Nepřehlédněte

pátek 28. března 2014

Používáme OneDrive - 3.díl

Mobilní přístup

Ačkoliv je možné z mobilních zařízení přistupovat na službu OneDrive obdobně jako na klasickém počítači, tj. přes internetový prohlížeč a adresu www.OneDrive.com, je mnohem uživatelsky příjemnější a rychlejší přistupovat ke svým datům skrze nativní aplikace, které vývojáři společnosti Microsoft vytvořili pro platformy Windows Phone, Android a iOS. Díky těmto aplikacím můžete snadno a efektivně pracovat se svými daty, prohlížet své fotografie či nastavovat sdílení. Aplikaci pro zařízení Windows Phone si můžete stáhnout na Windows Phone Store, obdobná situace je i pro zařízení společnosti Apple, zde se aplikace OneDrive nachází v AppStore či Android, kde aplikaci naleznete v Google Play. 


Zajímavou vlastností mobilní aplikace OneDrive je možnost automatického zálohování vyfocených fotek na úložiště OneDrive. To má výhodu v tom, že nemusíte myslet na to, že byste měli nahrát fotky z telefonu do počítače. V případě, že by se s vaším telefonem něco stalo, máte tak automaticky zajištěno, že vaše fotky už jsou dávno v bezpečí úložiště OneDrive. A samozřejmě nesmím zapomenout i na příjemný fakt v podobě 3 GB prostoru zdarma navíc, který se vám automaticky po aktivaci této funkce přičte.

Na následujících obrázcích vidíte, jak je prostředí úložiště v aplikaci OneDrive zobrazeno na odlišných mobilních platformách.

Desktopová aplikace OneDrive

Možná jste si všimli, že v levé části okna služby OneDrive se také nachází odkaz Získat aplikace OneDrive. Aplikace OneDrive vám umožňují automaticky nahrávat a synchronizovat vaše data nejen mezi vaším počítačem a úložištěm OneDrive, ale také případně mezi více počítači. Aplikace OneDrive je dostupná jak pro počítače s operačním systémem Windows či počítače Mac, tak i pro nejpoužívanější mobilní platformy – Windows Phone, Android i iOS. Zatímco mobilní aplikace vám usnadňují přístup k datům na úložišti, aplikace pro Windows se naopak stará o to, aby se vše automaticky synchronizovalo. Od Windows 8.1 je tato aplikace součástí instalace operačního systému, pro použití v dřívějších verzích je nutné tohoto synchronizačního klienta stáhnout pomocí výše zmíněného odkazu.

Např. ve Windows 8.1 se stačí přihlašovat do systému pomocí online Microsoft účtu a veškeré další nastavení se provede zcela automaticky. Složka OneDrive se také umístí do levého navigačního podokna aplikace Průzkumník, takže je možné ji využívat téměř stejně, jako jakoukoliv jinou místní nebo síťovou jednotku.

Ve výchozí konfiguraci se umístění složky OneDrive nastaví automaticky a to jako součást uživatelského profilu. Toto nastavení ale nemusí všem vyhovovat a někteří třeba chtějí mít složku OneDrive na zcela jiném diskovém oddílu. Proto je možné klepnout na hlavní složku OneDrive pravým tlačítkem myši, vybrat příkaz Vlastnosti a následně na kartě Umístění vybrat nové místo pro tuto složku.
Tato aplikace automaticky hlídá jakékoliv provedené změny a okamžitě je replikuje do úložiště OneDrive. Stačí tedy do této lokální složky nahrát jakoukoliv novou složku, např. s fotkami z dovolené, a okamžitě se (jste-li momentálně připojeni k internetu) začne nahrávat do úložiště OneDrive bez nutnosti ručního nahrávání ve webovém prostředí. Pozor ale na fakt, že se jedná o replikační kopii vašeho úložiště, tj. cokoliv v této složce na počítači smažete, se smaže i ve webovém úložišti. Stejně tak když jakoukoliv změnu uděláte ve webovém prostředí úložiště OneDrive, ta se ihned promítne i do vaší složky OneDrive na lokálním počítači.

Mnoho uživatelů využívá OneDrive i jako primární úložiště pro své fotky a složka s fotkami pak snadno může dosahovat velikosti i několik desítek GB. V tom případě by bylo určitě vhodné mít možnost nastavit, že třeba složku s fotkami nechcete do svého notebooku s menším diskem synchronizovat. To je možné nastavit po klepnutí pravým tlačítkem na vybranou složku, kde si můžete vybrat ze dvou možností:

Zpřístupnit offline – vytvoří na disku kompletní kopii složky, včetně podsložek a souborů. Jak již z názvu vyplývá, k souborům budete mít přístup i v případě odpojení od internetu. Výhodou je, že pokud provedete v takové složce nějaké změny, jakmile se opět připojíte k internetu, automaticky se všechny změny promítnou do hlavního místa celé služby OneDrive - webového úložiště.

Zpřístupnit pouze online – v tomto případě jsou pouze vytvořeny zástupci složek a souborů, které nezabírají víceméně žádné místo. Pokud se pokusíte takto vytvořený soubor otevřít, soubor se nejprve začne automaticky stahovat z internetu a teprve poté je možné s ním pracovat. Takové nastavení se hodí právě např. pro již zmíněnou složku s fotkami.

Windows 8 aplikace OneDrive

Stačí se podívat okolo sebe a rychle zjistíte, že čím dál více populárnější jsou tablety a obecně dotykové ovládání. Standardní aplikace OneDrive a aplikace Průzkumník ale není pro takovou práci nejvhodnějším řešením. Proto společnost Microsoft jako součást operačního systému Windows 8 (který je na dotykové ovládání plně přizpůsoben) přidala i moderní aplikaci OneDrive, kterou je možné bez problému dotykem ovládat. Najdete ji v nabídce Start a umí vše, co byste od takové aplikace očekávali. Bez problémů můžete přistupovat ke svým souborům, provádět s nimi běžné souborové operace (odstranit, kopírovat, vyjmout, přejmenovat), nastavovat jejich offline a online dostupnost či sdílení s ostatními uživateli.

