Blíží se doba rodičovských schůzek a mnoho škol se rozhodlo je udělat online. A tak se dnes podíváme na to, jak takový online rodičák správně vytvořit. Není na tom nic náročného, jen je potřeba dodržet pár pravidel.
Nejsnazším způsobem je prostě v Teamsech si otevřít v levém menu položku Kalendář, kliknout na den a čas plánovaného rodičáku a vyplnit požadované údaje. Doporučuji zejména pro ty rodiče, pro které je to první setkání s online formou, do zprávy v dolní části napsat doplňující informace. Pak již stačí přidat mailové adresy rodičů do pole Přidat povinné účastníky a rodiče jsou pozváni.
Tento zdánlivě snadný a neškodný postup má ale dvě úskalí. Zaprvé silně doporučuji po odeslání schůzky (teprve v ten moment se skutečně vytvoří) se vrátit do události a klepnout na položku Možnosti schůzky. Zde si totiž můžete následně upravit, zda rodiče budou muset počkat v "předsálí" schůzky, než je vpustíte dovnitř a především si ale nastavíte, že můžete prezentovat pouze vy. Jinak se vám může stát, jako se stalo už u mnoha takto špatně nastavených online hodin, že účastníci převezmou "nadvládu" nad hodinou a asi žádný učitel nechce být (ani online) vyhozen z rodičáku své třídy :)
Druhým zádrhelem může být (a z ohlasů škol je to opravdu tak), že u takto poslané schůzky si vidí všichni navzájem emailové adresy. Což asi pochopitelně také nechcete. Cesty, jak to vyřešit, jsou dvě.
Varianta 1
Odkaz, který se vám v rámci schůzky vytvořil (to je ten text s nápisem Připojit se ke schůzce přes Microsoft Teams) můžete totiž vzít, zkopírovat a použít kdekoliv jinde a jak již asi tušíte, tím správným místem bude e-mail a v něm funkce skryté kopie.
Varianta 2
Druhá varianta je kombinací toho nejlepšího z obou předchozích postupů (vytvoření schůzky v Teams a poslání ve formě skryté kopie). Plánovat online schůzky totiž můžete jak z aplikace Teams, tak i ze samotné aplikace Outlook, která se jak známo používá k e-mailové komunikaci, kalendářům, kontaktům apod. Pokud se totiž v Outlooku přepnete do kalendáře a kliknete na novou událost, máte zhruba uprostřed okna možnost vytvořit i zde Schůzku přes Teams.
To ale není pochopitelně všechno, po vyplnění všech údajů i e-mailových adres rodičů (nehledejte zde skrytou kopii) je potřeba kliknout v horní části okna na tlačítko Možnosti odpovědi, kde se nachází potřebná volba Skrýt seznam účastníků. Tímto postupem si tak snadno a rychle vytvoříte pozvánku na rodičovskou schůzku, aniž by účastníci navzájem viděli. Jen si samozřejmě nezapomeňte opět nastavit, kdo bude čekat v předsálí nebo kdo může prezentovat. Můžete to udělat rovnou nebo třeba hodinu před začátkem schůzky.
I na tomto příkladu je snadno vidět, že je vhodné využívat kombinaci všech služeb v Office 365. Některé z těchto postupů, pokud používáte Office 365 + svou starou poštovní službu, nemusí fungovat. O tom, jak přejít na Office 365 i včetně pošty, jsem psal v článku Přejděte do Office 365 i s poštou, je to snadné (a důležité)
Žádné komentáře:
Okomentovat
Poznámka: Komentáře mohou přidávat pouze členové tohoto blogu.