu centrálním bodem pro téměř vše, co ve škole potřebujete. A jednou z těch aktivit, kterou zcela jistě děláte, je schvalování. Ať se jedná o školní výlet, cesťák, účtenku nebo návrh programu akce, každý z nás asi někdy ve škole podobnou situaci řešil. V některých případech stačí schválení ústně, v některých je potřeba to mít písemně/elektronicky a s možností zpětného dohledání. A právě tato funkce nyní do Teamsů přibyla, a to díky aplikaci Schválení. Tu si přidáte do aplikace Teams jako takové, nikoliv do nějakého týmu nebo kanálu a to následovně:

1. V levém vertikálním menu klepněte na tři tečky, v zobrazené nabídce najděte aplikaci Schválení, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte příkaz Připnout. 

2. Po klepnutí na tuto aplikaci se zobrazí prázdná plocha s tlačítkem Nová žádost o schválení. Když na něj klepnete, v novém okně stačí zadat požadované údaje, tj. název žádosti, kdo má být schvalovatelem (může jich být i více), text žádosti a případnou přílohu. Pak jen stačí klepnout na tlačítko Odeslat. 

3. Následně se schvalovateli (v tomto případě vedení školy) zobrazí upozornění, že mu byla odeslána žádost o schválení, a to i v případě, když s touto aplikací nikdy nepracoval a nemá ji připnutou. Jednak vyskočí okno upozornění a jednak je tato informace zobrazena i v položce Aktivita. Schvalovatel si žádost prohlédne, může napsat svůj komentář a žádost schválit nebo odmítnout. 

4. Jakmile tak učiní, opět tomu, kdo žádá, přijde notifikace a nová položka do aktivit, že došlo ke změně stavu žádosti. Následně si pak můžete detailně prohlédnout schválenou/odmítnutou žádost. Výhodou je, že se vám samozřejmě veškeré vaše žádosti včetně jejich stavu zobrazují v přehledu aktivit. A naopak i vedení vidí, kdo žádal a o co bylo požádáno a vidí přehledně stav žádostí. V části Odesláno jsou totiž žádosti, které jste na schválení poslali vy a naopak v části Přijato jsou ty žádosti, které na schválení poslal někdo vám.

Jak vidíte, schvalovací proces a někdy zdlouhavé mailové kolečko vůbec nemusí být tak časově náročné, jak se může na první pohled zdát a jak je v některých školách běžné. Na tyto aktivity se opravdu e-mail nehodí a obzvláště v této době mít možnost elektronického schvalování se může náramně hodit. 

Tak ať jsou všechny vaše (oprávněné) žádosti rychle a kladně schválené!

A pokud byste chtěli se raději podívat na video, jak aplikace Schválení funguje, máte možnost, a to konkrétně v čase 36:36.

Bezpečné hodiny v Teamsech jednou pro vždy

Zcela jednoznačně byl v minulém roce nejčastější dotaz na zajištění bezpečné online výuky a toho, jak zabránit studentům, aby se navzájem (v lepším případě) z hodin vyhazovali. Těch věci, na které byste ale měli myslet, je trochu více, tak se na ně pojďme podívat: 

1.  Odkazy na hodiny

Po vytvoření online schůzky je možné v detailech události získat jedinečný odkaz na danou hodinu. Tento odkaz by neměl být (pokud k tomu nejsou speciální důvody) veřejně sdílen, aby se nikdo, kdo ve vaší hodině nemá co dělat, nemohl na danou hodinu zkoušet připojit. V jiných případech tento odkaz naopak sdílet potřebujete, např. pro online rodičovské schůzky, webináře pro externí účastníky nebo dny otevřených dveří. A jak jej získat? Stačí klepnout pravým tlačítkem v kalendáři Teams na vybranou schůzku a zvolit příkaz Upravit. V nově otevřeném okně pak v dolní části máte odkaz nazvaný Kliknutím sem se připojíte ke schůzce, což je právě ten jedinečný odkaz na hodinu. Ten již pak vhodným způsobem (skrze matriční systém, webové stránky školy apod.) dáte k dispozici.