Synchronizace dat mezi více PC

Pokud potřebujete synchronizovat data mezi více počítači najednou, je to snadné. Stačí pouze nainstalovat na vybrané počítače aplikaci OneDrive (nebo použít přímo systém Windows 8) a přihlásit se se stejným Microsoft účtem. Jako i v jiných případech, centrálním bodem bude samotné úložiště OneDrive na internetu, přes který se bude vše replikovat. Pokud tedy např. na prvním počítači přidáte do složky OneDrive soubor, aplikace OneDrive tuto změnu ihned replikuje na úložiště. Na druhém počítači aplikace OneDrive ihned zjistí provedenou změnu na úložišti a replikuje tuto změnu (resp. nový soubor) na tento počítač. A co více, veškerá takto synchronizovaná data máte vždy k dispozici online a i v případě poruchy počítače/pevných disků apod. máte tato data vždy na úložišti OneDrive.

Navýšení kapacity úložiště

Při registraci do služby OneDrive automaticky získáváte toto úložiště s kapacitou 7 GB úložného prostoru. Pokud si však na OneDrive chcete uložit například všechny svoje fotky či videa, nemusí vám tato kapacita dostačovat. Proto je možné za roční poplatek pomocí odkazu Spravovat úložiště navýšit stávající kapacitu 7 GB, a to o 50 GB, 100 GB nebo dokonce 200 GB. Platba se provádí online a nová kapacita je dostupná ihned po zaplacení.

Mimo to je možné, jak bylo napsáno výše, získat další prostor v rámci různých promoakcí, přizváním nových přátel apod.

Závěr

Jak je vidět z předchozích stránek, služba OneDrive je opravdu řešení připravené pro budoucnost práce na počítači – na práci s daty na internetu. Vývoj služby jde neustále dopředu a již nyní jsou uvolněny pro programátory aplikací vývojové balíčky, které umožňují integraci a práci se službou OneDrive v různých aplikacích, a stejně tak jsou dostupné i nativní aplikace OneDrive pro nejrozšířenější mobilní platformy, čímž máte přístup ke svým datům i ze svých telefonů.

Velkou výhodou tohoto úložiště je zejména již zmiňovaná dostupná kapacita, systém založený na jazyku HTML5, zálohovaná data v datových centrech společnosti Microsoft, šifrovaný přenos dat a okamžitá dostupnost nových funkcí pro všechny uživatele služby OneDrive.

Věřím, že se vám tato služba zalíbila a že se tak přidáte k desítkám milionů uživatelů úložiště OneDrive po celém světě a začnete ukládat data do internetových úložišť a dříve než ostatní tak budete připraveni na přechod do doby, v níž bude většina uživatelů ukládat data na internet.

středa 19. března 2014

333 tipů a triků pro Microsoft Office 2013 (8.díl)

36.     Jak vytvořit novou kartu?

Zajímavou funkcí je možnost vytvoření vlastní karty na pásu. Pokud totiž z každé karty využíváte např. jeden až dva příkazy, je poměrně obtěžující neustálé přepínání karet nebo hledání vybraného příkazu. Proto je zde možnost vytvořit si kartu vlastní, pojmenovat si ji vlastním názvem a umístit na ni libovolné příkazy z celé aplikace. Postup pro vytvoření nové karty a přidání vlastních příkazů je následující:
1. Klikněte na nabídku Soubor – Možnosti a v nabídce zvolte kategorii Přizpůsobit pás karet.  
2. V otevřeném okně klikněte v pravé dolní části na tlačítko Nová karta. V hierarchii karet se vytvoří nová karta včetně jedné prázdné skupiny příkazů. Kliknutím na tlačítko Přejmenovat v dolní části okna máte možnost si přejmenovat kartu i skupinu příkazů.
3. Pro přidání příkazů si v levém sloupci vyberte požadovaný příkaz a kliknutím na tlačítko Přidat mezi sloupci si přidejte příkaz přímo do zvolené skupiny. Všimněte si, že v horní části levého sloupce si můžete vybrat kategorii příkazů, pro zobrazení úplně všech příkazů dané aplikace zvolte možnost Všechny příkazy.
4. Po vložení požadovaných příkazů, přejmenování apod. stačí kliknout na tlačítko OK, nová karta bude vytvořena a zařazena mezi stávající karty na pás karet.


37.     Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup?

Panel nástrojů Rychlý přístup slouží v sadě Microsoft Office k zobrazení nejčastěji používaných prvků, funkcí a nabídek a najdete ho standardně v levém horním okraji aplikace nad tlačítkem Soubor.
Protože každému uživateli vyhovuje jiné uspořádání příkazů, můžete tento panel plně přizpůsobit svým požadavkům. Po kliknutí na šipku na konci panelu na výběr máte buď nejběžnější příkazy (Nový, Otevřít...), které aktivujete kliknutím na jejich název, nebo si můžete kliknutím na příkaz Další příkazy vybrat ze všech příkazů dané aplikace.



38.     Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu?

U každého dokumentu, který v systému Microsoft Office vytváříte, se ukládají určité vlastnosti dokumentu, které si můžete prohlédnout v nabídce Soubor – Informace. Najdete zde takové informace, jako jsou např. velikost, celková doba úprav, autor, datum vytvoření souboru apod.



39.     Jak uložit soubor na web?

Všechny aplikace ve verzi 2013 podporují ukládání na webové úložiště společnosti Microsoft s názvem SkyDrive. Pro využití této služby stačí mít zdarma dostupný účet Microsoft a můžete začít tuto službu na adrese www.skydrive.cz využívat. Ve webovém prostředí úložiště si můžete vytvářet složky a podsložky a z aplikací sady Microsoft Office pak pomocí nabídky Soubor – Uložit vaše dokumenty rovnou na SkyDrive uložit.


40.     Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office 2013?


Podrobnou nápovědu pro každou aplikaci zobrazíte v nabídce Soubor – Nápověda nebo po stisku klávesy F1. Nápověda v systému Microsoft Office 2013 je velice úzce propojena s Internetem a portálem Office.com. Výhodou tohoto řešení je zejména aktuálnost zobrazovaného obsahu.


pondělí 17. března 2014

Používáme OneDrive - 2.díl

Soubory

Nahrávání souborů

OneDrive je využíván především jako datové úložiště, proto si pochopitelně často nevystačíte pouze s prostým vytvářením složek, ale je vhodné do těchto složek i nějaké soubory umístit. To provedete tak, že si vybranou složku v seznamu složek otevřete klepnutím na její název a následně klepnete na příkaz Nahrát v horní části okna. Zobrazí se klasické dialogové okno pro výběr souborů z počítače.


Druhým způsobem nahrávání souborů je možnost rovnou přetáhnout vybrané soubory do zobrazené složky, a to bez nutnosti klepnutí na tlačítko Nahrát. Stačí tedy např. v Průzkumníkovi systému Windows soubory označit a prostým přetažením do právě otevřené složky ve službě OneDrive je začít do úložiště nahrávat.


Rychlost nahrávání je pochopitelně závislá jednak na velikosti vybraných souborů, jednak na odchozí rychlosti vašeho internetového připojení (tzv. uploadu). Po vybrání souborů, které chcete do svého úložiště odeslat, se okno zavře a zobrazí se v pravém horním rohu prohlížeče ukazatel stavu nahrávání a vy máte možnost se službou OneDrive nezávisle na právě probíhajícím uploadu dále pracovat. A na konec jedno upozornění, v rámci služby OneDrive je možné nahrávat pouze soubory, nikoliv složky.

Práce se soubory

Do úložiště OneDrive je možné nahrávat jakékoliv soubory. Pokud máte již ve službě OneDrive nějaký soubor umístěn, je možné s ním v závislosti na tom, o jaký soubor se jedná, dále pracovat. Jestliže se jedná o dokument vytvořený v sadě Microsoft Office v aplikacích Word, Excel, PowerPoint a OneNote, je možné s ním dále pracovat, dokonce jej i upravovat, viz další kapitola. Dále jsou podporovány PDF soubory a textové soubory ve formátu txt. Možné operace, které lze s daným souborem provést, se zobrazí opět po klepnutí pravého tlačítka myši na souboru nebo po zaškrtnutí pole před souborem a vybrání příkazu v nabídce v pravé části okna. Mezi příkazy, které se zobrazí u všech typů souborů, patří Stáhnout, Přesunout do, Kopírovat do, Přejmenovat, Odstranit a Vložit. Co který příkaz dělá, je pochopitelné již z jeho názvu a je analogický práci se složkami.



Z hlediska vkládání na web na první pohled není rozdíl mezi složkami a soubory, stačí klepnout pravým tlačítkem na vybranou položku, z nabídky vybrat příkaz Vložit a vygenerovaný HTML kód vložit na svou webovou stránku. Nicméně u souborů aplikací Excel a PowerPoint se namísto prostého odkazu na stránku vloží soubor jako takový a na této stránce je zobrazen obsah tohoto souboru. Výsledkem je, že návštěvník daného webu neuvidí pouze odkaz na soubor, ale i jeho obsah. To se hodí např. pro rychlé prohlédnutí vložené prezentace nebo tabulky. Školy tak mohou např. mít jídelní lístek ve formátu aplikace Excel, a pokud si jej tímto způsobem vloží na web, stačí pouze online editovat jídelní lístek ve službě OneDrive a změny budou ihned promítnuty na web.

Jakmile začnete OneDrive využívat více, asi brzy zjistíte, že i přes přehlednou adresářovou strukturu se může stát, že nebudete moci najít nějaký soubor. Proto se v levém horním okraji stránky OneDrive nachází dialogové okno pro prohledávání celého úložiště. Stačí tedy zadat název (nebo jeho část) soubor a ihned vidíte výsledek vyhledávání, ve kterém si můžete soubor rovnou otevřít, provést s ním libovolné úpravy, podívat se na stav sdílení, datum poslední změny, jeho skutečné umístění a velikost.

Koš

Zajímavou a potřebnou funkcí, která nebyla ve službě OneDrive od počátku, je funkce koše. Dřív totiž po odstranění souboru nebylo možné jej nijak obnovit. Odkaz na koš naleznete v levém dolním rohu okna. Můžete zde obnovit vybrané položky, všechny položky nebo podobně jako na klasickém počítači koš zcela vysypat. Podobně jako u běžných souborů i zde můžete výpis souborů řadit a to klepnutím na název příslušného sloupce. Není tak problém zjistit, jaký soubor v koši zabírá nejvíce místa, popř. jaký soubor byl odstraněn naposledy.


Fotografie

Velice důležitou součástí služby OneDrive je práce s fotografiemi. Jak již bylo zmíněno, pokud ve službě OneDrive vytvoříte složku a do ní umístíte fotografie, OneDrive to automaticky pozná a zobrazí vám ji jak v části Soubory, tak i v položce Všechny fotky, a to dokonce ve vzhledu webové fotogalerie. Nahrávání fotografií do složek je stejné jako nahrávání běžných souborů. Jestliže tedy klepnete v levé horní části na položku Všechny fotky, zobrazí se přehledně seznam všech fotoalb, které ve OneDrive máte umístěny. Řazení v tomto případě probíhá dle data od nejnovějšího po nejstarší.