 

2.  Předsálí

Jednou z bezpečnostních funkcí online schůzek v Teams je možnost nastavit tzv. předsálí schůzky. To funguje tak, že do schůzky jste automaticky vpuštěni pouze vy a všechny ostatní účastníky schůzky musíte po jednom nebo najednou povolit.  Máte tak zajištěno, že ve vašich schůzkách nebude nikdo nepovolaný. Stačí v rámci vytvořené schůzky otevřít její vlastnosti (viz předchozí příklad) a kliknout na tlačítko Možnosti schůzky, které se nachází jak v horní části, tak dolní části okna. V nově otevřeném okně pak máte možnost nastavit, kdo bude muset čekat v předsálí a kdo může rovnou do online hodiny.

3.  Přístup do hodiny pouze s účtem školy

V rámci nastavení služby Teams pro celou školu je možné upřesnit, že se do hodin nemůže připojit někdo, kdo nemá váš školní účet. Tím máte zajištěno, že se budou do hodin připojovat opravdu pouze učitelé a žáci vaší školy. Pozor, někdy je ale vhodné mít toto nastavení povolené – zejména když chcete zvát do hodin externí odborníky, pořádat dny otevřených dveří, online zápisy nebo rodičovské schůzky. Toto nastavení může upravit správce Office 365 ve správcovském centru Teams v části Schůzky – Zásady schůzek.

 

4.  Záznamy hodin

Pokud v rámci svých hodin výuku nahráváte, zvažte, zda je zapotřebí ji ukládat dokonce i třeba na veřejné videoservery (a to i se skrytým odkazem) nebo zda stačí, že ji máte uloženou v rámci školní služby Office 365, kde navíc můžete určit, kdo přesně může mít k nahrávce přístup. 

5.  Učitel a žák

V rámci online schůzek jsou dostupné tři základní skupiny uživatelů – organizátor, prezentující a účastník. Kdo bude organizátorem, je zřejmé – ten co vytváří danou online hodinu. Ale kdo bude prezentujícím je možné určit, a to již při vytváření schůzky nebo i během schůzky již probíhající.

Jestliže chcete toto nastavit před zahájením schůzky, je možné tak opět učinit v Možnostech schůzky.

A pokud to chcete nastavit již pro probíhající schůzku, stačí klepnout v aplikaci Teams na tři tečky a vybrat položku Možnosti schůzky.

6.  Jednou a pro vždy

Téměř všechna výše doporučená omezení a nastavení lze konfigurovat hromadně v rámci správcovského centra Teams. Pokud tedy chcete mít zajištěno že např. u každé online hodiny ve škole budou žáci automaticky v roli účastníka a jen učitel může prezentovat a nechcete toto nastavení vytvářet u každé schůzky ručně, stačí se obrátit na vašeho školního správce Teams, resp. Office 365.

Žáky i pedagogy lze přiřazovat do skupin a těmto skupinám pak přiřazovat zásady schůzek, chatu, volaní a dalších aktivit v rámci Teams aby přesně odpovídaly vašim potřebám.

A pokud byste chtěli tyto informace všechny pohromadě, je pro vás připravena takováto infografika, kterou si ZDE můžete stáhnout i ve formátu PDF.

Únorové novinky v Microsoft Teams

 Je tu další měsíc a s ním i pár novinek, které na vás v Teamsech čekají. Jaké to jsou?

Tabule v týmu

Mnoho pedagogů zjistilo, že samotná online hodina a webkamera k předání sdělované informace nestačí. A že stará dobrá tabule má své nezastupitelné místo. A proto je součástí Office 365 i nástroj Whiteboard, což je právě ta školní online tabule, kterou můžete využít ve formě webové služby, aplikace ve Windows 10 (ta má více možností) či je možnost ji sdílet rovnou při online hodině. Tou novou možností, která nyní do Teams přibyla, je možnost připnout tabuli Whiteboard jako novou kartu v kanálu týmu. Jak na to?

1. Klepněte na konci seznamu karet v kanálu týmu na ikonu +

2. Ze zobrazené nabídky vyberte aplikaci Whiteboard, potvrďte a zadejte název karty

3. Nyní už kdykoliv (nejen při online schůzce) můžete žákům na tuto tabuli cokoliv napsat. A při otevření tabule si můžete vybrat, zda má být pro žáky pouze v režimu pro čtení, nebo zda na ni mohou i kreslit. Nebojte, dá se to případně změnit i později.

Chat v rámci schůzky

Poměrně častým požadavkem od pedagogů bylo přidání možnosti zrušit chat v rámci online schůzky, případně ho omezit pouze na dobu, kdy daná schůzka probíhá. I tato funkce je již nyní v Teamsech implementována a tak si můžete při plánování schůzky v Možnostech schůzky zvolit, jak to s tím chatem vlastně bude.