Druhou možností, jak si zobrazit fotky, je přímo v položce Soubory otevřít složku s fotkami. V závislosti na tom, jak máte nastaveno zobrazení souborů, se buď složky zobrazí jako prostý seznam nebo jako přehled miniatur. U každé složky je vidět náhled některých fotek ze složky (který se dynamicky mění) a navíc je zde zobrazen počet souborů uvnitř složky.

Po klepnutí na náhled složky (v zobrazení Soubory) se zobrazí veškeré fotografie uvnitř dané složky, opět v jednotlivých náhledech. A podobně jako u souborů, i zde máte možnost klepnout pravým tlačítkem myši na některou z fotek a vybrat si, co s fotkou chcete provést. Můžete ji otevřít, stáhnout, sdílet, vygenerovat odkaz pro vložení, přejmenovat, odstranit, přesunout na jiné místo, kopírovat do jiné složky, zobrazit vlastnosti souboru nebo otočit. Nicméně pokud budete chtít někomu ukázat například fotografie z dovolené, těžko si je bude zobrazovat v takto malých náhledech. Proto je pochopitelné, že po klepnutí na vybranou miniaturu obrázku je možné si jej zvětšit.

Po klepnutí na fotku se také v pravé části okna zobrazí podrobné informace o fotce, převážně tzv. EXIF informace jako jsou rozlišení fotky, čas pořízení, nastavení fotoaparátu při focení a pokud EXIF informace obsahuje i místo pořízení, vidíte rovnou i mapu s vyznačením, kde byla fotka pořízena.

V režimu zobrazení jednotlivých fotek se pak ukazují další velice přínosné možnosti úložiště OneDrive. V dolní části okna máte k dispozici filmový pás s náhledy jednotlivých fotografií, takže víte hned směrem dopředu i zpět, jaké fotky se zde nacházejí. Po klepnutí na velký náhled fotky je možné ještě navíc tento filmový pás skrýt a zobrazit fotku téměř přes celou obrazovku. V režimu prohlížení je pak možné na další a předchozí fotky se přesouvat kurzorovými klávesami nebo pomocí šipek, které se zobrazí po najetí kurzoru za levý nebo pravý okraj fotky. Asi ale sami tušíte, že takové prohlížení není zrovna efektivní a že by bylo mnohem snazší, kdyby se fotky přepínaly automaticky. I to je ve službě OneDrive možné a lze tak učinit klepnutím na příkaz Přehrát prezentaci, který se nachází po otevření fotky v horním pásu příkazů.


V režimu prezentace se skryjí všechny okolní panely a nabídky a začnou se v intervalu tří sekund přehrávat všechny fotografie i videa a vy se můžete nerušeně kochat nádhernými snímky. Režim prezentace můžete ukončit stisknutím klávesy Esc, další stisk této klávesy vás přesune do režimu náhledu všech fotek v daném albu a třetí stisk do seznamu všech fotoalb ve vašem úložišti.

Nedávné

Z fotogalerie se přesuňme opět na hlavní stránku úložiště OneDrive (to ostatně můžete udělat kdykoliv klepnutím na logo služby OneDrive v horním levém rohu). V nabídce v levé části okna se nachází pod položkou Soubory další, často využívaná položka, Nedávné. Jedná se o seznam dokumentů, se kterými jste v poslední době pracovali. Zde se ale dokumenty, jak již z názvu této složky vyplývá, řadí podle data posledního otevření. Je to obdobná nabídka, co se funkcionality týče, jako je nabídka Poslední dokumenty ve standardních aplikacích Word, Excel apod. Jedná se o skutečné soubory z nabídky Dokumenty, kde se tyto soubory nacházejí, a proto s nimi můžete i v položce Nedávné pracovat naprosto stejným způsobem jako v Dokumentech. Pokud si tedy např. přejmenujete nebo smažete soubor ve složce Nedávné, tato změna se projeví i ve skutečném umístění daného souboru v nabídce Dokumenty.

Sdílené dokumenty

Na začátku této příručky byla několikrát při popisu práce se soubory zmíněna možnost jejich sdílení. Abyste měli přehled o tom, jaké soubory jsou s vámi sdíleny, nachází se jako poslední v levé části stránky nabídka Sdílené. Po klepnutí na její název se zobrazí seznam dokumentů, které můžete prohlížet nebo upravovat. Pozor na fakt, že se (kromě první položky) nejedná o soubory uložené ve vašem úložišti OneDrive a že pokud některý z těchto souborů smažete (za předpokladu, že k tomu máte nastavena oprávnění), tento soubor se smaže i z úložiště daného uživatele, který vám soubor nasdílel. Na jednu stranu to možná někteří berou jako bezpečnostní riziko, na druhou stranu je nutné vzít v potaz, že proto existují v úložišti OneDrive různé možnosti oprávnění, a pokud tedy někomu soubor kompletně nasdílíte, máte k tomu důvod. Stejně tak ale existují desítky situací a využití, kde se naopak hodí to, že nepotřebný soubor mohou mazat všichni uživatelé s daným oprávnění.



Office Online

Jak již bylo napsáno, OneDrive není sice jedinou službou, která nabízí úložný prostor na internetu, nicméně z hlediska datového prostoru a dalších funkcí se jí těžko nějaká jiná vyrovná. Pokud pominu již několikrát zmiňovanou kapacitu úložného prostoru o velikosti 7 GB, tak druhou největší výhodou je online sada kancelářských aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote, která má souhrnný název Office Online. S čím dál větším přechodem uživatelů a společností do cloudového prostředí se také musí zcela zásadně změnit způsob fungování a využívání aplikací a Office Online plně ukazují a dokazují, jak se to má dělat. V rámci běžného internetového prohlížeče můžete naprosto z jakéhokoliv počítače připojeného na internet nejenom prohlížet dokumenty vytvořené ve zmiňovaných aplikacích, ale hlavně je i vytvářet a na vytváření spolupracovat i s více uživateli. A není vůbec nutné, aby na daném počítači byla nainstalována jakákoliv verze klasického kancelářského balíku Microsoft Office. I tak ale celá sada Office Online, co se týče vzhledu, kopíruje co nejvěrnějším způsobem kancelářský balík Microsoft Office 2013, aby přechod do cloudového prostředí byl pro běžné uživatele příjemnější a rychlejší.







Vytvoření nového dokumentu

Soubory sady Office můžete do úložiště OneDrive nahrávat přes příkaz Nahrát. Nicméně je možné je i rovnou online vytvářet, a to za pomocí nabídky Vytvořit v horní části okna. Otevřete si tedy složku ve službě OneDrive, v níž chcete soubory vytvořit, a klepněte na tlačítko Vytvořit. Následně jen vyberte, jaký typ dokumentu chcete vytvořit.  Po vybrání typu dokumentu se rovnou spustí webová verze příslušné aplikace a vy můžete okamžitě začít práci na dokumentu.


Práce s existujícími dokumenty

V předchozí kapitole bylo zmíněno a na obrázkách i demonstrováno, že kontextová nabídka s příkazy se mění v závislosti na tom, s jakým typem souboru chcete pracovat, a že u již vytvořených dokumentů sady Office máte navíc tyto další možnosti:
Otevřít ve... – po výběru tohoto příkazu máte možnost ihned zobrazit daný dokument tak, jak byl vytvořen. V tomto režimu je možné celým dokumentem procházet, měnit velikost náhledu dokumentu, prohledávat dokument či jej sdílet. Taktéž je možné dokument v prohlížeči upravit nebo jej otevřít v příslušné aplikaci sady Office (za předpokladu, že je tato aplikace v počítači nainstalována.) V nabídce Soubor (která graficky kopíruje stejnojmennou nabídku v sadě Office 2013) jsou pak další příkazy pro práci se souborem, jako jsou Tisk, Uložit jako, Sdílet a další.


To, že je možné dokumenty v rámci internetového prohlížeče otevírat, zase tak překvapivé není (vzhledem k dnes dostupným technologiím na webu). 

Co ale ze služby OneDrive činí skutečnou online kancelář se vším všudy, je právě možnost online úpravy dokumentů. Stačí, abyste klepli po otevření souboru na položku Upravit dokumentUpravit v aplikaci a otevře se vám dokument v režimu úprav včetně nástrojů na pásu karet tak, jak jej znáte ze sady Microsoft Office 2013. Na první pohled zde některé karty chybí, jedná se ale zejména o pokročilé funkce dané aplikace, kterých by prozatím většina uživatelů stejně využívala spíše v klasické aplikaci. Na druhou stranu je nutno podotknout, že společnost Microsoft neustále přidává jednotlivé karty a funkce, které jsou tak ihned dostupné milionům uživatelů po celém světě. Pokud se ale podíváte podrobněji na dostupné funkce, tak např. v aplikaci Word Online zjistíte, že pro vytvoření běžného dokumentu vám nic nechybí. Na kartách sou v době psaní této příručky dostupné zejména funkce pro práci se schránkou, formátování písma, formátování odstavce, styly, kontrola pravopisu, vkládání tabulek, obrázků a hypertextových odkazů apod.

Upravit ve – pokud po otevření dokumentu klepnete na položku Upravit dokument – Upravit ve + název aplikace, je možné otevřít online dokument v příslušné desktopové aplikaci a dodělat na něm některé další úpravy či pokročilé funkce, které v online aplikaci dostupné nejsou. A pokud dokument upravujete v sadě Microsoft Office 2013 (která je již na cloudové prostředí a online úložiště OneDrive plně připravena), máte možnost jej přes nabídku Soubor – Uložit rovnou zpět uložit na OneDrive.




Historie verzí – pomocí tohoto příkazu máte možnost se vrátit k některé z předchozích verzí daného dokumentu. OneDrive totiž průběžně ukládá verze dokumentů, se kterými pracujete, a vytváří jejich kopie tak, jak vypadaly před další změnou. Po klepnutí na tento příkaz máte tedy možnost si nechat zobrazit předchozí verze dokumentu a případně jej do tohoto stavu obnovit nebo si starší verzi stáhnout.


Pokud jste již práci s daným dokumentem ukončili a chcete se vrátit do úložiště OneDrive, máte několik možností. První z nich je klepnutí na odkaz OneDrive ve zcela horní části okna. Druhou možností je pak v nabídce Soubor vybrat poslední příkaz Zavřít.

středa 12. března 2014

333 tipů a triků pro Microsoft Office 2013 (7.díl)

31.     Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání/otevírání souborů

Výchozím úložištěm pro ukládání zpracovaných souborů je online úložiště SkyDrive. Pokud se chcete vrátit k dřívějšímu výchozímu ukládání do lokálních složek na počítači, můžete tak učinit ve stejném okně jako v předchozích dvou tipech (tj. Soubor – Možnosti – Uložit), kde se nachází zaškrtávací políčko Ve výchozím nastavení ukládat do počítače.

32.     Jak uložit soubor ve formátu PDF?

Soubor PDF od společnosti Adobe se stává stále populárnějším formátem pro výměnu dat a předávání informací. Mezi jeho největší výhody patří zajištění zobrazení vždy stejného obsahu na různých HW a SW konfiguracích počítačů nebo mobilních zařízení. Další výhodou je velmi omezená možnost editace takového souboru. Proto se mj. také často využívá v případě, kdy je nutné veřejně sdělit nějaké informace, ale nechcete je dát ostatním k dispozici s možností úprav. Ve formátu PDF tak naleznete například drtivou většinu návodů ke spotřební elektronice apod. Microsoft Office již od verze 2007 podporuje vytváření PDF souborů a od verze 2013 i jejich editaci (viz další tip). Stačí, když klepnete na položku Soubor – Exportovat – Vytvořit dokument PDF/XPS a zde na tlačítko Vytvořit soubor PDF/XPS. Formát XPS měl být konkurencí od Microsoftu pro PDF formát, nicméně se příliš neujal.


33.     Jak upravit PDF dokument?

Jak již bylo zmíněno, jednou z novinek ve Wordu 2013 je možnost editace i PDF dokumentů. Pro vykonání této operace postupujte naprosto stejně jako s jakýmkoliv jiným souborem, prostě jej vyberte k otevření. Budete informováni o možných nepřesnostech při převodu (100% převod vám ostatně nezajistí žádná aplikace) a následně bude soubor otevřen s možností editace. Následně je jen na vás, zda jej následně uložíte opět do PDF nebo do formátu aplikace Word. 

34.     Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů?

V nabídce Soubor – Otevřít – Poslední dokumenty se zobrazují naposledy použité a otevřené soubory. Počet zobrazených naposledy otevřených souborů lze změnit v této cestě: Soubor - Možnosti – Upřesnit. Zde nalezněte položku Zobrazovat tento počet naposledy použitých dokumentů a nastavte si požadovanou hodnotu. Maximální hodnota je 50 dokumentů.

35.     Jak skrýt na pásu obsah karet?

Pro minimalizaci pásů karet stačí dvakrát kliknout na název jakékoliv karty. Návrat zpět do normálního zobrazení provedete opět dvojím kliknutím. Kliknutí provedené jedenkrát pouze kartu dočasně skryje.


sobota 8. března 2014

Tablety pod kontrolou

Tablety pod kontrolou
Možná by bylo snazší vás odkázat na stránky Státního ústavu pro kontrolu léčiv, kde byste se o nadpisu tohoto článku dověděli také. Ale jak již asi tušíte, v tomto článku bude řeč o tabletech, nikoliv tabletách, a o tom, jak je můžete mít v rámci své školy pod dohledem a kontrolou a nemusíte se při každém vstupu do třídy plné žáků s tablety obávat, co vám ti žáci opět provedou.

Ponechme stranou nyní proces výběru a pořizování tabletů a vžijme se do situace, kdy škola již nějaké tablety pořízené má a chce je začít smysluplně využívat. To znamená, že na nich žáci mohou pracovat v prostředí internetu a využívat internetové služby, ale zároveň má učitel možnost kontroly nad tabletovou třídou, zejména co se ovládání zařízení a přístupu k internetu týče.

Není tajemstvím, že v současné době existují na trhu tři mobilní platformy pro využití na tabletech – Windows 8, iOS a Android. Z pohledu kontroly tabletů a výuky jako celku (nazývané také jako classroom management) se nejvíce možností nabízí u tabletů na platformě Windows, tablety s ostatními operačními systémy lze spravovat také, ovšem ne tak komfortně.

Aby tabletová třída, výuka na ní založená a následně i classroom management fungovaly bez problémů, je zapotřebí, aby škola měla dostatečně rychlé připojení k síti internet. Nebojte se, větší datovou vytíženost než tu, kdy se všichni žáci dívají na nějaká videa, s tablety mít nebudete a takovou vytíženost linky už určitě žáci při běžné výuce počítačů někdy vyzkoušeli. Jeden z mýtů využívání cloudových služeb je totiž ten, že je zapotřebí někdy i několikanásobně zrychlit připojení školy k internetu, což ale není pravda. Mnohem důležitější ale je zajistit dostatečně kvalitní vnitřní síť školy. U klasických počítačů se opět „jen“ natáhnou síťové kabely a vše běží tak, jak má. Bohužel u vytváření bezdrátové sítě je situace trochu komplikovanější, vstupují do hry různé standardy WiFi 802.11 a/b/g/n/ac, různé frekvence (2,4GHz a 5GHz), kanály (1-13) apod. Proto je výstavba dostatečně kvalitní bezdrátové školní sítě tím naprostým základem a předpokladem pro bezproblémovou tabletovou výuku.

Pojďme dále předpokládat, že takovou síť ve škole máte vybudovanou a jde vám teď jen o samotný classroom management. Produktů, které můžete pro tuto činnost využít, je několik, v tomto článku se podíváme na jedny z nejpoužívanějších – Windows MultiPoint Server a NetSupport School.

Windows MultiPoint Server 
(dále jen WMS) je produktem společnosti Microsoft, který je aktuálně nabízen ve své třetí verzi s označením WMS 2012. Primárně je WMS určen pro terminálové řešení, kdy se k jednomu výkonnému serveru, na kterém je WMS nainstalován, připojujete z tzv. zero klientů přes vzdálenou plochu a využíváte pouze výkon daného serveru a nepotřebujete žádné další počítače. Velkým benefitem WMS je pak konzole pro správu MultiPoint Dashboard, která umožňuje mít plnou kontrolu nad připojenými stanicemi. Pomocí této konzole vidíte náhledy pracovních ploch všech připojených klientů, můžete jednotlivé stanice zamykat/odemykat, zakazovat či povolovat přístup k internetu či vybraným stránkám, vzdáleně promítat obraz žáků, spouštět aplikace, komunikovat s žáky, ovládat jejich počítač apod.



A právě poslední verze WMS 2012 přinesla jednu podstatnou novinku, a to přítomnost zmiňovaného Connectoru. Pokud tento malý prográmek nainstalujete na počítač se systémem Windows 7 nebo Windows 8, automaticky se dané zařízení objeví ve správcovské konzoli také a máte možnost jej ovládat zcela stejným způsobem jako zařízení připojené přímo k tomuto serveru.

Druhým představeným produktem je NetSupport School, což je aplikace primárně vyvinutá pro classroom management. Proto také z tohoto pohledu nabízí více než WMS, neumí ale naopak např. zmiňované terminálové řešení. Podobně jako u WMS a ostatních řešení se instaluje jak učitelská část, tak klientská část, kterou je potřeba nainstalovat na tablety. Jakmile poté učitel spustí tuto aplikaci, má možnost plné kontroly nad tabletovou třídou. 

Kromě toho nabízí i možnosti jako vzdálené kopírování souborů, vytváření testů a dalších úkolů včetně sesbírání zadaných prací a mnoho dalšího. Jako každý správný classroom management software, tak i NetSupport School umožňuje zobrazit náhledy obrazovek jednotlivých studentů včetně možnosti zvětšení. Můžete také monitorovat zvukové aktivity jednotlivých stanic, zadávat rychlé dotazníky, omezovat či povolovat přístup na internet či pouze na vybrané webové stránky, spouštět a ukončovat aplikace, monitorovat tiskové fronty jednotlivých stanic, kontrolovat přístup k USB flash diskům či využívat pro spolupráci funkce bílé tabule. Kromě toho je možné stanici kompletně uzamknout, takže žáci budou v danou chvíli věnovat pozornost pouze výkladu, či dle potřeby je zamykat/odemykat všem.



Nutno však podotknout, že by se tyto funkce neměly stát v hodinách pravidlem a že mnohem výhodnější a efektivnější než zakazovat práci s tablety je vytvořit hodinu s takovou náplní, která bude studenty bavit. Může se jednat např. o aktivní vyžití internetu nebo práce na interaktivních prezentacích či pracovních listech. Mnoho škol také řeší, jakým způsobem data k žákům s tablety dostat. Nejsnazší způsob pro správce IT i pro učitele je zcela jistě využití cloudových služeb typu Office 365, kdy si učitel může ve škole či doma připravit materiály, uložit je do svého online úložiště OneDrive a následně v hodině si jen žáci dané materiály otevřou. Možností je nespočet…

Dalším důležitým prvkem pro interaktivní tabletovou výuku je možnost bezdrátové projekce obrazu z tabletu učitele nebo žáků na projektor. V prostředí Windows k tomu slouží standard Miracast, který podporují všechny moderní tablety, a po softwarové stránce operační systém Windows 8.1. Stačí tedy do školy pořídit jen Miracast adaptér, který připojíte ke svému projektoru, a následně dle potřeby je možné, aby učitel chodil bez omezení po třídě a přitom všichni žáci viděli na projektoru to samé, co vyučující. A co když bude učitel chtít, aby na projektoru byl obraz některého ze studentů? No přece si bez problémů nechá na svém tabletu a následně automaticky i přes projektor zobrazit obraz z tabletu libovolného žáka. A o tom to správné využití classroom management aplikací je – snadné, intuitivní a rychlé využití tabletů ve výuce.

čtvrtek 6. března 2014

Hromadné odebrání účtů v Office 365

Na internetu naleznete desítky a stovky článků o tom, jak hromadně vytvářet a přidávat účty do služby Office 365, Active Directory a dalších služeb, ale mnohem méně už se píše o tom, jak hromadně účty mazat. Přitom je to pro přehlednost a orientaci v databázi studentů podobně klíčová aktivita. Téměř na každé škole ke konci školního roku žáci končí své studium a nastává tedy doba, jak účty těchto žáků v případě potřeby hromadně smazat. Pojďme se tedy podívat, jak na to.

1. Vytvořte si CSV soubor se seznamem účtů žáků, které chcete odstranit. Tento soubor musí obsahovat pět základních atributů účtu - název účtu, emailovou adresu, jméno, příjmení a heslo. Jedná se o podobný způsob, jako při vytváření CSV souboru pro vytváření účtů.

2. Nainstalujte si a nakonfigurujte prostředí PowerShell. Pokud nevíte, jak na to, více informací se můžete dočíst např. zde.

3. Připojte se přes PowerShell do služby Office 365. Opět, pokud nevíte jak na to, zde najdete potřebné informace.

4. V prostředí PowerShellu spusťte následující příkaz (kde "C:\Odstranit.csv" nahraďte za cestu k vašemu souboru:

$users =Import-Csv C:\Odstranit.csv
$users | ForEach-Object {Remove-Mailbox –Identity $_.EmailAddress}

5. Hotovo

středa 5. března 2014

333 tipů a triků pro Microsoft Office 2013 (6.díl)

26.     Jak využívat více jazykových verzí?

Od verze 2010 je v kancelářském balíčku Microsoft Office možné využívat i více jazykových verzí a jednoduše mezi nimi přepínat. Tak například pro přednášky a výuku můžete využívat české jazykové prostředí a pro vlastní práci a přípravu k certifikacím anglické. V případě, že chcete tuto vlastnost využívat, je nutné mít kromě standardní verze Office pořízen ještě tzv. jazykový balíček, který je nutné do systému nainstalovat. 


27.     Jak ovládat Office dotykem?

Jednou z novinek systému Office 2013 je i vylepšená podpora pro dotykové ovládání. Důvod je prostý – čím dál větší popularita tabletů a obecně dotykových zařízení. Protože by však bylo poměrně těžké standardní aplikace Office ovládat (kvůli přesnosti) dotykem, můžete si v aplikacích Office vybrat mezi režimem ovládání myší a dotykem. Můžete tak učinit v panelu nástrojů Rychlý přístup po kliknutí na položku Režim dotykového ovládání/ovládání myší. Výsledkem je to, že se některé méně používané příkazy skryjí a ty zbývající posunou více od sebe, aby bylo možné se na ně prstem trefit.


28.     Jak rozšířit funkcionalitu aplikací?

Další zajímavou novinkou jsou Aplikace pro Office. Jedná se o doplňky třetích stran, které si můžete z Office Store do jednotlivých aplikací doinstalovat a to buď zdarma nebo za poplatek a které umožňují rozšířit podstatným způsobem funkcionalitu standardních aplikací.

29.     Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů?

Ve výchozím nastavení jsou všechny soubory ukládány v novém formátu (docx, xlsx, pptx). V případě, že chcete toto nastavení změnit, nachází se v nabídce Soubor – Možnosti – Uložit položka Ukládat soubory v tomto formátu. Zde si můžete vybrat výchozí typ formátu pro ukládání.


30.     Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu?


Aplikace sady Microsoft Office ukládají automaticky rozpracovaný dokument každých 10 minut. V případě výpadku elektřiny apod. tak přijdete max. o 10 minut práce. I tento interval se dá změnit, a to v rozmezí 1 - 120 minut. Změnu provedete opět v nabídce Soubor – Možnosti – Uložit.

Novinky v Office 365 Education

Služba Office 365 a samozřejmě i její varianta Office 365 Education má obrovskou výhodu v tom, že se jedná o službu cloudovou. To znamená, že o veškerý provoz se stará společnost Microsoft, kdy např. plán A2 je dostupný pro školy zcela zdarma. Jednou z dalších výhod tohoto řešení je fakt, že jakmile je do této služby přidána nějaká novinka, je okamžitě dostupná všem uživatelům po celém světě. A je asi jasné, že Office 365 se neustále vylepšuje a nejinak tomu bylo i za poslední měsíc. Pojďme se tedy podívat, co nového na vás ve službě Office 365 čeká.

  • Nové názvy služeb - Office Web Apps se nyní nazývají Office Online a SkyDrive Pro se nazývá OneDrive for Business. Jednotlivé aplikace služby Office Online byly také přejmenovány a to např. z Word WebApp na Word Online.
  • Vícefaktorové přihlašování - pokud to vaše škola vyžaduje, je možné nastavit víceúrovňové přihlašování a to i u zdarma dostupných plánů A2. Nově tak můžete jako druhý způsob ověření využít například telefonní hovor, SMS zprávu nebo mobilní aplikaci. 
  • Office 365 Message Encryption - zákazníci s Windows Azure Rights Management (která je dostupná v plánu A3) mohou nyní využít pravidla pro vynucení šifrování zpráv odcházejících z jejich školy.
  • Hiearchický plán adresáře - školy si mohou nastavit adresář kontaktů v Outlooku tak, aby ukazoval jednotlivé hiearchické úrovně jako jsou fakulty, stupně, oddělení apod.
  • Podpora S/MIME šifrování u Exchange Online - standard S/MIME je nyní podporován v rámci Exchange Online skrze Outlook, OWA a EAS, což znamená, že školy mohou odesílat a přijímat šifrované zprávy pomocí S/MIME.
  • PowerBI - jedná se o novou službu, která vám umožňuje vyhledávat a přistupovat k datům v rámci interních i externích zdrojů a vytvářet interaktivní náhledy s využitím funkcí PowerPivot, PowerView, PowerChart, PowerMap a PowerQuest. Na ukázky se můžete podívat např. zde
  • Aktualizace klienta Lync 2013 - desktopová verze klienta Lync 2013 byla aktualizována a přidává např. možnost zapínání a vypínání obrázků v chatu a přináší podporu pro displeje s vyokým rozlišením. 
  • Aktualizace klientů Lync pro Android a OneDrive for Business pro iOS

úterý 4. března 2014

Instalujeme hromadně Office 365 Pro Plus

Čím dál více populárnějším způsobem, jak si pořídit desktopovou sadu Microsoft Office je pořízení jako součást služby Office 365. Ve školách je možné ji pořídit např. v rámci programu Office 365 Education, kde od plánu A3 je tato sada k dispozici pro každého uživatele a jeho až 5 zařízení.

Instalace sady Office 365 Pro Plus probíhá pomocí tzv. click to run instalátoru, který spočívá ve stažení malého instalátoru o velikosti několika MB, kdy v průběhu instalace se stahuje zbytek potřebných souborů. Zejména při hromadném nasazení ale toto řešení není z hlediska efektivity moc výhodné, proto společenost Microsoft vytvořila nástroj Office Deployment Tool for Click-to-Run, který vám s hromadnou instalací sady Office 365 Pro Plus pomůže. A co všechno tedy umí?

  • Stáhnout kompletní instalační soubory do sdíleného síťového úložiště
  • Provést konfiguraci instalace tak, aby byla provedena z tohoto sdíleného úložiště a ne z prostředí internetu
  • Nastavit konfiguraci tak, aby nebyly zobrazovány žádné prvky průvodce instalace
  • Nastavit přihlašovací údaje pro instalace
  • Nastavit automatickou aktualizaci sady Office
  • Nastavit, jaké produkty a jazykové verze se budou instalovat
  • Odstranit nainstalované produkty Office
Více informací naleznete na této stránce, samotný nástroj pak můžete stahovat zde.